aktualisiert Dezember 2018 Twitter @ItDoorlu

Word Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 48 Screenshots zum Thema Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshots stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Das Stichwortverzeichnis wird bei Word „Index“ genannt.

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Word Stichwort erstellen, bearbeiten und löschen

Word Stichwort erstellen. bearbeiten

Jede Seite auf der das Stichwort erscheint, soll im Stichwortverzeichnis genannt werden

Die Ausgangssituation: Sie haben das StichwortA 2mal im Text. Einmal auf der Seite 1 und einmal auf der Seite 2.

Sie markieren einmal das StichwortA im Text.

Auf Seite 2 haben Sie nochmal das Stichwort „StichwortA“. Dort markieren Sie das StichwortA allerdings nicht.

Auf der Registerkarte „Verweise“ klicken Sie dann auf „Eintrag festlegen“.

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

Wenn Sie möchten, daß jede Seite im Stichwortverzeichnis genannt wird, auf der das StichwortA erscheint, klicken Sie auf den Button „Alle festlegen“.

Erst nachdem Sie auf den Button „Alle festlegen“ geklickt haben, bietet Ihnen Word den Button „Schließen“ an.

Sie klicken dann auf den Button „Schließen“.  Infolgedessen sehen dann beiden Textteile mit dem StichwortA so aus.

Wie Sie sehen, sind alle StichwortA  von dem Index erfaßt worden. Obwohl Sie nur einmal das StichwortA markiert haben und nicht jedesmal, wenn es im Text vorkommt.

Tatsächlich erscheint dann im Stichwortverzeichnis jede Seite auf der das Stichwort erscheint.

(Zu Stichwortverzeichnis erstellen und zu den Gestaltungsmöglichkeiten bei dem  Stichwortverzeichnis später mehr (siehe unten).)

Nicht jede Seite auf der das Stichwort erscheint, soll im Stichwortverzeichnis genannt werden

Hatten Sie das schon mal? Sie suchen im Stichwortverzeichnis nach einem Stichwort und finden zu diesem Stichwort mehrere Seiten aufgelistet. Daher gehen Sie auf eine dieser Seiten und stellen fest, daß das Stichwort auf dieser Seite von untergeordneter Bedeutung ist. Anschließend wissen Sie nicht  mehr zu diesem Stichwort als vorher und haben Zeit verschwendet.

Allerdings muß man zu Gunsten des Stichworterstellers sagen, daß es schwierig sein kann, zu entscheiden, welche Seiten zu einem Stichwort genannt werden sollen und welche  nicht.

Hier die Balance zu finden, ist wahrscheinlich schwieriger, als Stichwortverzeichnis erstellen in Word.

Auf jeden Fall macht es Sinn, hier in Word entscheiden zu können, daß nicht alle Seiten eines Stichworts in Word erscheinen.

Die Ausgangssituation: Sie haben das StichwortA 3mal im Text. Einmal auf der Seite 1, einmal auf der Seite 2 und einmal auf der Seite 3.

Die Seite 2 soll für dieses Stichwort im Stichwortverzeichnis nicht erscheinen, da dieses Stichwort auf Seite 2 nur beiläufig genannt wird.

Sie markieren einmal das StichwortA im Text.

Auf der Registerkarte „Verweise“ klicken Sie dann auf „Eintrag festlegen“.

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

Sie klicken auf den Button „Festlegen“.

Erst nachdem Sie auf den Button „Festlegen“ geklickt haben, bietet Ihnen Word den Button „Schließen“ an. Aber Sie möchten vor dem „Schließen“ noch das StichwortA auf Seite 3 in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen.

Sie könnten daran denken, das StichwortA auf Seite 3 zu markieren, um erst dann auf den Button „Schließen“ zu klicken.

In dem Moment, in dem Sie das Stichwort A auf der Seite 3 markieren, wird der Button „Festlegen“  grau und ist damit inaktiv.

Sie klicken daher kurz auf „Seitenbereich“ und anschließend wieder auf „Aktuelle Seite“ und schon ist der Button „Festlegen“ wieder aktiv.

