Word Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Juli 2019 aktualisiert Twitter @ItDoorlu

Word Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 35 Screenshots zum Thema Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshots stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Der im Oktober 2017 erstellte Fachartikel Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren wurde im Juli 2019 aktualisiert. Um den Fachartikel schlanker zu machen, wird hier nur noch der Grundfall der Beschriftung erklärt. Zwar kann kein Abbildungsverzeichnis in Word ohne Beschriftungen erstellt werden, aber Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren ist recht einfach. Herausforderungen und Probleme sind in der Regel bei den Beschriftungen zu finden. Daher wurde das Thema Beschriftungen zu einem großen Teil in den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen“ gepackt. Verfährt man nicht so, würde das dazu führen, dass man sich bei dem Fachartikel Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren zu einem großen Teil mit Beschriftungen beschäftigen würde. Dieser Fachartikel hat in circa Word 18 Seiten, der Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen“ hat in Word circa 34 Seiten. Eine solch starke Gewichtung des Themas Beschriftung würde zudem nicht der Überschrift dieses Fachartikels entsprechen.

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Die Ausgangssituation

Es sind bereits Bilder im Word Dokument vorhanden. Wie man Bilder in Word einfügt, wird in dem Fachartikel „Bilder in Word einfügen“ erläutert. Dieser Fachartikel wurde im Juli 2019 aktualisiert. Im ersten Schritt geht es nun darum, die vorhandenen Bilder zu beschriften.

Auf der Registerkarte „Verweise“ gibt es  die Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

Doch bevor Sie auf Schaltfläche „Beschriftung einfügen“ klicken, setzen Sie den Cursor auf dem Bild ab. Dadurch erhält das Bild u. a. 6 Markierungspunkte.

Word aktiviertes Bild
Word aktiviertes Bild

Damit weiß Word, welches Bild eine Bildunterschrift erhalten soll.

Word Weg um Beschriftung für ein Bild einzufügen
Word Weg um Beschriftung für ein Bild einzufügen

Bezeichnung für Beschriftung

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

Word Beschriftung für ein Bild
Word Beschriftung für ein Bild

An der Beschriftung „Abbildung 1“ lässt sich nichts ändern. Wenn Sie den Cursor hinter „Abbildung 1“ platzieren, können Sie dort natürlich noch zusätzlichen Text eintippen. Falls mir Word nicht schon die Bezeichnung „Abbildung“ vorgeschlagen hat, wähle ich bei Bezeichnung „Abbildung“ aus. Schließlich geht es hier um Abbildungsverzeichnis erstellen.

Da ich gerne die Beschriftung unter dem Bild hätte, bleibt es bei „unter dem ausgewählten Element“.

Unter diesen Voraussetzungen sieht dann die Bild so aus:

Word Bild mit Beschriftung
Word Bild mit Beschriftung

Die Beschriftung läßt sich zwar nicht unmittelbar in dem Feld „Beschriftung“ ändern, aber es gibt dennoch einen Weg die Beschriftung zu ändern. Man stellt den Cursor an den Anfang der Bildunterschrift ab. Hier in diesem Beispiel nach „Abbildung 1“. Oder man markiert das Bild, was einfacher ist.

Neue Bezeichnung

Dann klickt man wieder auf „Beschriftung einfügen“ (siehe oben) und richtet dann sein Augenmerk auf den Button „Neue Bezeichnung“ .

Word Neue Bezeichnung für ein Bild
Word Neue Bezeichnung für ein Bild

Ich klicke auf „Neue Bezeichnung“ und es öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Beschriftung für ein Bild hinzufügen
Beschriftung für ein Bild hinzufügen

Ich trage dort „ Der kniende Elefant“ ein, da ich das für eine aussagekräftigere Beschriftung halte als nur „Abbildung 1“.

Anschließend klicke ich hier  auf den Button „OK“.

Danach sieht es in dem Fenster „Beschriftung“ so aus.

