Word Änderungen nachverfolgen – Schritt für Schritt

Januar 2022 Twitter @ItDoorlu

Inhaltsverzeichnis

Word Änderungen nachverfolgen

Dass Änderungen nachverfolgen in Word eine interessante Funktion ist, wenn in einem Unternehmen mehrere Mitarbeiter an einem Text arbeiten, versteht sich von selbst.

Da Textergänzungen auch Änderungen sind, wird die Funktion Änderungen nachverfolgen der Einfachheit halber grundsätzlich anhand von Textergänzungen erklärt. Da es sich um einen deutschsprachigen Text handelt, heißen die Markups bei mir Änderungskennzeichen.

Word verfolgt nicht nur Textänderungen, sondern z. B. auch an Änderungen von Kommentaren; siehe Kapitel „Optionen für Änderungen nachverfolgen“.

Haben Sie Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aus Versehen mal eingeschaltet, so wie mir das mal passiert ist, springen Sie direkt zu dem Kapitel „Änderungen nachverfolgen in Word ausschalten bzw. aktivieren“.

Die in diesem Fachartikel eingefügten Screenshots stammen von Word 2016 bzw. Office 2016. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Übrigens kann man auch in Excel auf der Registerkarte „Überprüfen“ Änderungen nachverfolgen.

Excel Änderungen nachverfolgen
Excel Änderungen nachverfolgen

Wie Sie gleich sehen werden, ist aber die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word umfangreicher.

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Word Änderungen nachverfolgen ist auch bei einer Einzelplatzversion interessant

Beispiele:

  • Wenn dann z. B. mehrere Familienmitglieder an einem Word-Dokument arbeiten, lassen Sie sich auch die Änderungen nachverfolgen und man kann dann in der Familie fragen, wer die Änderungen vorgenommen hat.
  • Sie bitten einen Freund ums Korrekturlesen.

Die Voreinstellung in Word zu Änderungen nachverfolgen

Öffnet man in Word ein leeres Dokument, finden Sie auf der Registerkarte „Überprüfen“ diese Voreinstellungen zum Nachverfolgen von Änderungen vor.

Voreinstellungen: Änderungen nachverfolgen
Voreinstellungen: Änderungen nachverfolgen

Diese Voreinstellungen bedeuten, dass in Word die Funktion Änderungen nachverfolgen, nicht eingeschaltet bzw. aktiviert ist.  Sie können das an der weißen Hintergrundfarbe der Schaltfläche Änderungen nachverfolgen erkennen.

Dies ist die Ausgangssituation im Text.

Text ohne Markups
Text ohne Markups

Da der Text keine Kennzeichen für Änderungen hat. können Sie an dem Text erkennen, dass Änderungen nachverfolgen in Word bisher nicht eingeschaltet ist. Ändern oder ergänzen Sie den Text werden keine Änderungskennzeichen erzeugt.

Änderungen nachverfolgen in Word einschalten bzw. aktivieren

Sie klicken auf der Kachel „Änderungen nachverfolgen“ auf den kleinen Pfeil rechts. Anschließend sehen Sie das folgende Menü.

Word Menü für Änderungen nachverfolgen
Word Menü für Änderungen nachverfolgen

Nachdem Sie auf diesen Menüpunkt geklickt haben, erhält die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen eine graue Hintergrundfarbe.

Änderungen nachverfolgen ist aktiviert
Änderungen nachverfolgen ist aktiviert

Alle Voreinstellungen wie z. B. „Markup: alle “ bleiben bestehen.

Ab jetzt wird jede auch noch so kleine Änderung in Word nachverfolgt bzw. dokumentiert.

Wie Sie gleich sehen werden, reicht schon ein Klick auf die Return-Taste (Eingabetaste, auch Knickpfeiltaste, Zeilenschalter oder Rückführtaste mit Zeilenschaltung genannt).

