Word Abkürzungsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Oktober 2017 Twitter @ItDoorlu
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Word Abkürzungsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 36 Screenshots zum Thema Abkürzungsverzeichnis  erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshot stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Link zur Liste gebräuchlicher Abkürzungen

Für Abkürzungsverzeichnis erstellen kann eine Liste der gebräuchlichen Abkürzungen nützlich sein.

Die größte Liste gebräuchlicher Abkürzungen habe ich auf die Schnelle bei „Abkürzungen des Meyers Konversationslexikon“ gefunden [Link].

Dort gibt es so viele Abkürzungen, daß man mit Recht fragen kann, ob die alle wirklich gebräuchlich sind. Aber auf jeden Fall können Sie da aus dem Vollen schöpfen.

In diesem Fachartikel werden als Beispiele Abkürzungen verwendet, die wahrscheinlich jeder kennt.

Word Abkürzungen erstellen, bearbeiten und löschen

Word Abkürzung erstellen und bearbeiten

Als erstes markieren Sie die Abkürzung im Text.

Word Abkürzung im Text markieren
Word Abkürzung im Text markieren
  • Bitte auch den Punkt nach dem <<u>> markieren.

Auf der Registerkarte „Verweise“ klicken Sie dann auf „Eintrag festlegen“.

Word Abkürzungsverzeichnis Eintrag festlegen
Word Abkürzungsverzeichnis Eintrag festlegen

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

Word Indexeintrag festlegen für Abkürzungsverzeichnis erstellen
Word Indexeintrag festlegen

 

Dort setzen Sie den schwarzen Punkt bei „Querverweis“ und tragen rechts davon in dem Feld die Bedeutung der Abkürzung ein. Als sich dieses kleine Fenster öffnete, war der schwarze Punkt bei „Aktuelle Seite“ voreingestellt gesetzt.

Danach klicken Sie dann auf den Button „Festlegen“.

Als nächstes klicken Sie auf den Button „Schließen“, der nach dem Klick auf den Button „Festlegen“ angeboten wird.

Word Abkürzungsverzeichnis Indexeintrag festlegen mit Button "Schließen"
Indexeintrag festlegen mit Button „Schließen“

Sie sehen dann so kryptische Zeichen in einer geschweiften Klammer im Text.

Word Abkürzungsverzeichnis Platzhalter für Abkürzung
Word Platzhalter für Abkürzung

Das ist der Platzhalter für die Abkürzung. Wird die Seite ausgedruckt, erscheint der Platzhalter nicht auf der ausgedruckten Seite.

Nervt Sie trotzdem dieser Platzhalter, dann klicken Sie hier auf diese Schaltfläche.

Word Formatierungssymbole anzeigen
Formatierungssymbole anzeigen

Allerdings verlieren Sie dann für dieses Dokument und alle neu geöffneten Dokumente alle Formatierungssymbole und Absatzmarken.

Denn dann sieht der Satz so aus:

Word Satz ohne Platzhalter und ohne andere Formatierungssymbole
Word Satz ohne Platzhalter und ohne andere Formatierungssymbole

Sie können aber wiederum mit Klick auf diesen Befehl die Formatierungssymbole und Absatzmarken jederzeit wieder einblenden.

Word Ausgeblendete Formatierungssymbole wieder anzeigen
Ausgeblendete Formatierungssymbole wieder anzeigen

Falls Sie diesen Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht vorrätig haben, finden sie diesen Befehl auf der Registerkarte Start.

Registerkarte Start Befehl für Formatierungssymbole und Absatzmarken
Registerkarte Start Befehl für Formatierungssymbole und Absatzmarken

Falls Ihnen der ständige Wechsel zwischen der Registerkarte „Verweise“ und den anderen Registerkarten für die Einfügung der Abkürzungen lästig sein sollte, könnten Sie von dem Schnellzugriff in der Symbolleiste Gebrauch machen.