Word Durch neue Bezeichnung neue Beschriftung
Word Durch neue Bezeichnung neue Beschriftung

Wie Sie sehen, passt sich die Beschriftung der Bezeichnung an.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Die Bild sieht jetzt mit der Beschriftung so aus.

Word Bild mit neuer Beschriftung
Word Bild mit neuer Beschriftung

Falls Sie den Cursor vor der Vergabe der neuen Bezeichnung in der Bildunterschrift abgestellt haben, sieht das Ergebnis in etwa so aus.

Word Bild mit schlechter neuer Beschriftung
Bild mit schlechter neuer Beschriftung

Wenn Sie nur ein Bild mit einem knienden Elefanten haben sollten, macht diese Methode keinen Sinn, weil dann das nächste Bild die Bildunterschrift „Der kniende Elefant 2“ haben würde.

Eine andere Nummerierung auswählen

Falls Sie eine andere Nummerierung haben möchten, können Sie das hier einstellen.

Word Der Weg zu einer anderen Nummerierung für Bildunterschriften
Weg zu einer anderen Nummerierung für Bildunterschriften

Einfach in dieser Maske auf Nummerierung klicken und dann eine andere Nummerierung auswählen.

Word Andere Nummerierung für Bildunterschriften auswählen
Andere Nummerierung für Bildunterschriften

So könnte dann das Bild mit der anderen Nummerierung aussehen.

Word Andere Nummerierung in der Bildunterschrift
Bildunterschrift Andere Nummerierung

Das ändert aber nicht an dem erwähnten Problem, denn das nächste Bild, das einfügt wird, würde dann die Beschriftung

„Der kniende Elefant B“

haben.

  • Wenn man also eine neue Bezeichnung für die Bilder vergibt, dann muß die so sein, daß diese für das ganze Word Dokument Sinn macht. Daher ist die alte Beschriftung Abbildung 1, Abbildung 2, Abbildung 3 etc. gar nicht so schlecht, da diese auf einen konkreten Inhalt eines Bildes keinen Bezug nimmt.

Bei der Nummerierung der Beschriftung die Kapitelnummer mit einbeziehen.

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„. Dort erfahren Sie auch, wie man die Kapitelnummern nachträglich löschen kann.

Word Abbildungsverzeichnis Autobeschriftung benutzen – geht nicht

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann auf „Autobeschriftung“.

Word Weg zur Autobeschriftung
Word Weg zur Autobeschriftung

Dann werden Ihnen eine Menge Auswahlmöglichkeiten für die Autobeschriftung angeboten.

Aber leider keine für Bilder. Selbst wenn Sie hier bei dieser wirklich umfangreichen Auswahl überall Häkchen setzen, wird ein eingefügtes Bild nicht automatisch beschriftet.

Word Optionen für Autobeschriftung aber keine für Bilder
Optionen für Autobeschriftung aber keine für Bilder

Wer einen Themensprung machen möchte, weil er sich generell für Autobeschriftungen interessiert, den kann ich auf den Fachartikel „Zusammenhänge zwischen Einfügeoption und Autobeschriftung“ verweisen.

Schnellzugriff für den Befehl „Beschriftung einfügen“ in der Symbolleiste

Obwohl man mit der rechten Maustaste bei einem markierten Bild  ganz einfach eine Beschriftung einfügen kann, wird diese Möglichkeit kurz erwähnt.

Falls Ihnen der ständige Wechsel zwischen der Registerkarte „Verweise“ und den anderen Registerkarten für die Einfügung der Beschriftungen lästig sein sollte, könnten Sie von dem Schnellzugriff in der Symbolleiste Gebrauch machen.

Word Beschriftung einfügen Schnellzugriff in der Symbolleiste
Beschriftung einfügen Schnellzugriff Symbolleiste

Schwarzumrandet ist hier das Symbol für den Befehl „Beschriftung einfügen“

Word Bild und Bildbeschriftung immer auf der gleichen Seite

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„. Dort werden Ihnen 3 verschiedene Lösungsansätze erklärt.

