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Word Dokumente vergleichen oder Dokumente kombinieren?

Dokumente vergleichen, Dokumente kombinieren – welche Mehode ist besser geeignet?

In dem Fachartikel Word Dokumente vergleichen oder Word Dokumente kombinieren? werden erst die Funktionen Dokumente vergleichen und Dokumente kombinieren erklärt, bevor die Frage in der Überschrift erklärt wird.  Sie können natürlich abkürzen und mittels Inhaltsverzeichnis zur Beantwortung der Frage springen.

Die in diesem Fachartikel eingefügten Screenshots stammen von Word 2016 bzw. Office 2016. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

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Die Funktion Word Dokumente vergleichen

Auf der Registerkarte „Überprüfen“ finden Sie die Schaltfläche Vergleichen.

Wenn Sie auf dieser Schaltfläche auf den Pfeil nach unten klicken, sehen Sie das folgende Menü:

Sie sehen hier 3 Menüpunkte. Dokumente vergleichen, Dokumente kombinieren – siehe die ersten beiden Menüpunkte. Denn für  Dokumente vergleichen ist der erste Menüpunkt „Vergleichen“  zu benutzen. Für Dokumente kombinieren ist der zweite Menüpunkt „Kombinieren“ anzuwenden.

Nicht so gut zu sehen, ist der dritte Menüpunkt, da er grau und somit inaktiv ist.  Der dritte Menüpunkt heißt „Quelldokumente anzeigen“. Den Menüpunkt „Quelldokumente anzeigen“ und seine Untermenüpunkte kann man erst benutzen, wenn der Vergleich durchgeführt worden ist (siehe unten).

Vergleichen – Zwei Versionen eines Dokuments vergleichen

Ich beginne bei dem Thema Word Dokumente vergleichen mit dem ersten Menüpunkt. Folglich klicke ich auf den Menüpunkt „Vergleichen“. (Bitte nicht mit der Schaltfläche „Vergleichen“ verwechseln.)

Dokumente für den Vergleich aussuchen

Anschließend zeigt mir Word das Popup „Dokumente vergleichen“ an.

Ich möchte „Dokument 1“, mit „Dokument 2“ vergleichen. Folglich suche ich als Originaldokument das „Dokument 1“ und als überarbeitetes Dokument das „Dokument 2“ aus.

Um „Dokument 1“und „Dokument 2“ zu finden, klicke ich bei „Originaldokument“ und bei „überarbeitetes Dokument“ auf den Pfeil nach unten.

Hier können Sie sehen, wie für das Originaldokument die Funktion Durchsuchen angeboten wird. Auch für das überarbeitete Dokument wird diese Funktion angeboten, auch wenn dann das in diesem Screenshot nicht sichtbar ist.

Nachdem ich nun „Dokument 1“ und „Dokument 2“ mit Hilfe von Explorer gefunden habe, sieht das Popup „Dokumente vergleichen“ so aus.

Bei „Überarbeitetes Dokument“ trage ich, nach dem ich Dokument 2 ausgesucht habe, in das Feld „Änderungen kennzeichnen mit“ ItDoor ein. Ich hätte hier auch einen anderen Namen eintragen können. Z. B. Jim, da der Name hier nicht von Word überprüft wird.

Bei „Originaldokument“ kann ich dem Feld „Änderungen kennzeichnen mit“ nichts eintragen. Dieses Feld bleibt folglich leer. Aber Word zieht hier den Namen des Autors.

Falls Sie diesen Namen des Autors nicht kennen sollten, finden Sie den Namen des Autors in Word hier:

• Datei – Informationen – dort dann bei relevante Personen – Autor

Der dort genannte Autor wird von Word für das Feld „Änderungen kennzeichnen mit“ bei „Überarbeitetes Dokument“ vorgeschlagen. War aber dort in ItDoor änderbar. Obwohl ich nur eine Einzelplatzversion von Word habe, kann ich damit Word suggerieren, dass Dokument 1 und Dokument 2 zwei verschiedene Autoren haben. Obwohl es nicht den Tatsachen entspricht, weil nur ich die beiden zu vergleichenden Dokumente bearbeitet hatte.

