Word Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Oktober 2017 Twitter @ItDoorlu

Word Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 52 Screenshots zum Thema Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshot stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Die Ausgangssituation

Es sind bereits Bilder im Word Dokument vorhanden. Wie man Bilder in Word einfügt, wird in dem Fachartikel „Bilder in Word einfügen“ erläutert. Im ersten Schritt geht es nun darum die vorhandenen Bilder zu beschriften.

Auf der Registerkarte „Verweise“ gibt es  die Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

 

Doch bevor Sie auf Schaltfläche „Beschriftung einfügen“ klicken, setzen Sie den Cursor auf dem Bild ab. Dadurch erhält das Bild u. a. 6 Markierungspunkte.

Word aktiviertes Bild
Word aktiviertes Bild

Damit weiß Word welches Bild eine Bildunterschrift erhalten soll.

Word Weg um Beschriftung für ein Bild einzufügen
Word Weg um Beschriftung für ein Bild einzufügen

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

Word Beschriftung für ein Bild
Word Beschriftung für ein Bild

An der Beschriftung „Abbildung 1“ läßt sich nichts ändern. Da es um Abbildungsverzeichnis erstellen geht, wähle ich bei Bezeichnung „Abbildung“ aus.

Da ich gerne die Beschriftung unter der Bild hätte, bleibt es bei „unter dem ausgewählten Element“.

Unter diesen Voraussetzungen sieht dann die Bild so aus:

Word Bild mit Beschriftung
Word Bild mit Beschriftung
  • eingefügt. Das muß dann nicht in der Nähe des Bildes sein.

 

Die Beschriftung läßt sich zwar nicht unmittelbar in dem Feld „Beschriftung“ ändern, aber es gibt dennoch einen Weg die Beschriftung zu ändern. Man stellt den Cursor an Anfang der Bildunterschrift ab, hier in diesem Beispiel in „Abbildung 1“. Oder man markiert das Bild, was einfacher ist.

Dann klickt man wieder auf „Beschriftung einfügen“ (siehe oben) und richtet dann sein Augenmerk auf den Button „Neue Bezeichnung“ .

Word Neue Bezeichnung für ein Bild
Word Neue Bezeichnung für ein Bild

Ich klicke auf „Neue Bezeichnung“ und es öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Beschriftung für ein Bild hinzufügen
Beschriftung für ein Bild hinzufügen

Ich trage dort „ Der kniende Elefant“ ein, da ich das für eine aussagekräftigere Beschriftung halte als nur „Abbildung 1“.

Anschließend klicke ich hier  auf den Button „OK“.

Danach sieht es in dem Fenster „Beschriftung“ so aus.

Word Durch neue Bezeichnung neue Beschriftung
Word Durch neue Bezeichnung neue Beschriftung

Wie Sie sehen, passt sich die Beschriftung der Bezeichnung an.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Die Bild sieht jetzt mit der Beschriftung so aus.

Word Bild mit neuer Beschriftung
Word Bild mit neuer Beschriftung

Falls Sie den Cursor vor der Vergabe der neuen Bezeichnung in der Bildunterschrift abgestellt haben, sieht das Ergebnis in etwa so aus.

Word Bild mit schlechter neuer Beschriftung
Bild mit schlechter neuer Beschriftung

Wenn Sie nur ein Bild mit einem knienden Elefanten haben sollten, macht diese Methode keinen Sinn, weil dann das nächste Bild die Bildunterschrift „Der kniende Elefant 2“ haben würde.

Eine andere Nummerierung auswählen

Falls Sie eine andere Nummerierung haben möchten, können Sie das hier einstellen.

Word Der Weg zu einer anderen Nummerierung für Bildunterschriften
Weg zu einer anderen Nummerierung für Bildunterschriften

Einfach in dieser Maske auf Nummerierung klicken und dann eine andere Nummerierung auswählen.

Word Andere Nummerierung für Bildunterschriften auswählen
Andere Nummerierung für Bildunterschriften

So könnte dann das Bild mit der anderen Nummerierung aussehen.