Word Beschriftungen löschen

Word eine Beschriftung löschen

Sie markieren die Beschriftung und anschließend drücken Sie die „Entf“-Taste. Damit ist die Beschriftung gelöscht.

Falls diese Beschriftung  bereits im Abbildungsverzeichnis enthalten war, ist diese Beschriftung auch nach der Löschung noch im Abbildungsverzeichnis enthalten. Damit die Beschriftung aus dem Abbildungsverzeichnis verschwindet, muß das Abbildungsverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

Die Nummerierung der Beschriftungen aktualisieren

Beispiel:

Sie haben 3 Abbildungen mit Beschriftungen in Ihrem Word-Dokument- Sie löschen die Beschriftung zu Abbildung 2 oder Sie löschen die Abbildung 2 mit seiner Beschriftung. Für Abbildung 2 bzw. seine Beschriftung soll es an dieser Stelle keinen Ersatz geben.

In beiden Fällen hat die Abbildung 3 nach wie vor die Beschriftung Abbildung 3. Die Nummerierung der Beschriftungen muss also aktualisiert werden.

Die einfachste und schnellste Methode ist, dass Sie mit den Tasten „Strg“ und „A“ den gesamten Text markieren. Fall Sie mehr als eine Beschriftung gelöscht haben, brauchen Sie sich auch zu notieren, wie viele Beschriftungen Sie mit welchen Bezeichnungen Sie gelöscht haben. Denn wenn Sie anschließend die Taste „F9“ drücken, werden alle Nummerierung Ihrer Beschriftungen aktualisiert.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Beschriftung oder mehrere Beschriftungen gelöscht haben.

Löschen Sie ein Bild oder eine Tabelle wird übrigens gemäß dem Standard von Word die Beschriftung nicht mitgelöscht.

Word alle Beschriftungen löschen

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„.

Bei allen Beschriftungen den Beschriftungstext ändern

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„.

Nummerierung der Word Beschriftungen soll nicht bei „1“ beginnen“

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„.

Word Abbildungsverzeichnis erstellen

Für Abbildungsverzeichnis erstellen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Abbildungsverzeichnis haben wollen. Danach klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Abbildungsverzeichnis einfügen
Word Abbildungsverzeichnis einfügen

Danach bietet Ihnen Word diese Maske an.

Word Abbildungsverzeichnis Optionen für das Einfügen
Word Abbildungsverzeichnis Optionen für das Einfügen

Ich lasse hier alles unverändert und klicke auf den Button „OK“.

Infolgedessen wird ein Abbildungsverzeichnis erstellt, das so aussieht.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Von Vorlage
Word Abbildungsverzeichnnis Format Von Vorlage

Vom Abbildungsverzeichnis auf die Abbildungsbeschriftung springen

Word Vom Abbildungsverzeichnis auf die Abbildungsbeschriftung springen
Word Vom Abbildungsverzeichnis auf die Abbildungsbeschriftung springen

Wenn Sie den Cursor auf eine Zeile des Abbildungsverzeichnisses setzen, teilt Ihnen Word mit, dass Sie gleichzeitig die Taste „Strg“ drücken und auf diese Zeile des Abbildungsverzeichnisses klicken sollen. Der Cursor springt dann auf den Anfang der Abbildungsbeschriftung. In diesem Beispiel ist es der Anfang der Abbildungsbeschriftung von Abbildung 2.

Der Cursor springt also nicht auf das zweite Bild. Ein weiterer Beleg wie wichtig Abbildungsbeschriftungen für das Abbildungsverzeichnis sind.

Word verschiedene Formate für Abbildungsverzeichnis erstellen

Wie Sie an diesem Bild erkennen können, bietet Word verschiedene Formate für  Abbildungsverzeichnis erstellen an.