Word Schnellzugriff Symbolleiste Befehl „Eintrag festlegen“
Schnellzugriff Symbolleiste Befehl „Eintrag festlegen“

Schwarzumrandet ist hier das Symbol für den Befehl „Eintrag festlegen“

Word Abkürzungsplatzhalter löschen

Word einen Abkürzungsplatzhalter löschen

Sie markieren den Platzhalter einschließlich der geschweiften Klammern.

Word Platzhalter für Abkürzung markieren
Word Platzhalter für Abkürzung markieren

Anschließend drücken Sie die „Entf“-Taste. Damit ist der Platzhalter gelöscht. Falls diese Abkürzung bereits im Abkürzungsverzeichnis enthalten war, ist diese Abkürzung auch nach der Löschung ihres Platzhalters noch im Abkürzungsverzeichnis enthalten. Damit die Abkürzung aus dem Abkürzungsverzeichnis verschwindet, muß das Abkürzungsverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

Word alle Abkürzungsplatzhalter löschen

Wie Sie sehen, fangen die Platzhalter mit <<XE>> an.

Word Abkürzungsplatzhalter fangen mit XE an
Abkürzungsplatzhalter fangen mit XE an

Also geht es darum, die Platzhalter zu finden und durch nichts zu ersetzen.

Das ist die Ausgangsituation. Um zu kontrollieren, ob bei dem Löschvorgang nicht auch <<Xe>> des Wortes „Xenophobie“ mitgelöscht wird, habe ich das Wort „Xenophobie“ mit in den Text aufgenommen.

Word Ausgangssituation für alle Abkürzungsplatzhalter löschen
Ausgangssituation für alle Abkürzungsplatzhalter löschen

Wenn Sie gleichzeitig die Tasten „Strg“ und „H“ drücken, gelangen Sie zur Maske „Ersetzen“.

Word Maske "Ersetzen" um alle Abkürzungsplatzhalter zu löschen
Word Maske „Ersetzen“ um alle Abkürzungsplatzhalter zu löschen

Sie geben in dem Feld „Suchen nach“ diese Zeichenkombination ein:  ^19 XE

 

  • Das kleine Dach ist bei mir auf der Tastatur oben ganz links.
  • Zwischen die 19 und dem XE MUSS unbedingt ein Leerschritt sein.

Anschließend klicken Sie auf „Alle ersetzen“ und erhalten danach diese Meldung:

Word meldet, daß 2 Ersetzungen vorgenommen worden sind
Word hat 2 Ersetzungen vorgenommen

Sie klicken auf „OK‘“. Infolgedessen sieht das Ergebnis jetzt so aus.

Word Ergebnis nach den Löschungen der Abkürzungsplatzhalter
Ergebnis nach den Löschungen

Das Wort „Xenophobie“ ist unberührt geblieben. Die beiden Platzhalter für die beiden Abkürzungen sind gelöscht.

  • Allerdings haben Sie bei dieser Verfahrensweise ein Problem, falls Sie zugleich in Ihrem Word Dokument ein Stichwortverzeichnis haben. Denn dann sind die Platzhalter für die Stichwörter ebenfalls gelöscht worden.

Falls Sie zum Zeitpunkt des Löschvorgangs bereits ein Abkürzungsverzeichnis erstellt hatten, ist dieses Abkürzungsverzeichnis nach wie vor vorhanden. Sie können dann, das Abkürzungsverzeichnis löschen, in dem Sie in das Abkürzungsverzeichnis klicken und auf die Schaltfläche „Index aktualisieren“ klicken (siehe unten). Im Text erscheint dann am alten Platz des Abkürzungsverzeichnisses die Meldung „Keine Indexeinträge gefunden.“

Abkürzungsverzeichnis hat keine Indexeinträge mehr
Abkürzungsverzeichnis hat keine Indexeinträge mehr

Da Sie diese Meldung wahrscheinlich auf Dauer nicht brauchen, markieren Sie diese Meldung wie auf dem Bild und klicken anschließend auf die „Entf“-Taste.

