Word Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren (2)

November 2017 Twitter @ItDoorlu

Twitter ItDoor
Google+ ItDoor

Word Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 49 Screenshots zum Thema Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshots stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Wenn Sie wollen können Sie zukünftig auf diese Art und Weise mit Word arbeiten.

Am besten definieren Sie beim Schreiben als erstes eine Überschrift und ordnen dieser gleich eine Gliederungsnummer zu. In diesem Moment denken Sie schon daran, das Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Sie schreiben weiter. Folglich definieren Sie während des Schreibens des Textes weitere Überschriften mit Gliederungsnummern. Damit diese neuen Überschriften mit den entsprechenden n Gliederungsnummern in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden, aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis nach Belieben.

Ab wieviel Überschriften sollte man ein Inhaltsverzeichnis erstellen?

Das WordPress Plugin „ Table of Contents Plus” erstellt ab einschließlich 4 Überschriften automatisch ein Inhaltsverzeichnis auf einer Webpage. Im Gegensatz zu diesem Vorschlag habe ich das Programm „ Table of Contents Plus“ so eingestellt, daß auf itdoor.lu ein Inhaltsverzeichnis automatisch ab einschließlich 3 Überschriften erstellt wird. Aber letztendlich muß das jeder für sich selbst entscheiden.

Sie können übrigens von einer Überschrift zu einer anderen Überschrift im Text springen. Dafür brauchen Sie nur links im Navigationsbereich auf eine Überschrift klicken. Zu welcher Überschriftebene die Überschrift gehört, spielt dabei keine Rolle.

Daher kann es sich schon deswegen lohnen, Überschriften zu erstellen, auch wenn man gar kein Inhaltsverzeichnis erstellen möchte. Zumal Überschriften einen dazu zwingen, den Text zu strukturieren.

 Falls Sie noch keine Textteile als Überschrift definiert haben

Überschrift für Überschrift definieren

 

Beispiel:

Word Beispiel für Anlegen einer Überschrift
Word Beispiel für Anlegen einer Überschrift

Sie markieren den Textteil, der eine Überschrift sein soll.

Anschließend klicken Sie bei der Registerkarte „Start“ auf eine Kachel für eine Überschrift.

Word Formatvorlagen für Überschriften
Word Formatvorlagen für Überschriften

Die Kachel, die hier angeklickt worden ist, ist die Kachel für die erste Überschriftenebene (dazu später mehr). Das Ergebnis sieht dann so aus:

Word nach Klick auf die Formatvorlage für die erste Überschriftenebene
Word Überschrift der ersten Überschriftenebene

Welcher Textteil Überschrift ist und welcher Textteil keine Überschrift ist, erkennen Sie oben auf der linken Seite im Navigationsbereich.

Haben Sie überhaupt noch keine Überschrift im Text sieht das so aus.

Word ein Text ohne Überschrift
Word ein Text ohne Überschrift

In unserem Beispielsfall mit einer Überschrift wird das von Word so dargestellt:

Word Text mit einer Überschrift
Word Text mit einer Überschrift

Wenn Sie noch eine zweite Überschrift der gleichen Überschriftenebene hinzufügen, wird das auf der linken Seite im Navigationsbereich natürlich berücksichtigt.

Word 2 Überschriften auf der ersten Überschriftenebene
Word 2 Überschriften auf der ersten Überschriftenebene

Ist die zweite Überschrift der ersten Überschrift untergeordnet, also eine Überschrift der zweiten Überschriftenebene, dann ergibt sich folgendes Bild.

Word zweite Überschrift gehört zur zweiten Überschriftenebene
zwei Überschriftenebenen

…..bei 3 Ebenen

Word 3 Überschriftenebenen
Word 3 Überschriftenebenen

Für die Erstellung einer Überschrift der dritten Ebene haben Sie hierhin geklickt.