Word Andere Nummerierung in der Bildunterschrift
Bildunterschrift Andere Nummerierung

Das ändert aber nicht an dem erwähnten Problem, denn das nächste Bild, das einfügt wird, würde dann die Beschriftung

„Der kniende Elefant B“

haben.

  • Wenn man also eine neue Bezeichnung für die Bilder vergibt, dann muß die so sein, daß diese für das ganze Word Dokument Sinn macht. Daher ist die alte Beschriftung Abbildung 1, Abbildung 2, Abbildung 3 etc. gar nicht so schlecht, da diese auf einen konkreten Inhalt eines Bildes keinen Bezug nimmt.

Bei der Nummerierung der Beschriftung die Kapitelnummer mit einbeziehen.

Zu dieser Einstellung gelangen Sie auf folgendem Weg:

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann anschließend auf „Nummerierung“.

Word Weg zur Einbeziehung der Kapitelnummer
Word Weg zur Einbeziehung der Kapitelnummer

Anschließend können Sie hier die Kapitelnummer einbeziehen.

Word Abbildungsverzeichnis Kapitelnummer einbeziehen
Abbildungsverzeichnis Kapitelnummer einbeziehen

Das ist die Ausgangssituation.

Es gibt es 2 Überschriften der ersten Ebene (Überschrift 1) und es gibt 2 Bilder, die noch ohne Beschriftung sind. Aber so funktioniert das nicht, weil das nicht die Kapitelnummern sind, die einbezogen werden können.

Word Keine Einbeziehung solcher Kapitelnummern
Keine Einbeziehung solcher Kapitelnummern

Word Kapitelnummern den Überschriften hinzufügen

Sie stellen den Cursor auf der ersten Überschrift ab. Anschließend klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ Sie auf die Schaltfläche „Liste mit mehreren Ebenen“.

Word Liste mit mehreren Ebenen für Kapitelnummern
Liste mit mehreren Ebenen für Kapitelnummern

Infolgedessen schlägt Ihnen Word einige Listenarten vor. In diesem Zusammenhang sind nur Listen für Überschriften interessant. Wenn in der Liste Überschrift steht, dann ist es eine Liste für Überschriften.

Word Listenbibliothek
Word Listenbibliothek

Dabei suchen Sie sich eine Überschriftenliste aus. Ob eine Liste eine Überschriftenliste ist oder nicht, steht in der Liste.

So z. B. diese Liste eine Überschriftenliste.

Word einer der Listen für Überschriften
Headline List

Wählen Sie diese Überschriftenliste aus, dann ergibt sich diese Ausgangssituation für die Einbeziehung der Kapitelnummern.

Word Jetzt brauchbare Kapitelnummern für Einbeziehung der Kapitelnummern
Jetzt brauchbare Kapitelnummern

Die eingetippten Ziffern 1 und 2 hinter den Wörtern „Kapitel“ habe ich entfernt, da diese keine Kapitelnummern sind. Zudem habe ich zur Verdeutlichung noch eine dritte Bild hinzugefügt.

Wenn Sie jetzt bei der Nummerierung die Kapitelnummer mit einbeziehen und als Bezeichnung Elefant wählen, sieht das dann so aus.

Word Einbeziehung der Kapitelnummern bei der Bezeichnung Elefant
Einbeziehung der Kapitelnummern bei der Bezeichnung Elefant

In der Bildunterschrift ist die erste Nummer die Nummer des Kapitels. Die zweite Nummer ist die Nummer des Bildes im Kapitel. Da es in diesem Beispiel in jedem Kapitel nur 1 Bild gibt, hat in beiden Fällen die zweite Nummer eine 1.

Auf diese Art und Weise können Sie dann auch die Bezeichnung für die Beschriftung kapitelweise einsetzen. Nehmen wir mal an, Sie schreiben ein Kapitel über Elefanten und ein Kapitel über Fasanen.

So könnte das dann aussehen.