Word Markierung um Meldung zu löschen
Word Markierung um Meldung zu löschen

Word Abkürzungsverzeichnis erstellen

Damit für Abkürzungsverzeichnis erstellen wenigstens 2 Abkürzungen zur Verfügung stehen, erstelle ich noch eine weitere Abkürzung für „siehe oben“.

Für Abkürzungsverzeichnis erstellen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, , an der Sie das Abkürzungsverzeichnis haben wollen. Danach klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf „Index einfügen“..

Word Index einfügen für Abkürzungsverzeichnis erstellen
Word Index einfügen

Anschließend sehen Sie dann dieses kleine Fenster.

Word Index Einstellungen für Abkürzungsverzeichnis erstellen
Word Index Einstellungen für Abkürzungsverzeichnis erstellen

Ich entscheide mich für „Spalte 1“ und für „Fortlaufend“.

Word Indexeinstellungen für Abkürzungsverzeichnis „Spalte 1“ und „Fortlaufend“
Word Indexeinstellungen für Abkürzungsverzeichnis „Spalte 1“ und „Fortlaufend“

Wie Sie sehen, haben Sie an dieser Stelle noch andere Formatierungsmöglichkeiten für das Abkürzungsverzeichnis.

Ich klicke auf „Ok“ und infolgedessen wird das Abkürzungsverzeichnis erstellt. Das Abkürzungsverzeichnis sieht dann so aus:

"<yoastmark

Verschiedene Formate für das Abkürzungsverzeichnis in Word

"<yoastmark

Wenn Sie beim Erstellen des Abkürzungsverzeichnisses als Format „Klassisch“ auswählen, haben Sie im Abkürzungsverzeichnis noch zusätzlich den dazugehörigen Anfangsbuchstaben als Gliederungsinstrument.

Word erstelltes Abkürzungsverzeichnis mit Format Klassisch
Word erstelltes Abkürzungsverzeichnis mit Format „Klassisch“

Wie Sie wahrscheinlich schon gemerkt haben, habe ich zur Veranschaulichung noch eine Abkürzung erstellt, die mit „u“ beginnt.

Beim Format „Ausgefallen“ sieht das Abkürzungsverzeichnis dann so aus:

Word erstelltes Abkürzungsverzeichnis mit Format Ausgefallen
Word erstelltes Abkürzungsverzeichnis mit Format „Ausgefallen“

Hier die Ansicht des Abkürzungsverzeichnisses beim Format „Modern“.

Word erstelltes Abkürzungsverzeichnis mit Format "Modern"
Word erstelltes Abkürzungsverzeichnis mit Format „Modern“

Keines der Formate liefert Seitenzahlen zu den Abkürzungen. Ich denke, das ist auch nicht üblich, daß es in einem Abkürzungsverzeichnis Seitenzahlen gibt.

Vielleicht haben Sie bemerkt, daß bisher immer das Feld „Füllzeichen“ grau war und damit inaktiv war. Mit dem Feld „Füllzeichen“ kann erst gearbeitet werden, wenn ein Häkchen bei „Seitenzahlen rechtsbündig“ gesetzt wird. Seitenzahl ist hier die Bedeutung der Abkürzung z. B. „siehe unten“.

Word Index mit Häkchen bei "Seitenzahlen rechtsbündig" wird "Füllzeichen" aktiv
Word Index mit Häkchen bei „Seitenzahlen rechtsbündig“ wird „Füllzeichen“ aktiv

Da nun die Bedeutung der Abkürzung ganz rechts steht, stellt sich die Frage, was als Füllzeichen zwischen der Abkürzung und seiner Bedeutung stehen soll.

Das Abkürzungsverzeichnis sieht dann beispielsweise so aus:

Word Abkürzungsverzeichnis mit rechtsbündigen Bedeutungen
Word Abkürzungsverzeichnis mit rechtsbündigen Bedeutungen

Word Abkürzungsverzeichnis aktualisieren

Mit der Erstellung des Abkürzungsverzeichnisses sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit eine Abkürzung oder mehrere Abkürzungen nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich eine dritte Abkürzung an. Und zwar die Abkürzung für „siehe“.