Word Formatvorlage für die dritte Unterschriftenebene
Formatvorlage dritte Unterschriftenebene

Wie erkennt man, welche Überschriftskachel welche Überschriftenebene repräsentiert?

Die eine Möglichkeit ist, Sie zählen von links nach rechts die Kacheln durch.

Dabei ist zu berücksichtigen, da von links gesehen, die dritte Kachel erst erscheint, wenn Sie eine Überschrift der zweiten Ebene erstellt haben. Die vierte Kachel erscheint erst, wenn Sie eine Überschrift der dritten Ebene kreiert haben.

Das liegt an dieser Voreinstellung über deren Ort hier hinweggegangen wird.

Word wann eine Formatvorlage für eine Überschrift angezeigt wird
wann eine Formatvorlage für eine Überschrift angezeigt wird

Statt die Überschriftenkacheln von links nach rechts durchzuzählen, können Sie die Überschriftenebene auch so erkennen.

Word Anzeige der Überschriftenebene
Word Anzeige der Überschriftenebene

Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Überschriftkachel. Sie können aber auch auf diese unscheinbare Stelle klicken, um in Erfahrung zu bringen, welche Überschriftskachel welcher Überschriftenebene zugeordnet ist.

Word Schaltfläche Formatvorlagen
Word Schaltfläche Formatvorlagen

Denn dann öffnet sich folgendes Fenster:

Übersicht Formatvorlagen
Übersicht Formatvorlagen

Klicken Sie hier auf „Formatvorlagen verwalten“, sehen Sie, daß 9 Überschriftenebenen vorgesehen sind.

Word 9 Überschriftenebenen sind vorgesehen
Word 9 Überschriftenebenen sind vorgesehen

Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen die meisten nur 3 bis 4 Überschriftenebenen  zu verwenden.

  • Im Grunde genommen ist das natürlich mühsam Überschrift für Überschrift zu definieren. Mit etwas Planung können Sie das übrigens vereinfachen.

Mehrere Überschriften auf einmal definieren

Damit Sie mehrere Überschriften auf einmal definieren können, braucht diese Gruppe von Überschriften etwas Gemeinsames z. B. das Wort „Kapitel“.

  • Dieses Kapitel ist keine Empfehlung während des Schreibens keine Überschriften zu definieren. Allein schon deswegen, weil Sie wegen fehlender Überschriften keine Orientierungshilfe durch den Navigationsbereich haben.

Denn ohne Unterschriften sieht der Navigationsbereich so aus:

Word Navigationsbereich ohne Überschrift
Navigationsbereich ohne Überschrift

Beispiel für die Definition von mehreren Unterschriften in einem Rutsch:

Word Aus Kapiteln Überschriften erstellen
Aus Kapiteln Überschriften erstellen

Man setzt den Cursor vor das Wort „Kapitel““ und drückt „STRG“ und „H „ gleichzeitig.

Sie landen in der „Ersetzen“ Maske. Dort geben Sie im Feld „Suchen nach“ das Wort <Kapitel> ein.

  • Der Cursor muß im Feld „Ersetzen durch“ stehen, damit an diese Feld die Formatvorlage für die Unterschrift drangeheftet wird (siehe unten)

Wegen der Namensähnlichkeit von „Kapitel“ und „Unterkapitel“ muß bei „Nur ganzes Wort suchen“ ein Häkchen gesetzt werden.

Word Die Maske um Inhalte zu ersetzen
Word Die Maske um Inhalte zu ersetzen

Anschließen klicken Sie auf „Format“ und dann auf „Formatvorlage“. Danach sehen Sie dann dieses Bild „Formatvorlage ersetzen“.

Word Formatvorlage ersetzen
Word Formatvorlage ersetzen

Danach scrollen Sie nach unten, bis Sie die passende Formatvorlage für die Überschrift gefunden haben, z. B. „“Überschrift 1“.

Word Formatvorlage Überschrift 1 ersetzen
Formatvorlage Überschrift 1 ersetzen

Anschließend klicken Sie auf „OK‘“.