Word verschiedene Formate für Abbildungsverzeichnis erstellen
Word verschiedene Formate für Abbildungsverzeichnis erstellen

So sieht das Abbildungsverzeichnis mit dem Format „Klassisch“ aus.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Klassisch
Word Abbildungsverzeichnnis Format Klassisch

Hier die Ansicht des Abbildungsverzeichnisses beim Format „Elegant“.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Elegant
Word Abbildungsverzeichnnis Format Elegant

Wenn Sie beim Erstellen des Abbildungsverzeichnisses das Format „Zentriert“ auswählen, haben Sie so ein Abbildungsverzeichnis.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Zentriert
Word Abbildungsverzeichnnis Format Zentriert

Wem gefällt es?

Abschließend noch das Erscheinungsbild des Abbildungsverzeichnisses bei der Verwendung des Formates „Formell“.

Word Abbildungsverzeichnnis Format Formell
Word Abbildungsverzeichnnis Format Formell

Das Format „Einfach“ erspare ich mir.

Word Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Mit der Erstellung des Abbildungsverzeichnisses sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit eine Bild oder mehrere Bilder nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich eine Beschriftung für eine dritte Bild an.

Das ist die Ausgangsituation vor der Aktualisierung des Abbildungsverzeichnisses. 2 Beschriftungen von Bilder sind im Abbildungsverzeichnis enthalten (siehe oben). Die dritte Bild mit Beschriftung wurde also nach der Erstellung des Abbildungsverzeichnisses eingefügt.

Word Ausgangssituation vor Abbildungsverzeichnis aktualisieren
Word Ausgangssituation vor Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ bemerkt.

Word graue Schaltfläche Abbildungsverzeichnis aktualisieren
grau Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muß noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Abbildungsverzeichnis ab.

Dadurch wird das ganze Abbildungsverzeichnis markiert.

Word markiertes Abbildungsverzeichnis
Word markiertes Abbildungsverzeichnis

Ferner wird dadurch die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Word aktives Abbildungsverzeichnis aktualisieren
aktives Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“.

Auf Grund dieses Klicks öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Auswahl Abbildungsverzeichnis aktualisieren
Auswahl Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Ich setze den schwarzen Punkt bei „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ und klicke danach auf den Button „Ok“.

Infolgedessen wird das Abbildungsverzeichnis um die Beschriftung der dritten Bild ergänzt.

Word aktualisiertes Abbildungsverzeichnis
Word aktualisiertes Abbildungsverzeichnis

Format des Abbildungsverzeichnisses aktualisieren

Aktualisiert werden kann auch das Format des Abbildungsverzeichnisses, das oben schon besprochen wurde.

Sie stellen den Cursor irgendwo ab und klicken auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Für neues Format Abbildungsverzeichnis
Für neues Format Abbildungsverzeichnis

Dann wählen Sie hier ein anderes Format aus. Sie stellen beispielsweise auf das Format „Klassisch“ um.

Word Abbildungsverzeichnis auf Format Klassisch umstellen
Word Abbildungsverzeichnis auf Format Klassisch umstellen

Nach dem Klick auf den Button „OK“ erhalten Sie diese Meldung.

Word gewähltes Abbildungsverzeichnis ersetzen
Word gewähltes Abbildungsverzeichnis ersetzen

Die Meldung bestätigen Sie mit einen Klick auf „Ja“. Infolgedessen hat Ihr Abbildungsverzeichnis nun das Format „Klassisch“.

Word Abbildungsverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“
Word Abbildungsverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“

Fazit:

Beim Fußnotenverzeichnis gibt es wenigstens noch eine Überschrift als „Literaturverzeichnis‘“(siehe Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren).

Das gibt es beim Abbildungsverzeichnis erstellen nicht.

Das hat den Vorteil, dass immerhin der Ort der Überschrift vorschlagsmäßig vordefiniert ist. Beim Abbildungsverzeichnis erstellt Word keine Überschrift. Die Überschrift „Abbildungsverzeichnis “ muß von Ihnen manuell ins Word Dokument eingepflegt werden.

Dennoch lässt sich einiges mit Word für ein Abbildungsverzeichnis gestalten. Ob es gut genug ist, entscheiden Sie.

Das war es zum Thema Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualisieren.

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Kommentare

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