Das Vergleichsergebnis in einem neuen Dokument

Ob beim Vergleich die beiden Word Dokumente geöffnet oder nicht geöffnet sind, spielt übrigens keine Rolle.

Zum Vergleich habe ich 2 Dateien gewählt, die beide nur 1 Satz enthalten. Die beiden Sätze unterscheiden sich nur in einem Zeichen.

Inhalt Word Dokument 1: Dies ist der Inhalt von Dokument 1.

Inhalt Word Dokument 2: Dies ist der Inhalt von Dokument 2.

Wie Sie sehen, besteht der Inhalt dieser beiden Dateien nur in dem Unterschied zwischen „1“ und „2“.

Das Vergleichsergebnis wird von Word in einem neuen Dokument gezeigt, das von Word für den Vergleich geöffnet worden ist. Die Änderungen werden nur in diesem neuen Dokument angezeigt.

Die 1 aus dem „Dokument 1“ ist durchgestrichen und die 2 aus dem „Dokument 2“ ist unterstrichen. Die 2 dominiert gegenüber der 1, weil Dokument 2 als überarbeitetes Dokument ausgewählt wurde.

Auf der linken Seite sehen Sie die Liste der Überarbeitungen. Der Autor ItDoor hat also die 1 gelöscht und die 2 eingefügt.

Ein umgekehrtes Vergleichsergebnis

Wähle ich Dokument 2 als Originaldokument und Dokument 1 als überarbeitetes Dokument aus, erhalte ich ein umgekehrtes Vergleichsergebnis.

Es spielt dabei keine Rolle, dass Dokument 2 erst erstellt worden war, nachdem Dokument 1 abgespeichert worden war. Word überprüft hier also nicht, welches von beiden Dokumenten das neuere Dokument ist.

Weiß die Person z. B. ein Familienmitglied nicht, welches von beiden Dokumenten das ältere Dokument ist, kann es passieren, dass das alte Dokument das neue Dokument dominiert.

Eine Möglichkeit das zu verhindern ist, dass man den Word Dokumenten, die miteinander verglichen werden sollen, eine Versionsnummer gibt. Z. B. V1 Frosch quakt, V2 Frosch quakt etc.

Wenn Texte nur in einem Dokument enthalten sind

• Ist im Originaldokument ein Text oder ein Zeichen, das im überarbeiten Dokument nicht vorkommt, gilt das beim Vergleich als gelöscht. Hat das überarbeitete Dokument einen Text oder ein Zeichen, das es im Originaldokument nicht enthalten ist, wird dieser Text oder das Zeichen als eingefügt behandelt.

Beispiel:

Wie Sie sehen, wird „Nur Originaldokument“ als gelöscht eingestuft und „Ausschließlich überarbeitete Datei“ als eingefügt klassifiziert.

Vielleicht kennen Sie schon die Liste der Überarbeitungen von dem Fachartikel „Word Änderungen nachverfolgen – Schritt für Schritt“ oder weil Sie die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word schon benutzt haben.

Der Überblick über den Vergleich – das Vergleichsdokument

Sie haben das neuere Dokument als überarbeitetes Dokument ausgewählt und von Word ein Vergleichsergebnis in einem neuen Dokument erhalten.

In diesem neuen Dokument zeigt Word nicht nur ein Fenster an, in dem der Vergleich enthalten ist, sondern zeigt gleichzeitig auf dem Bildschirm die Inhalte der beiden Dateien, die miteinander verglichen worden sind.

Menüpunkt Quelldokumente anzeigen

Nach dem durchgeführten Vergleich ist nun der Menüpunkt „Quelldokumente anzeigen“ nicht mehr grau und somit aktiviert.

Es ist also nicht zwingend notwendig, dass sowohl das Originaldokument als auch das Überarbeitete Dokument angezeigt werden.

Sie haben jetzt 4 Möglichkeiten. Sie akzeptieren alle oder einige Änderungen oder lehnen alle oder einige Änderungen ab.