Word:  Absatzmarke als Änderung
Word: Absatzmarke als Änderung

Die Absatzmarke erhält also eine rote Farbe und links weist ein senkrechter Strich darauf hin, dass in dieser Zeile eine Änderung stattgefunden hat.

Damit sich dieses Schema besser erkennen lässt, nehme ich weitere Änderungen vor.

Word: Mehrere Änderungen in einem Text
Word: Mehrere Änderungen in einem Text

Alle Änderungen erscheinen einschließlich ihrer Absatzmarken in roter Farbe. Nur die Textänderungen sind rot unterstrichen. Der senkrechte Strich auf der linken Seite hat sich verlängert, da es in 3 Zeilen untereinander Änderungen gegeben hat.

Änderungskennzeichen ohne Unterstreichungen (einfaches Markup)

Änderungskennzeichen ohne Unterstreichungen bedeutet, dass man als Änderungskennzeichen nur den Strich oder die Striche links zur Verfügung hat.

Damit dieser Effekt erzielt wird, ändern Sie die Einstellung von „Markup: alle“ auf „Einfaches Markup“.

Word: Einfaches Markup
Word: Einfaches Markup

Somit sieht man nur noch den Strich links als Änderungskennzeichen.

Word Text mit einfachem Markup
Word Text mit einfachem Markup

Der Nachteil dieser Darstellungsweise ist, dass man nicht erkennen kann, was konkret geändert worden ist. So war in der ersten Textzeile kein Text geändert worden, sondern es kam nur ein eine Absatzmarke hinzu (siehe oben). Das lässt sich hier nicht ablesen.

Menüpunkt „Markup: keine“

Stellen Sie auf den Menüpunkt „Markup: keine“ um, sehen Sie noch mal nicht den Strich bzw. die Striche auf der linken Seite. Der Menüpunkt „Markup: keine“ bedeutet aber nicht, dass die Änderungskennzeichen vollständig gelöscht oder alle Änderungen angenommen worden sind.

Sie sehen aber die Änderungen noch in der Liste der Überarbeitungen (Überarbeitungsbereich); siehe unten.

Speichern Sie das Dokument ab und öffnen Sie Datei bzw. das Dokument wieder, können Sie über den Menüpunkt „Markup alle“ wieder alle Änderungskennzeichen sichtbar machen.

Änderungen nachverfolgen Menüpunkt: Original

Änderungen nachverfolgen: Original
Änderungen nachverfolgen: Original

Wählen Sie den Menüpunkt „Original“ aus, sind alle Änderungen, wie man sieht, optisch verschwunden.

Sie sehen aber die Änderungen noch in der Liste der Überarbeitungen (Überarbeitungsbereich); siehe unten.

Word Markup Original
Word Markup Original

Wie Sie sehen, sind keine Änderungskennzeichen und keine Änderungen mehr im Text zu sehen. Aber das kann alles wieder im Text sichtbar gemacht werden, indem Sie den Menüpunkt „Markup: alle“ auswählen.

Teilfazit:

Über die Menüpunkte „Markup: alle“, „Einfaches Markup“, „Markup keine“ und „Original“ wählen Sie lediglich aus, ob und in welcher Art Sie die Änderungskennzeichen sehen.

Daher entscheiden alle diese Menüpunkte nicht über eine Löschung von Änderungskennzeichen und auch nicht über die Annahme von Änderungen. Das ist also strikt zu trennen.

Zumal Änderungskennzeichen nicht direkt gelöscht werden können. Änderungskennzeichen verschwinden durch die Annahme von Änderungen. Wenn man will kann man sagen, dass die Änderungskennzeichen durch die Annahme von Änderungen gelöscht werden.

Optionen für Markup anzeigen

Sie klicken auf den Pfeil rechts neben „Markup anzeigen.

Word Änderungen nachverfolgen: Optionen für Markup anzeigen
Word Änderungen nachverfolgen: Optionen für Markup anzeigen

Hier können Sie auswählen, wo und wie Änderungskennzeichen angezeigt werden.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in dem Kapitel „Optionen für Änderungen nachverfolgen“.