Ergebnis: Bei dem Feld „Ersetzen durch“ steht jetzt „Formatvorlage Überschrift 1“

Word Alle ersetzen mit Formatvorlage 1
Word Alle ersetzen mit Formatvorlage 1

Danach klicken Sie auf „Alle ersetzen‘“.

Dann kommt diese Meldung:

Word Es wurden 2 Ersetzungen vorgenommen
Word Es wurden 2 Ersetzungen vorgenommen

Sie klicken auf „OK‘“ und als Folge davon, haben Sie jetzt dieses Ergebnis.

Word Die Kapitel sind jetzt Überschrift 1
Die Kapitel sind jetzt Überschrift 1

Auch in diesem Fall können Sie links oben im Navigationsbereich das Ergebnis Ihrer Massenaktion „Überschriften erstellen“ kontrollieren.

Word Navigationsbereich Beide Kapitel sind jetzt Überschrift 1
Navigationsbereich Kapitel als Überschrift 1

Falls es nicht geklappt haben sollte, können Sie mit Pfeil nach links wieder alles rückgängig machen.

Word Die Änderungen rückgäng machen
Word Die Änderungen rückgäng machen

Sie haben es geschafft alle für die erste Überschriftenebene vorgesehenen Überschriften dieser Ebene zuzuordnen. Danach können Sie das Gleiche für die anderen Überschriftenebenen durchführen. Wie gesagt, funktioniert das nur, wenn alle Überschriften einer Ebene ein Wort haben, das sonst nicht mehr vorkommt. Zum Beispiel bei der Überschriftenebene 2 das Wort „Unterkapitel“. Das Wort Unterkapitel darf also sonst nirgendwo mehr im Test vorkommen. Ein weiterer Nachteil dieser Methode der Massendefintion.

Word Gliederungsnummern automatisch vor die Überschriften setzen

Ob Sie Gliederungsnummern vor die Überschriften setzen, ist Ihre Entscheidung. Schließlich kann man das Inhaltsverzeichnis erstellen, ohne daß man Gliederungsnummern setzt.

Beispiel: Die Kapitel wurden der Überschriftenebene 1 zugeordnet. Die Unterkapitel gehören zur Überschriftenebene 2.

So sieht das im Augenblick im Navigationsbereich ohne Gliederungsnummer aus:

Word Navigationsbereich ohne Gliederungsnummer
Navigationsbereich ohne Gliederungsnummer

Sie stellen den Cursor auf die erste Überschrift. Hier ist das die Überschrift „Kapitel Äpfel“

Word Start Gliederungsnummern setzen
Word Start Gliederungsnummern setzen

Anschließend klicken Sie bei der Registerkarte Start auf den Button „Liste mit mehreren Ebenen“

Word Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen
Word Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen

Danach sehen Sie welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie bei dem Setzen der Gliederungsnummern haben.

Wählen Sie eine Liste aus, in der das Wort „Überschrift enthalten ist. Zum Beispiel die hier schwarz umrandete Überschriftenliste.

Word Liste mit Gliederungsnummern für Überschriften
Word Liste mit Gliederungsnummern für Überschriften

Danach sind die Überschriften wie von Ihnen gewünscht durchnummeriert.

Word Überschriften mit Gliederungsnummern
Word Überschriften mit Gliederungsnummern

Im Navigationsbereich sieht das dann so aus:

Word Gliederungsnummern auch im Navigationsbereich
Gliederungsnummern auch im Navigationsbereich

Klicken Sie nicht auf diese Überschriftenliste, sondern auf die gleich aussehende Liste eins weiter oben (hier schwarz umrandet),

Word Diese Liste ist keine Überschriftenliste
Word Diese Liste ist keine Überschriftenliste

Dann wird nicht wie von Ihnen gewünscht durchnummeriert. Weil diese Liste eben keine Überschriftenliste ist.