Das ist die Ausgangsituation vor der Aktualisierung des Abkürzungsverzeichnisses. 2 Abkürzungen sind im Abkürzungsverzeichnis enthalten. Die dritte Abkürzung für „siehe“ wurde nach der Erstellung des Abkürzungsverzeichnisses in den Text eingepflegt.

Word Die Ausgangssituation für die Aktualisierung des Abkürzungsverzeichnisses
Word Die Ausgangssituation für die Aktualisierung des Abkürzungsverzeichnisses

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Index aktualisieren“ bemerkt.

Word Schaltfläche Index aktualisieren ist grau
Index aktualisieren ist grau

Die Schaltfläche „Index aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muß noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Abkürzungsverzeichnis ab.

Dadurch wird das ganze Abkürzungsverzeichnis markiert.

Word Cursor ins Abkürzungsverzeichnis - alles wird markiert
Word Cursor ins Abkürzungsverzeichnis – alles wird markiert

Ferner wird dadurch die Schaltfläche  „Index aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Word "Index aktualisieren" jetzt aktiv
„Index aktualisieren“ aktiv

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Index aktualisieren“.

Infolgedessen wird das Abkürzungsverzeichnis um die dritte Abkürzung ergänzt.

Word Abkürzungsverzeichnis jetzt inklusive der dritten Abkürzung
Word Abkürzungsverzeichnis jetzt inklusive der dritten Abkürzung

Aktualisiert werden kann auch das Format des Abkürzungsverzeichnisses, das oben schon besprochen wurde.

Sie stellen den Cursor irgendwo ab und klicken auf „Index einfügen.

Word Index einfügen für Formatänderung
Index einfügen für Formatänderung

Dann wählen Sie hier ein anderes Format aus. Sie stellen beispielsweise auf das Format „Ausgefallen“ um.

Word Abkürzungsverzeichnis aktualisieren wegen Formatänderung
Word Abkürzungsverzeichnis aktualisieren wegen Formatänderung

Anschließend erhalten Sie diese Meldung.

Soll der Index wegen Formatänderung ersetzt werden?
Soll der Index wegen Formatänderung ersetzt werden?

Die Meldung bestätigen Sie mit einen Klick auf „Ja“. Infolgedessen hat Ihr Abkürzungsverzeichnis nun das Format „Ausgefallen“.

Word Abkürzungsverzeichnis hat nun das Format "Ausgefallen"
Word Abkürzungsverzeichnis hat nun das Format „Ausgefallen“

Fazit:

Einen Befehl „Abkürzung einfügen“ gibt es nicht. Ferner ist weder ein Befehl „Abkürzungsverzeichnis erstellen“ noch ein Befehl „Abkürzungsverzeichnis einfügen“ vorhanden.

Beim Fußnotenverzeichnis gibt es wenigstens noch eine Überschrift als „Literaturverzeichnis‘“(siehe Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren).

Das hat den Vorteil, daß immerhin der Ort der Überschrift vorschlagsmäßig vordefiniert ist. Beim Abkürzungsverzeichnis erstellt Word keine Überschrift. Die Überschrift „Abkürzungsverzeichnis“ muß von Ihnen manuell ins Word Dokument eingepflegt werden.

Dennoch läßt sich einiges mit Word für ein Abkürzungsverzeichnis gestalten. Ob es gut genug ist, entscheiden Sie.

Es gibt einige Ähnlichkeiten zu „Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren“.

Wen Sie ein Abkürzungsverzeichnis erstellen und aktualisieren können, dann können Sie (fast) auch ein Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren.

Diese technische Verwandtschaft birgt aber auch Probleme in sich z. b. beim Löschen oder Erstellen oder Aktualisieren. Darauf ist in einem gesonderten Fachartikel einzugehen.

Das war es zum Thema „Word Abkürzungsverzeichnis erstellen und aktualisieren“.

 

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