Eine Änderung annehmen oder alle Änderungen ablehnen

• Wenn Sie alle Änderungen annehmen möchten, wüsste ich nicht, warum man den Vergleich fortsetzen sollte. Sie arbeiten einfach mit Dokument 2 weiter.

Das ist die Situation, bevor ich die Änderung in dem einfachen Beispiel von oben annehme.

Ich markiere die ganze Zeile und klicke anschließend auf „Diese Änderung annehmen“.

Wie Sie sehen, können Sie in einem Schritt auch alle Änderungen annehmen.

Das Ergebnis der Annahme einer Änderung beim Vergleich

Nachdem ich auf „Diese Änderung annehmen“ geklickt hatte, sah das anschließend so aus.

Wie Sie sehen, ist nach der Annahme dieser Änderung nur noch die „2“ im Dokument mit dem Vergleichsdokument enthalten. Die „1“ ist durch die Annahme dieser Änderung verschwunden. Das Vergleichsdokument enthält jetzt keine Änderungskennzeichen bzw. Markups mehr.

Da es keine Änderungen mehr gibt, die man annehmen oder ablehnen könnte, weist die Überarbeitungsliste 0 Überarbeitungen aus.

Da der Vergleich beendet ist, speichere die Datei mit dem Vergleichsergebnis ab und nenne diese Datei bzw. das Dokument der Einfachheit halber „Vergleichsdokument“.

Wären noch im Vergleichsdokument Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, wären noch Änderungskennzeichen bzw. Markup im Vergleichsdokument enthalten. Die Bearbeitung der noch vorhandenen Änderungskennzeichen erfolgt wie im Fachartikel „Word Änderungen nachverfolgen – Schritt für Schritt“ beschrieben. [LINK]

Durch die Annahme und Ablehnung von Änderungen verändert sich der Inhalt der beiden Dateien, die miteinander verglichen worden sind, nicht.

Wie bereits erwähnt: Kommen Sie zu dem Schluss, dass Sie alle Änderungen annehmen, können Sie den Vergleich abbrechen und mit Dokument 2 weiterarbeiten.

Eine Änderung ablehnen oder alle Änderungen ablehnen

• Wenn Sie alle Änderungen ablehnen möchten, wüsste ich nicht, warum man den Vergleich fortsetzen sollte. Sie arbeiten einfach mit Dokument 1 weiter.

Das ist die Situation, bevor ich die Änderung in dem einfachen Beispiel von oben ablehne.

Ich markiere die ganze Zeile und klicke anschließend auf „Änderungen ablehnen“.

Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, müsste dieser Menüpunkt analog zur Annahme einer Änderung heißen „Diese Änderung ablehnen“. Hier liegt eine sprachliche Ungenauigkeit von Word vor.

Wie Sie sehen, können Sie in einem Schritt auch alle Änderungen ablehnen.

Das Ergebnis der Ablehnung einer Änderung beim Vergleich

Nachdem ich auf „Änderungen ablehnen geklickt hatte, sah das anschließend so aus.

Wie Sie sehen, ist nach der Ablehnung dieser Änderung nur noch die „1“ im Dokument mit dem Vergleichsdokument enthalten. Die „2“ ist durch die Annahme dieser Änderung verschwunden. Das Vergleichsdokument enthält jetzt keine Änderungskennzeichen bzw. Markups mehr.

Da es keine Änderungen mehr gibt, die man annehmen oder ablehnen könnte, weist die Überarbeitungsliste 0 Überarbeitungen aus.

Da der Vergleich beendet ist, speichere die Datei mit dem Vergleichsergebnis ab und nenne diese Datei bzw. das Dokument der Einfachheit halber „Vergleichsdokument“.

Wären noch im Vergleichsdokument Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, wären noch Änderungskennzeichen bzw. Markup im Vergleichsdokument enthalten. Die Bearbeitung der noch vorhandenen Änderungskennzeichen erfolgt wie im Fachartikel „Word Änderungen nachverfolgen – Schritt für Schritt“ beschrieben. [LINK]

Durch die Annahme und Ablehnung von Änderungen verändert sich der Inhalt der beiden Dateien, die miteinander verglichen worden sind, nicht.

