Word alphabetischen Index erstellen und aktualisieren

Dezember 2018 Twitter @ItDoorlu

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Word alphabetischen Index erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 18 Screenshots zum Thema Word alphabetischen Index erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshot stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Was ist der Unterschied zwischen einem alphabetischen Index und einem Stichwortverzeichnis? Ich habe niemand gefunden, der hier eine systematische Abgrenzung vornimmt. Da von einem Stichwortverzeichnis in der Regel verlangt wird, daß die Stichwörter dort in einer alphabetischen Reihenfolge erscheinen, kann man einen alphabetischen Index mit einem Stichwortverzeichnis gleichsetzen.

Was ist dann der Unterschied zwischen dem Fachartikel „Word Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren“ [LINK] und diesem Fachartikel?

Jedes Stichwort erscheint nur einmal im alphabetischen Index. So habe ich das im Gegensatz zum Stichwortverzeichnis konstruiert. Wobei das natürlich kein allgemeingültiges Abgrenzungsmerkmal zum Stichwortverzeichnis ist.

Ferner wird hier als Beispiel ein konkret existierendes Buch heranzogen. Nämlich das Buch „E-Book Distributoren, E-Book Shops, E-Book Themen“ [LINK].

So ist die Angabe der Seitenzahlen einfach realistischer.

Außerdem werden hier die 5 Formate, die Word für den alphabetischen Index bzw. für das Stichwortverzeichnis anbietet, ausführlicher vorgestellt.

Wenn man will, kann man also diesen Fachartikel mit 18 Screenshots als eine Ergänzung zum Fachartikel „Word Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren“ [LINK] mit 48 Screenshots betrachten.

Word Indexeintrag erstellen bzw. festlegen

Ein Stichwortverzeichnis beinhaltet –wie der Name schon sagt – nur Wörter. Es können allerdings laut Word nicht nur Indexeinträge für ein einzelnes Wort, sondern auch für Ausdrücke oder für  Symbole bzw. für Themen, die mehrere Seiten umfassen, erstellt werden. Oder der Indexeintrag kann sich auf einen anderen Eintrag beziehen.

Ich will mich an dieser Stelle auf Indexeinträge beschränken, die für ein einzelnes Wort festgelegt werden. Der wohl häufigste Anwendungsfall.

In Word markiere ich daher ein Wort, den Namen eines E-Book Distributors, z. B. „epubli“

In Word ein Wort für den Indexeintrag markieren
In Word ein Wort für den Indexeintrag markieren

Anschließend klicke ich auf der Registerkarte „Verweise“ auf die Schaltfläche „Eintrag festlegen“.

Word Indexeintrag für alpabetischen Index festlegen
Word Indexeintrag für alpabetischen Index festlegen

Danach erscheint dieses kleine Pop-Up.

Word Pop-up Indexeintrag festlegen
Word Pop-up Indexeintrag festlegen

Wie Sie sehen, haben Sie hier bereits schon einige Gestaltungsmöglichkeiten, um das Erscheinungsbild des alphabetischen Indexes zu beeinflussen.

Ich übernehme einfach die Voreinstellungen von Word. Da ich  – wie oben bereits erwähnt – will, daß jedes Stichwort nur einmal im alphabetischen Index auftaucht, klicke ich auf den Button „Festlegen“ und NICHT auf den Button „Alle festlegen“.

Anschließend kann man im Text erkennen, daß Word eine technische Bezeichnung für den Indexeintrag nach dem markierten Text einfügt.

Word fügt in den Text eine technische Bezeichnung für den Indexeintrag ein
Word fügt in den Text eine technische Bezeichnung für den Indexeintrag ein

Diese geschwungene Klammer und deren Inhalt sieht man allerdings nur, wenn man Absatz auf „Einblenden“ geschaltet hat.

Word Absatzzeichen ein-oder ausblenden
Word Absatzzeichen ein-oder ausblenden

Ich lege jetzt 7 weitere Indexeinträge nach dem oben beschriebenen Muster an.