Word Nur für die erste Überschrift eine Gliederungsnummer
Nur für die erste Überschrift eine Gliederungsnummer

Es kann passieren daß trotz Verwendung einer Überschriftenliste nicht alle Überschriften eine Gliederungsnummer erhalten. Hier z. B. Unterkapitel Rocha.

Word Bei Unterkapitel Rocha fehlt die Gliederungsnummer
Bei Unterkapitel Rocha fehlt die Gliederungsnummer

Dann setzen Sie den Cursor auf den Text diese Überschrift „Unterkapitel Rocha“ und ´klicken auf die Kachel für die Unterschriftenebene 2. Danach sollte das Unterkapitel Rocha die gewünschte Gliederungsnummer haben.

Wie gleich aufgezeigt wird, können Sie die Gliederungsnummern auch erst nach der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses setzen. Die Reihenfolge bleibt Ihnen überlassen.

Word Inhaltsverzeichnis erstellen

Sie haben die Überschriften definiert und die Gliederungsnummern gesetzt. Folglich ist es an der Zeit das Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

  • Sie positionieren den Cursor an der Stelle im Text, an der Sie das Inhaltsverzeichnis haben wollen.

Um das Inhaltverzeichnis zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte „Verweise“ und klicken dort auf den Button „Inhaltsverzeichnis“.

Word Schaltfläche für Inhaltsverzeichnis erstellen im Menüband
Word Schaltfläche für Inhaltsverzeichnis erstellen im Menüband

Ehe Sie sich versehen, wird Ihnen folgendes Bild angeboten.

von Word angebotene Muster für Inhaltsverzeichnisse
von Word angebotene Muster für Inhaltsverzeichnisse

Wenn Sie beispielsweise „Automatische Tabelle 1“ durch einen Klick aussuchen, sehen Sie dann folgendes:

Word Inhaltsverzeichnis „Automatische Tabelle 1“
Word Inhaltsverzeichnis „Automatische Tabelle 1“

So schnell kann man also ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Die von Ihnen automatisch gesetzten Gliederungsnummern für die Überschriften sind in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen worden.

Sie können übrigens diese Gliederungsnummern auch erst nach der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses automatisch setzen.

Beispiel:

Word Überschriften ohne Gliederungsnummern
Überschriften ohne Gliederungsnummern

Zur Abwechslung wurde „Automatische Tabelle 2“ ausgewählt. Dort steht über dem Inhaltsverzeichnis „Inhaltverzeichnis“ und nicht nur „Name“ wie bei „Automatische Tabelle 1“

Word Inhaltsverzeichnis „Automatische Tabelle 2“
Word Inhaltsverzeichnis „Automatische Tabelle 2“

Sie setzen wie oben beschrieben automatisch die Gliederungsnummern für die Überschriften.

Als Folge davon ergibt sich dieses Bild.

Word Überschriften mit Gliederungsnummer Inhaltsverzeichnis noch ohne
Word Überschriften mit Gliederungsnummer Inhaltsverzeichnis noch ohne

Das Inhaltsverzeichnis bleibt weiterhin ohne Gliederungsnummern.

Anschließend gehen Sie bei der Registerkarte Verweise auf „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“.

Word Inhaltverzeichnis aktualisieren für Gliederungsnummern
Word Inhaltverzeichnis aktualisieren

Auf Grund Ihres Klicks kommt ein kleines Fenster mit diesem Inhalt.

Word Gesamtes Verzeichnis aktualisieren
Word Gesamtes Verzeichnis aktualisieren

Da Sie Wert darauf legen, daß das Inhaltsverzeichnis die Gliederungsnummern aufnimmt, entscheiden Sie sich für „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“.

Als Folge davon, sind jetzt die Gliederungsnummern im Inhaltsverzeichnis enthalten.

Word aktualisiertes Inhaltsverzeichnis mit Gliederungsnummern
Word aktualisiertes Inhaltsverzeichnis mit Gliederungsnummern

Ich persönlich finde es komplizierter erst ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen und sich dann erst um die Gliederungsnummern für die Überschriften zu kümmern.