Ich speichere die Datei mit dem Vergleichsergebnis ab und nenne diese Datei bzw. das Dokument der Einfachheit halber „Vergleichsdokument Ablehnung“.

Wie bereits erwähnt: Kommen Sie zu dem Schluss, dass Sie alle Änderungen ablehnen, können Sie den Vergleich abbrechen und mit Dokument 1 weiterarbeiten.

Was und wie verglichen werden kann

Interessant ist natürlich auch zu wissen, was und wie verglichen werden kann.

Kein neues Dokument für das Vergleichsergebnis

Dass Word für das Vergleichsergebnis ein neues Dokument erstellt, ist kein Naturgesetz.

Wenn Sie nicht möchten, dass Word für das Vergleichsergebnis ein neues Dokument erstellt, dann klicken Sie auf „Erweitern“.

Wie Sie sehen, können die Änderungen auch im Originaldokument oder im überarbeiteten Dokument angezeigt werden.

Hier sehen Sie auf einen Blick was und wie verglichen werden kann.

Die Einstellungen in dem Screenshot oben sind übrigens alles Voreinstellungen von Word.

Änderungen im überarbeiteten Dokument anzeigen

So sieht das dann aus, wenn die eine Änderung von dem obigen Beispiel im überarbeiteten Dokument angezeigt wird.

Es gibt nach wie vor 3 Fenster auf dem Bildschirm. Doch geöffnet ist jetzt Dokument 2. Dass sehen Sie oben auf dem Bildschirm oder merken es spätestens dann, wenn Sie auf „Datei- Speichern unter“ klicken und Dokument 2 wieder öffnen. In Dokument 2 steht jetzt der Vergleich mit Dokument 1.

Unterschied: Änderungen auf der Wortebene und Änderungen auf der Zeichenebene

Bisher wurden die Änderungen in diesem Fachartikel auf der Wortebene angezeigt.

Mit dieser Einstellung sind die Änderungen auf der Zeichenebene zu sehen. Um den Unterschied zwischen der Anzeige der Änderungen auf Wortebene und der Anzeige der Änderungen auf der Zeichenebene zu verdeutlichen, benötige ich ein neues Beispiel.

Inhalt Word Dokument 3: Josef ist mit Natalie verheiratet.

Inhalt Word Dokument 4: Joseph ist mit Nathalie verheiratet!

So sieht dann das Vergleichsergebnis bei der Anzeige der Änderungen auf der Wortebene aus:

So sieht dann das Vergleichsergebnis bei der Anzeige der Änderungen auf der Zeichenebene aus:

Auf der Zeichenebene werden also nur die geänderten Buchstaben gezeigt. Die alten Buchstaben sind durchgestrichen, die neuen Buchstaben sind unterstrichen. Es geht alos bei der Zeichenebene nicht nur darum, dass das Zeichen „Punkt“ durch das Ausrufezeichen ersetzt worden ist.

Auf der Wortebene wird trotz aller Ähnlichkeiten das gesamte alte Word durchgstrichen und das gesamte neue Word unterstrichen.

Laut Duden sind übrigens bei den beiden Namen beide Schreibweisen zulässig.

Es ist ihre Entscheidung, ob Sie die Wortebene oder die Zeichenebene zur Anzeige der Änderungen benutzen.

Klassifizierungen in der Bearbeitungsliste

Nachdem ich Ihnen nun einige Optionen gezeigt habe, was und wie verglichen werden kann, möchte ich sie kurz auf die  möglichen Klassifizierungen in der Bearbeitungsliste aufmerksam machen.

Hierfür suche ich den Namensvergleich auf der Wortebene aus.

Um Klassifizierungen zu erhalten, klicken Sie bitte unter Überarbeitungen links auf demn Pfeil der nach oben zeigt. So sieht das dann in dem oberen Teil der Bearbeitungsliste aus.