Von einer Änderung vor- oder zurückspringen (navigieren)

Word: Von einer Änderung vor- oder zurückspringen
Word: Von einer Änderung vor- oder zurückspringen

Wenn Sie von einer Änderung vor- oderzurückspringen möchten, können Sie diese beiden Schaltflächen benutzen.

Text mit Änderungen in eine andee Word-Datei kopieren

Der kopierte Text hat in der neuen Word-Datei keine Änderungskennzeichen.

Text mit Änderungen kopiert
Text mit Änderungen kopiert

Der kopierte Text hat in der neuen Word-Datei keine Änderungskennzeichen, weil entsprechend der Voreinstellung von Word Änderungen nachverfolgen nicht eingeschaltet ist.

Aktiviere ich in der neuen Word-Datei die Funktion „Änderung nachverfolgen“ vor dem Kopieren des Textes, betrachtet Word den gesamten Text als eine Änderung, wird der gesamte kopierte Text als 1 Änderung betrachtet.

Nachverfolgen aktiviert: kopierter Text
Nachverfolgen aktiviert: kopierter Text

Dieses Ergebnis ist wahrscheinlich in der Regel nicht gewollt.

Wenn man will, kann man jede Änderung als einen Vorschlag betrachten. Folglich muss es natürlich die Möglichkeit geben, Änderungen anzunehmen oder abzulehnen bzw. zu verwerfen.

Änderungen nachverfolgen – Menü: Annehmen

Obwohl jedes Zeichen eine Änderung ist, betrachte ich der Einfachheit halber den Satz „Das ist der zweite Text.“ als 1 Änderung. Diesen Satz möchte ich annehmen.

Zu diesem Zweck markiere ich diesen Satz und seine Absatzmarke. Anschließend klicke auf den Pfeil auf der Schaltfläche „Annehmen“.

Word Änderungen nachverfolgen: Menü für Annehmen
Word Änderungen nachverfolgen: Menü für Annehmen

Wie Sie sehen, öffnet sich ein Menü unter der Schaltfläche „Annehmen“.

Menüpunkt: Diese Änderung annehmen

Ich wähle den Menüpunkt „Diese Änderung annehmen“ aus.

Das Aussehen des Textes ändert sich dadurch wie folgt.

Word: Eine Änderung angenommen
Word: Eine Änderung angenommen

Menüpunkt: Annehmen und weiter

Ich wähle den Menüpunkt „Annehmen und weiter“ aus.

Das Aussehen des Textes ändert sich dadurch wie folgt.

Änderung angenommen und weiter
Änderung angenommen und weiter

Wie Sie sehen, hat Word die Änderung angenommen und springt nach der Annahme zur nächsten Änderung. In vielen Fällen erscheint mir das nützlicher als wenn Word wie bei „Diese Änderung annehmen“ verharrt. Bei längeren Texten kann man nicht immer unmittelbar erkennen, wo die nächste Änderung ist und muss diese ggf. suchen. Diese Arbeit übernimmt der Menüpunkt „Annehmen und weiter“

Ferner können Sie erkennen, dass Word den Text vor der Absatzmarke als eine Änderung betrachtet, obwohl eigentlich jedes Zeichen in der dritten Textzeile eine Änderung ist.

Was ist eine Änderung in Word?

Wie Sie an dem folgenden Screenshot erkennen können, wir der Text vor einer Absatzmarke nur dann als 1 Änderung von Word betrachtet wird, wenn der gesamte Text vor der Absatzmarke geändert worden war.

Word: Jedes Zeichen kann eine Änderung sein
Word: Jedes Zeichen kann eine Änderung sein

Werden nur einzelne Zeichen oder Textteile vor einer Absatzmarke geändert worden waren, dann sind auch nur diese Teile eine Änderung. Wie in dem obigen Beispiel gezeigt, springt Word bei dem Menüpunkt „Annehmen und weiter“ zum nächsten geänderten Zeichen.