Word Kapitelweise Nummerierung der Bilder
Word Kapitelweise Nummerierung der Bilder

Word Abbildungsverzeichnis Autobeschriftung benutzen – geht nicht

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann auf „Autobeschriftung“.

Word Weg zur Autobeschriftung
Word Weg zur Autobeschriftung

Dann werden Ihnen eine Menge Auswahlmöglichkeiten für die Autobeschriftung angeboten.

Aber leider keine für Bilder. Selbst wenn Sie hier bei dieser wirklich umfangreichen Auswahl überall Häkchen setzen, wird ein eingefügtes Bild nicht automatisch beschriftet.

Word Optionen für Autobeschriftung aber keine für Bilder
Optionen für Autobeschriftung aber keine für Bilder

Wer einen Themensprung machen möchte, weil er sich generell für Autobeschriftungen interessiert, den kann ich auf den Fachartikel „Zusammenhänge zwischen Einfügeoption und Autobeschriftung“ verweisen.

Schnellzugriff für den Befehl „Beschriftung einfügen“ in der Symbolleiste

Falls Ihnen der ständige Wechsel zwischen der Registerkarte „Verweise“ und den anderen Registerkarten für die Einfügung der Beschriftungen lästig sein sollte, könnten Sie von dem Schnellzugriff in der Symbolleiste Gebrauch machen.

Word Beschriftung einfügen Schnellzugriff in der Symbolleiste
Beschriftung einfügen Schnellzugriff Symbolleiste

Schwarzumrandet ist hier das Symbol für den Befehl „Beschriftung einfügen“

Word Bild und Bilderbeschriftung immer auf der gleichen Seite

Das möchten Sie doch bestimmt nicht, daß die Bild am unteren Ende der Seite ist und die Bildbeschriftung am oberen Ende der nächsten Seite ist?

  • Bei den Standardeinstellungen von Word kann das nur passieren, wenn Sie beim Einfügen der Beschriftung nicht das Bild markiert haben. Denn dann steht die Beschriftung lösgelöst vom Bild herum. So könnte das aussehen.
Word Bild und Bildunterschrift keine Verbindung
Bild und Bildunterschrift keine Verbindung

Hier kann man in der Tat nicht erwarten, daß Bild und Bildunterschrift eine Einheit beim Seitenwechsel bilden. Denn diese Einheit war schon vor dem Seitenwechsel nicht vorhanden.

Word Beschriftungen löschen

Word eine Beschriftung löschen

 

Sie markieren die Beschriftung und anschließend drücken Sie die „Entf“-Taste. Damit ist die Beschriftung gelöscht.

Falls diese Beschriftung  bereits im Abbildungsverzeichnis enthalten war, ist diese Beschriftung auch nach der Löschung noch im Abbildungsverzeichnis enthalten. Damit die Beschriftung aus dem Abbildungsverzeichnis verschwindet, muß das Abbildungsverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

Word alle Beschriftungen löschen

Es geht darum, die Beschriftungen zu finden und durch nichts zu ersetzen.

Das ist Ausgangssituation. Es gibt 2 Bilder mit jeweils einer Beschriftung. In den Text habe ich noch  „Abbildung 3“ reingeschrieben. Damit will ich prüfen, daß nur die Beschriftungen gelöscht werden und nicht noch zusätzlich ähnlich lautende Textteile.

Word Ausgangssituation für alle Beschriftungen löschen
Ausgangssituation für alle Beschriftungen löschen

Wenn Sie gleichzeitig die Tasten „Strg“ und „H“ drücken, gelangen Sie zur Maske „Ersetzen“.

Dort stellen Sie den Cursor im Feld „Suchen  nach“ ab. Anschließend klicken Sie auf Format und dann auf Formatvorlage.

  • Bitte wirklich den Cursor im Feld „Suchen nach“ abstellen.
Word Der Weg zur Formatvorlage Beschriftung
Word Der Weg zur Formatvorlage Beschriftung

Bei den Formatvorlagen suchen Sie dann nach der Formatvorlage „Beschriftung“.