Auf jeden Fall sind wir jetzt bei dem Punkt „Inhaltverzeichnis aktualisieren“  angelangt.

Diese Punkte werden hier übersprungen.

Word Inhaltsverzeichnis Manuelle Tabelle
Word Inhaltsverzeichnis Manuelle Tabelle

Word Inhaltverzeichnis aktualisieren

Am besten definieren Sie beim Schreiben als erstes eine Überschrift und ordnen dieser gleich eine Gliederungsnummer zu. In diesem Moment denken Sie schon daran, das Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Sie schreiben weiter. Folglich definieren Sie während des Schreibens des Textes weitere Überschriften mit Gliederungsnummern. Damit diese neuen Überschriften mit den entsprechenden n Gliederungsnummern in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden, aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis nach Belieben.

Das ist die Ausgangsituation:

Word Ausgangssituation für das Aktualisieren des Inhaltverzeichnisses
Word Ausgangssituation für das Aktualisieren des Inhaltverzeichnisses

Das Kapitel Birnen erhält jetzt ein neues Unterkapitel.

Word neue Überschrift angelegt, noch nicht im Inhaltsverzeichnus enthalten
Word neue Überschrift angelegt, noch nicht im Inhaltsverzeichnus enthalten

Bei Definition von „Williams Christ“ als Überschrift der zweiten Ebene, wurde von Word automatisch die Gliederungsnummer 2.2 gesetzt.

Der Text hat eine neue Überschrift. Eine gute Gelegenheit, das Inhaltverzeichnis zu aktualisieren.

Word Aktualisierung Inhaltsverzeichnis
Word Aktualisierung Inhaltsverzeichnis

Auf Grund Ihres Klicks kommt ein kleines Fenster mit diesem Inhalt.

Word Aktualisierug des gesamten Verzeichnisses
Aktualisierung des gesamten Verzeichnisses

Sie möchten das gesamte Verzeichnis aktualisieren. Das gelingt auch.

Word aktualisiertes Unterverzeichnis mit der neuen Überschrift
Word aktualisiertes Unterverzeichnis mit der neuen Überschrift

Ändern Sie den Text vom  Unterkapitel Williams Christ auf Unterkapitel Williams Christ Birnen, wird auch diese Textänderung bei der nächsten Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses berücksichtigt.

Word aktualisiertes Inhaltsverzeichnis mit neuem Überschriftentext
Word aktualisiertes Inhaltsverzeichnis mit neuem Überschriftentext
  • Natürlich werden auch Änderungen bei den Überschriftentexten bei der Aktualisierung in das Inhaltsverzeichnis mit aufgenommen.

Falls es Ihnen lästig ist, wegen der Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses von der Registerkarte „Start“ zur Registerkarte „Verweise“ zu wechseln, können Sie das vereinfachen.

Wenn Ihre Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht dadurch unübersichtlich wird, können Sie dort den Befehl für die Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses einfügen. Siehe das schwarz umrandete Icon.

Word "Aktualisierung Inhaltsverzeichnis" in der Symbolleistefür den Schnellzugriff
„Aktualisierung Inhaltsverzeichnis“ in Symbolleiste Schnellzugriff

Das war es zum Thema Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren.

Verwandte Fachartikel:

Word alphabetischen Index erstellen und aktualisieren

Inhaltsverzeichnis ohne Seitenzahlen erstellen/aktualisieren

Word Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren

Word Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren

Word Abkürzungsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Word Literaturverzeichnis erstellen und aktualisieren

Word Felder von Quellentypen für Zitate auf einen Blick

Word Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren

 

Liste Fachartikel zum Thema Joomla von ItDoor

zu den Fachartikeln zum Thema Word von ItDoor für eilige Leser

Zu den It-Wörterbüchern von ItDoor

zur Startseite von ItDoor

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.