Menüpunkt: Alle Änderungen annehmen (und Nachverfolgung beenden)

Um alle Änderungen anzunehmen klicken Sie auf die Schaltfläche „Annehmen“.

Word: Alle Änderungen annehmen (und Nachverfolgung beenden)
Word: Alle Änderungen annehmen (und Nachverfolgung beenden)

Den Menüpunkt „Alle Änderungen annehmen“ benutze ich, wenn ich erstmal alle Änderungen annehmen möchte, aber noch weitere Änderungen wahrscheinlich sind

Den Menüpunkt „Alle Änderungen annehmen und Nachverfolgung beenden“ wird wohl dann zum Einsatz kommen, wenn keine weiteren Änderungen geplant sind. Sollen dann wider Erwarten doch noch Änderungen vorgenommen werden, lässt sich jederzeit Änderungen nachverfolgen wieder einschalten bzw. aktivieren.

Bei beiden Optionen von „Alle Änderungen annehmen“ brauchen Sie nicht die Änderungen markieren. Word findet die Änderungen wegen der Markups..

Ob wirklich alle Änderungen angenommen sind, können Sie mit der Funktion „Überarbeitungsbereich“ kontrollieren.

Änderungen nachverfolgen – Menü: Ablehnen

Obwohl jedes Zeichen eine Änderung ist, betrachte ich der Einfachheit halber den Satz „Das ist der zweite Text.“ als 1 Änderung. Diesen Satz möchte ich ablehnen.

Zu diesem Zweck markiere ich diesen Satz und seine Absatzmarke. Anschließend klicke auf den Pfeil auf der Schaltfläche „Ablehnen“.

Word Änderungen nachverfolgen Menü: Ablehnen
Word Änderungen nachverfolgen Menü: Ablehnen

Wie Sie sehen, öffnet sich ein Menü unter der Schaltfläche „Ablehnen“.

Menüpunkt: Änderungen ablehnen

Ich wähle den Menüpunkt „Änderungen ablehnen“ Dieser Menüpunkt entspricht „Diese Änderung annehmen“. Hier ist Word sprachlich nicht ganz konsequent.

Das Aussehen des Textes ändert sich dadurch wie folgt.

Word: Eine Änderung abgelehnt
Word: Eine Änderung abgelehnt

Die Änderung einer Änderung ablehnen

Was ist aber, wenn eine Änderung nochmal geändert worden ist.

Ich ändere „Das ist der dritte Text“ in „der dritte Text“ um. So sieht dann der Text aus.

Word: Eine Änderung geändert
Word: Eine Änderung geändert

Jetzt lehne ich die Änderung der Änderung ab, in dem ich auf den Menüpunkt „Änderungen ablehnen“ klicke. Der Text sieht dann wie folgt aus.

Eine Änderung der Änderung abgelehnt
Eine Änderung der Änderung abgelehnt

Wie Sie sehen, bedeutet ablehnen auch in diesem Fall, dass die gesamte Änderung ersatzlos verschwindet. Theoretisch wäre es ja möglich gewesen, dass nur die Änderung der Änderung zurückgenommen wird und der Satz „„Das ist dritte Text“ wieder auftaucht. Das ist nicht der Fall.

Menüpunkt: Ablehnen und weiter

Ich wähle den Menüpunkt „Ablehnen und weiter“ für die Änderung „Das ist der zweite Text“ aus.

Das Aussehen des Textes ändert sich dadurch wie folgt.