Alphabetischen Index erstellen

Nachdem ich nun für alle Wörter, die im alphabetischen Index erscheinen sollen, einen Indexeintrag festgelegt habe, erstelle ich jetzt einen alphabetischen Index.

Ich platziere den Cursor an der Stelle, an der der alphabetische Index eingefügt werden soll.

Anschließend klicke ich auf der Registerkarte Verweise auf die Schaltfläche „Index einfügen“.

Word alphabetischen Index einfügen
Word alphabetischen Index einfügen

Anschließend bietet Word mir dieses Popup mit diesen Voreinstellungen an.

Word Weitere Einstellungen für alphabetischen Index
Word Weitere Einstellungen für alphabetischen Index

Ich übernehme erstmal alle Voreinstellungen und klicke daher auf den Button „OK“.

Der fertiggestellte einspaltige, alphabetische Index mit Format Modern

Word einspaltiger, alphabetischer Index mit Format Modern
Word einspaltiger, alphabetischer Index mit Format Modern

Wie sich leicht abzählen lässt, habe ich 8 Indexeinträge erstellt. Das sind die Namen der E-Book Distributoren, die in meinem Buch (siehe oben) besprochen werden.

Ferner kann man bei dem Wort „tredition“ kennen, daß Unterstreichungen in den alphabetischen Index übernommen werden. Ich lösche diese Unterstreichung bei „tredition“.

Alphabetischen Index mit 3 Spalten und Format „Klassisch“ erstellen

Ich ändere also bei diesem Pop-up 2 Einstellungen.

Word Index definieren Format Klassisch 3 Spalten
Word Index definieren Format Klassisch 3 Spalten

Der alphabetische Index sieht dann so aus.

Word alphabetischer Index mit 3 Spalten und Format Klassisch
Word alphabetischer Index mit 3 Spalten und Format Klassisch

Alphabetischen Index mit 3 Spalten und Format „Aufzählungszeichen“ erstellen

Beim Format „Klassisch“ ist der Buchstabe über den Indexeinträgen rechtsbündig, beim Format „Aufzählungszeichen“ dagegen, ist der Buchstabe über den Indexeinträgen zentriert.

Word alphabetischer Index mit 3 Spalten und Format Aufzählungszeichen
Word alphabetischer Index mit 3 Spalten und Format Aufzählungszeichen

Alphabetischen Index mit 2 Spalten und Format „Ausgefallen“ erstellen

So könnte sich dann das Erscheinungsbild des alphabetischen Indexes darstellen.

Word alphabetischer Index mit 2 Spalten und Format Ausgefallen
Word alphabetischer Index mit 2 Spalten und Format Ausgefallen

Keines der von Word angebotenen Formate bietet Ihnen eine Überschrift „Alphabetischer Index“ oder „Stichwortverzeichnis“ an. Das ist bei den Formaten bzw. Tabellen für das Inhaltsverzeichnis in Word anders.

Alphabetischer Index mit Hierachien„Eingezogen“ oder „Fortlaufend“ erstellen

Das kann ich leider mit meinem bisherigen Beispiel nicht erklären, da es bei meinen Stichwörter keine Hierarchie gibt. Somit gibt es keine übergeordneten und keine untergeordneten Indexeinträge.

Alphabetischer Index „Eingezogen“ oder „Fortlaufend“ erstellen

Also konstruiere ich ein Beispiel.

Im Text auf Seite 1 ist das Wort „Äpfel“ und im Text auf Seite 2 wird die Apfelsorte „Boskoop“ erwähnt.

Ich starte auf Seite 2 mit meinen Einstellungen. Sie werden gleich sehen, warum.

Auf der Registerkarte „Einfügen“ gibt es die Schaltfläche „Textmarke“.