Den Inhalt von 2 Word Dokumente mit den Augen vergleichen

Nur de r Vollständigkeit halber möchte ich darufhinweisen, dass Sie 22 Word Dokumente manuell oder genauer gesagt, mit den Augen vergleichen können. Dazu legen Sie die beiden Dokumente auf dem Bildschirm nebeneinander. Damit nur die 2 gewünschten Dokumente nebveneinander angezeigt werden, öffne ich nur 2 Dokumente. Nämlich Dokument 3 und Dokument 4 mit der unterschiedlichen Schreibweise für 2 Vornamen.

Anschließend licke ich auf der Registerkarte Ansicht auf die Schaltfläche „Nebeneinander anzeigen“.

Danach wird der Inhalt der beiden Dokumente nebeneinander angezeigt.

Word Dokumente kombinieren – Dokumente zusammenfassen

Dies ist der zweite Menüpunkt unter der Schaltfläche „Vergleichen“.

Ich klicke auf „Kombinieren“.

Wie Sie sehen, erhalte ich das gleiche Popup wie bei Dokumente vergleichen. Nur mit dem Unterschied, dass dieses Popup den Namen „Dokumente zusammenfassen“ hat und nicht den Namen „Dokumente vergleichen“.

Unterschiede zwischen „Dokumente vergleichen“ und „Dokumente kombinieren

Zudem lässt sich unmittelbar erkennen, von wem die beiden Dokumente stammen. Allerdings lässt sich der Name „itDoor“ in beiden Feldern überschreiben.

Ich fasse also das Dokument 3 und das Dokument 4 mit den unterschiedlichen Schreibweisen für 2 Vornamen in einem neuen Dokument zusammen. So sieht dann die Zusammenfassung aus:

So sah der Vergleich auf der Wortebene aus (siehe oben).

Wie Sie sehen, sieht das sehr ähnlich aus.

Wozu dann Word Dokumente kombinieren? Schließlich lässt sich das Dokument mit dem Vergleichsebene auch als eine Art von Zusammenfassung abspeichern.

Den ganzen großen Vorteil von „Kombination von Dokumenten“ gegenüber dem „Vergleich von Dokumenten“ konnte ich nicht entdecken.

Es sei denn, man betrachtet es als ganz großen Vorteil, dass man bei Dokumente kombinieren in den kombinierten Dateien sieht, welche Änderungen in den zu kombinierenden Dateien vorgenommen worden sind.

Hier ein Beispiel wo man in den zu kombinierenden Dokumenten jeweils die Änderungen in den Dokumenten sieht.

Damit man die vorgenommenen Änderungen in Dokument 1 und Dokument 2 bei der Kombination von Dokumenten sieht, setzt natürlich voraus, dass man für beide Dokumente die Funktion „Änderungen nachverfolgen“  vorher eingeschaltet hatte.

Bei dem Vergleich von Dokument 1 und Dokument 2 sieht das dagegen so aus.

Sie sehen hier also beim Vergleich von Dokumenten nicht, welche Änderungen in Dokument 1 und Dokument 2 stattgefunden hatten, obwohl „Änderungen nachverfolgen“ eingeschaltet gewesen war.

Ketten-Vergleiche und Ketten-Kombinationen

Wenn es mehr als 2 verschiedene Autoren gibt, lassen sich Kettenvergleiche durchführen.

Beispiel: Man vergleicht das Dokument mit dem Vergleichsergebnis der beiden ersten Autoren mit dem Dokument des dritten Autors. Etc.

Gleiches gilt für das Kombinieren von Dokumenten.

Texte aus mehreren Dateien in eine Datei zusammenführen

Auch eine Art von Kombination von Word Dokumenten. Aber dafür wird nicht die Funktion „Dokumente kombinieren“ verwendet. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann von Interesse, wenn mehrere Autoren völlig voneinander getrennte Textteile schreiben.

Beispiel: Der Text hat nur 2 Kapitel. Autor 1 schreibt das erste Kapitel und Autor 2 schreibt das zweite Kapitel. Da die Änderungskennzeichen von beiden Autoren übernommen werden, wird diese Möglichkeit in dem Fachartikel „Word Änderungen nachverfolgen – Schritt für Schritt“ unter der gleichen Überschrift erklärt.

Das war es zum Thema Word Dokumente vergleichen oder Dokumente kombinieren?

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