Ablehnen und weiter
Ablehnen und weiter

Wie Sie sehen, hat Word die Änderung abgelehnt und springt nach der Ablehnung zur nächsten Änderung. In vielen Fällen erscheint mir das nützlicher als wenn Word wie bei „Änderungen ablehnen“ verharrt. Bei längeren Texten kann man nicht immer unmittelbar erkennen, wo die nächste Änderung ist und muss diese ggf. suchen. Diese Arbeit übernimmt der Menüpunkt „Ablehnen und weiter“

Ferner können Sie erkennen, dass Word den Text vor der Absatzmarke und die Absatzmarke nach „Das ist der dritte Text“ als eine Änderung betrachtet, weil es sich um eine zusammenhängende Zeichenfolge handelt. Obwohl eigentlich jedes Zeichen in der Zeichenfolge eine Änderung ist.

Menüpunkt: Alle Änderungen ablehnen (und Nachverfolgung beenden)

Um alle Änderungen abzulehnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ablehnen“.

Alle Änderungen ablehnen (und Nachverfolgung beenden)
Alle Änderungen ablehnen (und Nachverfolgung beenden)

Den Menüpunkt „Alle Änderungen ablehnen“ benutze ich, wenn ich erstmal alle Änderungen annehmen möchte, aber noch weitere Änderungen wahrscheinlich sind

Den Menüpunkt „Alle Änderungen ablehnen und Nachverfolgung beenden“ wird wohl dann zum Einsatz kommen, wenn keine weiteren Änderungen geplant sind. Sollen dann wider Erwarten doch noch Änderungen vorgenommen werden, lässt sich jederzeit Änderungen nachverfolgen wieder einschalten bzw. aktivieren.

Bei beiden Optionen von „Alle Änderungen ablehnen“ brauchen Sie nicht die Änderungen markieren. Word findet die Änderungen wegen der Markups.

Ob wirklich alle Änderungen abgelehnt worden sind, können Sie mit der Funktion „Überarbeitungsbereich“ kontrollieren.

Mit der Maus Änderungen annehmen oder ablehnen

Sie markieren die Änderung und klicken mit der rechten Maustaste auf die Änderung.

Mit der Maus Änderungen annehmen oder ablehnen
Mit der Maus Änderungen annehmen oder ablehnen

Wie Sie sehen, können Sie hier die Änderung annehmen oder ablehnen.

Rechte Maustaste Änderungen annehmen oder ablehnen
Rechte Maustaste Änderungen annehmen oder ablehnen

Auch hier können Sie hier die Änderung annehmen oder ablehnen. Der Text im Kontextmenü ist bloß etwas anders.

„Änderung annehmen“ bzw. „Einfügen annehmen“ entspricht dem Menüpunkt „Diese Änderung annehmen“

„Änderungen ablehnen“ bzw. „Einfügen ablehnen“ entspricht dem Menüpunkt „Änderungen ablehnen“.

Die Verwendung des Kontextmenüs hat also den kleinen Nachteil, dass Word nicht zur nächsten Änderung springt, deren Ort eventuell erstmal unbekannt ist.

Textteile löschen und Änderungen ändern

Textteile löschen

In dem Beispiel oben ändere ich „Das ist der erste Text.“ zu „der erste Text. Ich lösche also die Zeichenfolge „Das ist“

Der Text sieht dann wie folgt aus.

Änderungen nachverfolgen: Textteile löschen
Änderungen nachverfolgen: Textteile löschen

Wie Sie sehen, ist der gelöschte Text, jetzt in roter Farbe und durchgestrichen.

Änderungen ändern

Ich ändere die Änderung „Das ist der dritte Text“ um in „der dritte Text.“ Ich lösche als in der Änderung die Zeichenfolge „„Das ist“.

Der Text sieht dann wie folgt aus.

Löschung der Änderung einer Änderung
Löschung der Änderung einer Änderung

Wie sie sehen, ist nicht zu sehen, was gelöscht worden ist.

Es ist also zu unterscheiden zwischen Löschungen und Löschungen innerhalb von noch nicht angenommenen Änderungen.

Überarbeitungsbereich: Alle Änderungen in einer Liste sehen

Die Liste aller Änderungen ist insbesondere dann interessant, wenn Sie schon einige Änderungen angenommen haben und wissen möchten, welche Änderungen noch übriggeblieben sind.