Word Auswahl Formatvorlage Beschriftung
Word Auswahl Formatvorlage Beschriftung

Nachdem Sie „Beschriftung“ gefunden haben, klicken Sie auf „OK‘“.

Infolgedessen erscheinen jetzt unter dem Feld „Suchen nach“ die Wörter „Formatvorlage Beschriftung“.

Word Maske "Ersetzen" um alle Beschriftungen zu löschen
Word Maske „Ersetzen“ um alle Beschriftungen zu löschen

Dann klicken Sie auf den Button „Alle ersetzen“.

Danach erscheint dann dieses kleine Fenster.

Word Durch Nichts wurden 2 Beschriftungen ersetzt
Word Durch Nichts wurden 2 Beschriftungen ersetzt

Sie bestätigen die Meldung, in dem Sie auf den Button „OK“ klicken.

Infolgedessen sind alle Beschriftungen gelöscht. Die beiden Wörter „Abbildung 3“ im Text wurden nicht gelöscht.

Word Die beiden Bildunterschriften wurden gelöscht
Word Die beiden Bildunterschriften wurden gelöscht

Falls Sie zum Zeitpunkt des Löschvorgangs bereits ein Abbildungsverzeichnis erstellt hatten, ist dieses Abbildungsverzeichnis nach wie vor vorhanden. Sie können dann, das Abbildungsverzeichnis löschen, in dem Sie in das Abbildungsverzeichnis klicken und danach auf die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis  aktualisieren“ klicken (siehe unten).

Im Text erscheint dann am alten Platz des Abbildungsverzeichnisses die Meldung „Es konnten keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden werden.“

Meldung des Abbildungsverzeichnisses nach Löschung aller Beschriftungen
Meldung des Abbildungsverzeichnisses nach Löschung aller Beschriftungen

Da Sie diese Meldung wahrscheinlich auf Dauer nicht brauchen, markieren Sie diese Meldung wie auf dem Bild und klicken anschließend auf die „Entf“-Taste.

  • Wenn Sie im gleichen Word Dokument auch noch Beschriftungen für Tabellen bzw. Bilder haben, dann werden auf diese Art und Weise die Beschriftung für die Abbildungen mitgelöscht.

Für dieses Problems bedarf es eines gesonderten Fachartikels.

Bei allen Beschriftungen den Beschriftungstext ändern

Wenn Sie z. B. bei allen Beschriftungen das deutsche Wort „Abbildung“ durch das englische Wort „Illustration“ ersetzen wollen, dann füllen Sie die Maske „Ersetzen“ so aus:

Word Maske "Ersetzen" um überall den Beschriftungstext auszutauschen
Word Maske „Ersetzen“ um überall den Beschriftungstext auszutauschen

Wie Sie an dem folgenden Bild erkennen können, funktioniert diese Vorgehensweise.

Word Alle Beschriftungen wurden ersetzt
Austausch Abbildung gegen Illustration

Word Abbildungsverzeichnis erstellen

Für Abbildungsverzeichnis erstellen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Abbildungsverzeichnis haben wollen. Danach klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Abbildungsverzeichnis einfügen
Word Abbildungsverzeichnis einfügen

Danach bietet Ihnen Word diese Maske an.

Word Abbildungsverzeichnis Optionen für das Einfügen
Word Abbildungsverzeichnis Optionen für das Einfügen

Ich lasse hier alles unverändert und klicke auf den Button „OK“.

Infolgedessen wird ein Abbildungsverzeichnis erstellt, das so aussieht.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Von Vorlage
Word Abbildungsverzeichnnis Format Von Vorlage

Word verschiedene Formate für Abbildungsverzeichnis erstellen

Wie Sie an diesem Bild erkennen können, bietet Word verschiedene Formate für  Abbildungsverzeichnis erstellen an.