Word Textmarke hinzufügen
Word Textmarke hinzufügen

Ich setze den Cursor hinter das Wort „Boskoop“ und erstelle die Textmarke „Boskoop“, indem ich auf Button „Hinzufügen“ klicke.

Nun markiere ich auf Seite 1 das Wort „Äpfel“ und lege wie folgt einen Indexeintrag an.

Indexeintrag mit Unterbereich und Textmarke festlegen
Indexeintrag mit Unterbereich und Textmarke festlegen

Als Untereintrag nehme ich „Boskoop“ UND nachdem ich „Seitenbereich“ aktiviert habe, wähle ich dort die eben angelegte Textmarke „Boskoop“ aus.

Anschließend klicke ich auf den Button „Festlegen“. Danach wird mir erst der Button „Schließen“ angeboten, auf den ich ebenfalls klicke.

Der kleine alphabetische Index mit Typ „Eingezogen“ sieht bei dem Format „Modern“ dann so aus.

a. Index mit Untereintrag und Typ Eingezogen
a. Index mit Untereintrag und Typ Eingezogen

Boskoop erscheint nicht unter dem Buchstaben „B“, weil ich für „Boskoop“ keinen Indexeintrag festgelegt hatte. Wenn ich das gemacht hätte, würde „Boskoop“ zweimal im alphabetischen Index erscheinen. Einmal als Untereintrag bei dem Buchstaben „A“ und einmal als Haupteintrag bei dem Buchstaben „B“.

Mit Typ „Fortlaufend“ und Format „Modern“ stellt sich dann der kleine alphabetische Index so dar.

a. Index mit Untereintrag und Typ Fortlaufend
a. Index mit Untereintrag und Typ Fortlaufend

Automarkierung für alphabetischen Index

Hier ist die Stelle, an der das Verfahren der Automarkierung in Gang gesetzt werden kann.

Word Stelle für Automarkierung für einen Index
Word Stelle für Automarkierung für einen Index

Da jedoch im Rahmen dieses Fachartikels immer davon ausgegangen wurde, daß jedes Stichwort im alphabetischen Index nur einmal erwähnt werden soll, wird bezüglich dieses Themas auf den Fachartikel „Word Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren“ [LINK] verwiesen.

Alphabetischen Index aktualisieren

Mit der Erstellung des alphabetischen Index sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit einen Indexeintrag oder mehrere Indexeinträge nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich einen Indexeintrag zusätzlich an. Bisher gab es ja nur 8 Indexeinträge (siehe oben).

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Index aktualisieren“ bemerkt.

Index aktualisieren ist inaktiv
Index aktualisieren ist inaktiv

Die Schaltfläche „Index aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muss noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Stichwortverzeichnis ab.

Dadurch wird der gesamte alphabetische Index markiert. Hier ein dreispaltiger alphabetischer Index mit Format „Klassisch“. Ich hatte bei „Index einfügen, die Seitenzahlen auf rechtsbündig gesetzt, damit Sie mal sehen, wie dann der alphabetische Index aussieht.

  • Wenn der gesamte alphabetische Index markiert, kann man diesen übrigens ganz mit der Entf-Taste löschen.

Aber wollen ja jetzt den alphabetischen Index aktualisieren. Durch die Markierung des gesamten alphabetischen Indexes, wird die Schaltfläche  „Index aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Index aktualisieren jetzt benutzbar
Index aktualisieren jetzt benutzbar

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Index aktualisieren“.

Infolgedessen wird der alphabetische Index um den neunten Indexeintrag „Tolino Media“ ergänzt.

Der aktualisierte alphabetische Index
Der aktualisierte alphabetische Index

Über „Index einfügen“ können Sie übrigens den alphabetischen Index insoweit aktualisieren, in dem Sie sich z. B-nachträglich für ein anderes Format entscheiden.

Zusätzliche Themen im Fachartikel „Word Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren“

Platzhalter, Schnellzugriff für Indexeintrag festlegen, Automarkierung, Button „Alle festlegen“ etc.

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