Besser als von einer Änderung zu nächsten Änderung zu springen (siehe oben), ist es, wenn man die restlichen Änderungen auf einen Blick sieht.

Dafür gibt es die Funktion „Überarbeitungsbereich“.

Funktion Überarbeitungsbereich
Funktion Überarbeitungsbereich

Die Situation im Textbereich ist wie folgt:

Text mit und ohne Änderungskennzeichen
Text mit und ohne Änderungskennzeichen

„Das ist der vierte Text“ hat keine Änderungskennzeichen, weil ich diese Zeichenfolge bereits freigegeben hatte. Ich klicke dann auf den Button „Überarbeitungsbereich“ und erhalte links eine Liste der Überarbeitungen.

Liste der Überarbeitungen bzw. der Änderungen
Liste der Überarbeitungen bzw. der Änderungen

Pro Bearbeiter gibt es hier eine Liste der Änderungen pro Seite. Den Namen des Bearbeiters habe ich aus Datenschutzgründen gesperrt. Seitenzahlen gibt es in dieser Liste nicht, aber man kann mit einem Klick auf eine Zeile in dieser Liste auf die Stelle im Text springen. Allerdings verbleibt der Cursor in der Liste der Überarbeitungen und springt nicht in den Text.

Wie Sie sehen, hat Word alle Änderungen zu einer Änderung zusammengefasst (1 Überarbeitungen), da alle Änderungen direkt hintereinanderstehen. Dennoch ist aus dieser Liste zu erkennen, dass in der ersten Textzeile nur die Absatzmarke eine Änderung ist.

  • Wenn Sie den Überarbeitungsbereich die ganze Zeit eingeschaltet hatten, sehen Sie auch Datum und Uhrzeit der Änderung.
Überarbeitungen mit Datum und Uhrzeit
Überarbeitungen mit Datum und Uhrzeit

Im Überarbeitungsbereich wird also zwischen Löschungen und Einfügungen unterschieden. Aber gelöschte Teile von noch nicht angenommenen Änderungen sind nicht im Überarbeitungsbereich zu sehen.

Wählen Sie den Menüpunkt „Überarbeitungsbereich horizontal“ aus, dann erscheint die Liste der Überarbeitungen nicht links vom Word-Dokument, sondern unter dem Word-Dokument.

 

Änderungen nachverfolgen in Word ausschalten bzw. deaktivieren

 

Durch einen Klick auf den Menüpunkt „Änderungen nachverfolgen“ bei der Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ auf der Registerkarte „Überprüfen,“ wechselte die Hintergrundfarbe dieser Kachel von weiß auf grau. Damit war Änderungen nachverfolgen in Word eingeschaltet bzw. aktiviert.

Wenn Sie nochmal (in diesem Beispiel ein zweites Mal) auf den Menüpunkt „Änderungen nachverfolgen“ klicken, wechselte die Hintergrundfarbe dieser Schaltfläche von weiß auf grau. Damit ist Änderungen nachverfolgen in Word ausgeschaltet bzw. deaktiviert. Das ist die einfachste Möglichkeit.

Eine zweite einfache Möglichkeit ist, dass Sie auf irgendeine markierte Änderung mit der rechten Maustaste klicken und dann anschließend auf den Menüpunkt “Änderungen nachverfolgen“ klicken.

Auch auf diese Art und Weise können Sie Änderungen nachverfolgen ausschalten bzw. deaktivieren. Sie können an dieser Stelle natürlich auch Änderungen nachverfolgen einschalten bzw. aktivieren. Was ihr Klick bewirkt hat, können Sie an der Hintergrundfarbe der Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ erkennen. Ist die Hintergrundfarbe nach Ihrem Klick weiß, dann haben Sie Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ausgeschaltet. Ist die Hintergrundfarbe nach Ihrem Klick grau, dann haben Sie Funktion „Änderungen nachverfolgen“ eingeschaltet.