Word verschiedene Formate für Abbildungsverzeichnis erstellen
Word verschiedene Formate für Abbildungsverzeichnis erstellen

So sieht das Abbildungsverzeichnis mit dem Format „Klassisch“ aus.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Klassisch
Word Abbildungsverzeichnnis Format Klassisch

Hier die Ansicht des Abbildungsverzeichnisses beim Format „Elegant“.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Elegant
Word Abbildungsverzeichnnis Format Elegant

Wenn Sie beim Erstellen des Abbildungsverzeichnisses das Format „Zentriert“ auswählen, haben Sie so ein Abbildungsverzeichnis.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Zentriert
Word Abbildungsverzeichnnis Format Zentriert

Wem gefällt es?

Abschließend noch das Erscheinungsbild des Abbildungsverzeichnisses bei der Verwendung des Formates „Formell“.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Formell
Word Abbildungsverzeichnnis Format Formell

Das Format „Einfach“ erspare ich mir.

Word Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Mit der Erstellung des Abbildungsverzeichnisses sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit eine Bild oder mehrere Bilder nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich eine Beschriftung für eine dritte Bild an.

Das ist die Ausgangsituation vor der Aktualisierung des Abbildungsverzeichnisses. 2 Beschriftungen von Bilder sind im Abbildungsverzeichnis enthalten (siehe oben). Die dritte Bild mit Beschriftung wurde also nach der Erstellung des Abbildungsverzeichnisses eingefügt.

Word Ausgangssituation vor Abbildungsverzeichnis aktualisieren
Word Ausgangssituation vor Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ bemerkt.

Word graue Schaltfläche Abbildungsverzeichnis aktualisieren
grau Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muß noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Abbildungsverzeichnis ab.

Dadurch wird das ganze Abbildungsverzeichnis markiert.

Word markiertes Abbildungsverzeichnis
Word markiertes Abbildungsverzeichnis

Ferner wird dadurch die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Word aktives Abbildungsverzeichnis aktualisieren
aktives Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“.

Auf Grund dieses Klicks öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Auswahl Abbildungsverzeichnis aktualisieren
Auswahl Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Ich setze den schwarzen Punkt bei „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ und klicke danach auf den Button „Ok“.

Infolgedessen wird das Abbildungsverzeichnis um die Beschriftung der dritten Bild ergänzt.

Word aktualisiertes Abbildungsverzeichnis
Word aktualisiertes Abbildungsverzeichnis

Aktualisiert werden kann auch das Format des Abbildungsverzeichnisses, das oben schon besprochen wurde.

Sie stellen den Cursor irgendwo ab und klicken auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Für neues Format Abbildungsverzeichnis
Für neues Format Abbildungsverzeichnis

Dann wählen Sie hier ein anderes Format aus. Sie stellen beispielsweise auf das Format „Klassisch“ um.

Word Abbildungsverzeichnis auf Format Klassisch umstellen
Word Abbildungsverzeichnis auf Format Klassisch umstellen

Nach dem Klick auf den Button „OK“ erhalten Sie diese Meldung.

Word gewähltes Abbildungsverzeichnis ersetzen
Word gewähltes Abbildungsverzeichnis ersetzen

Die Meldung bestätigen Sie mit einen Klick auf „Ja“. Infolgedessen hat Ihr Abbildungsverzeichnis nun das Format „Klassisch“.

Word Abbildungsverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“
Word Abbildungsverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“

Fazit:

Beim Fußnotenverzeichnis gibt es wenigstens noch eine Überschrift als „Literaturverzeichnis‘“(siehe Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren).

Das gibt es beim Abbildungsverzeichnis erstellen nicht.

Das hat den Vorteil, daß immerhin der Ort der Überschrift vorschlagsmäßig vordefiniert ist. Beim Abbildungsverzeichnis erstellt Word keine Überschrift. Die Überschrift „Abbildungsverzeichnis “ muß von Ihnen manuell ins Word Dokument eingepflegt werden.

Dennoch läßt sich einiges mit Word für ein Abbildungsverzeichnis gestalten. Ob es gut genug ist, entscheiden Sie.

 

Das war es zum Thema Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren.

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