Wenn Sie aber bereits nach dem Einschalten dieser Funktion Änderungen vorgenommen hatten, hat Word mit Änderungskennzeichen diese Änderungen protokolliert. Diese Änderungskennzeichen können Sie sich nur damit entledigen, in dem Sie dies Änderungen annehmen und/oder ablehnen.

Daher bietet Word noch zusätzlich 2 Möglichkeiten an, die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ auszuschalten bzw. zu deaktivieren.

Möglichkeit 1: Klick auf Pfeil nach unten auf Kachel „Annehmen“-Menüpunkt: Alle Änderungen annehmen und Nachverfolgung beenden.

Möglichkeit 1: Klick auf Pfeil nach unten auf Kachel „Ablehnen“-Menüpunkt: Alle Änderungen ablehnen und Nachverfolgung beenden.

Hier ein Screenshot für Möglichkeit 2:

Nachverfolgung beenden bei alle Änderungen ablehnen
Nachverfolgung beenden bei alle Änderungen ablehnen

 Funktion Nachverfolgung sperren

Hier wird die Funktion „Nachverfolgung sperren“ angeboten.

Menüpunkt Nachverfolgung sperren
Menüpunkt Nachverfolgung sperren

Wie Sie aus dem Text erkennen können, kann man an dieser Stelle verhindern, dass andere Bearbeiter die Nachverfolgung von Änderungen ausschalten.

Ich klicke auf den Menüpunkt Nachverfolgung sperren und erhalte anschließend das folgende Pop-up.

Kennwort eingeben für Nachverfolgung sperren
Kennwort eingeben für Nachverfolgung sperren

Nur die Bearbeiter, die das Passwort kennen, können die Nachverfolgung von Änderungen ausschalten.

Ich habe diese Funktion nicht getestet.

Word Änderungskennzeichen nicht ausdrucken

Ohne zusätzliche Einstellungen werden die Änderungsstriche auf der linken Seite und die Unterstreichungen unter den Änderungen mitausgedruckt. Will man den Text ohne Änderungskennzeichen ausdrucken, ist die folgende Einstellung vorzunehmen:

Hier der Weg zu dieser Funktion:

Registerkarte Datei–Drucken-alle Seiten Drucken–auf Pfeil rechts im Feld klicken- Markup drucken.

Word Text ohne Markups ausdrucken
Word Text ohne Markups ausdrucken

Jetzt sehen, dass bei „Markup drucken“ ein Häkchen voreingestellt ist. Dieses Häkchen ist der Grund, warum, grundsätzlich die Änderungskennzeichen mit ausgedruckt werden.

Klicken Sie auf „Markup drucken“ und das Häkchen verschwindet. Jetzt können Sie den Text ohne Änderungskennzeichen drucken.

Achtung! Dieses Häkchen ist nicht auf Dauer verschwunden. Beim nächsten Ausdruck dieses Dokuments bzw. dieser Datei ist dieses Häkchen wieder automatisch wieder gesetzt. Sie müssen es nochmal entfernen.

In der Druckvorschau rechts, in der man die Absatzmarken nicht sieht, kann man ganz einfach erkennen, ob das Häkchen gesetzt ist oder nicht gesetzt ist.

Druckvorschau mit Markups
Druckvorschau mit Markups

Sind wie hier die Änderungskennzeichen zu sehen, gibt es ein Häkchen bei „Markup drucken“. Daher muss erst noch das Häkchen bei „Markup drucken“ entfernt werden, damit Sie den Text ohne Änderungskennzeichen drucken können.

Markupliste ausdrucken: Wer wann Änderungen eingefügt hat

Hier der Weg zu dieser Funktion:

Registerkarte Datei–Drucken-alle Seiten Drucken–auf Pfeil rechts im Feld klicken- Markupliste

Markupliste ausdrucken
Markupliste ausdrucken

Ich finde die Inhalte dieser Liste nicht besonders prickelnd. Daher erwähne ich diese Funktion nur der Vollständigkeit halber.

Optionen für Änderungen nachverfolgen

Weg zu Nachverfolgungsoptionen
Weg zu Nachverfolgungsoptionen

Um an diese Optionen zu gelangen, klicke ich hier rechts unten auf dieses kleine Zeichen. Anschließend öffnet sich dieses Pop-up.

Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen
Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen

Hier sieht man z. B. warum eine neue Absatzmarke als Änderung angezeigt wird. Das sind alles Voreinstellungen von Word.

Jetzt klicke ich auf den Button „Erweiterte Optionen“. Es werden mir zusätzliche Optionen angeboten.

Erweiterte Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen
Erweiterte Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen

Insbesondere können hier Farben ausgewählt werden. Das sind alles Voreinstellungen von Word.

Da dieser Fachartikel schon so lang ist, habe ich mich hier darauf beschränkt, die Optionen zu zeigen.

Texte aus mehreren Dateien in eine Datei zusammenführen

Eine Art von Kombination von Word Dokumenten. Aber dafür wird nicht die Funktion „Dokumente kombinieren“ verwendet. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann von Interesse, wenn mehrere Autoren völlig voneinander getrennte Textteile schreiben.

Beispiel: Der Text hat nur 2 Kapitel. Autor 1 schreibt das erste Kapitel und Autor 2 schreibt das zweite Kapitel.

Oder es gibt nur Sie als Autor. Sie führen Ihre einzelnen Textteile aus verschiedenen Dateien in einem neuen Word Dokument zusammen und haben dann den Gesamttext in einem Dokument.

Um Texte aus mehreren Word Dateien in einer neuen Datei zusammenzuführen, gehe ich wie folgt vor:

Ich erstelle ein neues Dokument oder öffne ein schon vorhandenes Dokument mit einem Texteil. Anschließend klicke anschließend auf der Registerkarte Einfügen auf den Pfeil nach unten in der Schaltfläche „Objekt“.

 

Word Text aus Datei einfügen
Word Text aus Datei einfügen

Anschließend klicke ich auf den Menüpunkt „Text aus Datei“

2 Word Dokumente für Text zuammenführen auswählen
2 Word Dokumente für Text zuammenführen auswählen

Wie Sie sehen, bin ich im Explorer gelandet. Da es darum geht, Text aus mindestens 2 Dateien zusammenzuführen, muss ich mindestens 2 Dateien markieren bzw. auswählen. Für das Zusammenführen der Texte müssen die Dateien nicht geöffnet sein.

Liegen wie in diesem Beispiel alle Dateien untereinander, die ich markieren möchte, klicke ich die erste Datei an und halte dann die Shift-Taste (Umschalttaste) gedrückt, um weitere Dateien zu markieren.

Liegen nicht alle Dateien untereinander, deren Texte zusammengeführt werden sollen, verwende ich beim Markieren der Dateien die Strg-Taste (Ctrl–Taste, Steuerungstaste).

Anschließend klicke ich im Popup von dem Explorer unten recht auf Einfügen.

Ergebnis der Zusammenführung von Texten aus 2 verschiedenen Dateien

So sieht dann das Ergebnis der Zusammenführung in einem neu erstellten Dokument aus.

Word Das Ergebnis der Zuammmenführung von Texten aus 2 verschiedenen Dateien
Word Das Ergebnis der Zuammmenführung von Texten aus 2 verschiedenen Dateien

Sie haben also hier die Texte von Dokument 1 und Dokument 2 in einem neuen Dokument zusammengeführt. Wie Sie sehen, bleiben die Änderungskennzeichen von Dokument 1 und von Dokument 2 bei der Zusammenführung erhalten. Bei dieser Methode gibt es keine Überarbeitungsliste.

Das war es dann zum Thema Word Änderungen nachverfolgen mit einem Ausflug zu dem Thema Texte aus mehreren Dateien in eine Datei zusammenführen.

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