Sie klicken auf den Button „Festlegen“ und anschließend auf den Button „Schließen“.

Hinter dem StichwortA ist auf Seite 3 ist jetzt auch eine geschweifte Klammer.

Die geschweifte Klammer ist der Platzhalter für das Stichwort. Da das StichwortA auf Seite 3 jetzt auch einen Platzhalter für das Stichwort hat, erscheint die Seite 3 auch bei diesem Stichwort im Stichwortverzeichnis.

(Zu Stichwortverzeichnis erstellen und zu den Gestaltungsmöglichkeiten bei dem  Stichwortverzeichnis später mehr (siehe unten).)

Das Ziel ist erreicht. Die Seite 2 auf der das StichwortA auch vorkommt, erscheint nicht im Stichwortverzeichnis.

Das ist natürlich ein äußerst mühsames Verfahren. Man könnte daher daran denken, erstmal von allen Stichwörtern alle Seiten in das Stichwortverzeichnis aufzunehmen und dann im Stichwortverzeichnis die unerwünschten Seitenzahlen manuell zu löschen.

Um bei unserem Beispiel zu bleiben. Natürlich können Sie hier mit der Hand die „2“ einschließlich dem zugehörigen Komma aus dem Stichwortverzeichnis löschen.

Aber die geschweifte Klammer, der Platzhalter für das StichwortA auf Seite2 bleibt bestehen, Löschen Sie diesen Platzhalter nicht noch zusätzlich, wird bei der nächsten Aktualisierung des Stichwortverzeichnisses die Seite 2 für das StichwortA wieder in das Stichwortverzeichnis aufgenommen.

Dann ist der folgende Weg wahrscheinlich einfacher:

• „Alle festlegen“
• Einzelne Platzhalter manuell löschen (siehe unten)
• Stichwortverzeichnis aktualisieren (siehe unten)

Ein Stichwort ist mehrmals auf einer Seite

Die Ausgangssituation: Das StichwortA erscheint zweimal auf Seite 1. Ferner erscheint das StichwortA einmal auf der Seite 2 und einmal auf der Seite 3.

Sie markieren wie gehabt, das StichwortA einmal. Wie oben bereits erwähnt, klicken Sie in dieser Reihenfolge: „Eintrag festlegen“, „Alle festlegen“ und danach auf den Button „Schließen“.

Das Stichwortverzeichnis sieht dann so aus:

Na, wenigstens erscheint die Seite 1 für das StichwortA nicht zweimal im Inhaltsverzeichnis.

(Zu Stichwortverzeichnis erstellen und zu den Gestaltungsmöglichkeiten bei dem  Stichwortverzeichnis später mehr (siehe unten).)

Den Platzhalter für das Stichwort unsichtbar machen

Hier nochmal ein Beispielsbild von einem Platzhalter für ein Stichwort.

Der Platzhalter ist die geschweifte Klammer und der Inhalt darin.

Wird die Seite ausgedruckt, erscheint der Platzhalter nicht auf der ausgedruckten Seite.

Nervt Sie trotzdem dieser Platzhalter, dann klicken Sie hier auf diese Schaltfläche.

So sieht das dann ohne die Platzhalter und ohne Formatierungssymbole aus.

Allerdings verlieren Sie dann für dieses Dokument und alle neu geöffneten Dokumente alle Formatierungssymbole und Absatzmarken.

Sie können aber wiederum mit Klick auf diesen Befehl die Formatierungssymbole und Absatzmarken jederzeit wieder einblenden.

Falls Sie diesen Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht vorrätig haben, finden sie diesen Befehl auf der Registerkarte Start.

Schnellzugriff für den Befehl „Eintrag festlegen“ in der Symbolleiste

Falls Ihnen der ständige Wechsel zwischen der Registerkarte „Verweise“ und den anderen Registerkarten für die Einfügung der Abkürzungen lästig sein sollte, könnten Sie von dem Schnellzugriff in der Symbolleiste Gebrauch machen.

Schwarzumrandet ist hier das Symbol für den Befehl „Eintrag festlegen“

Word Stichwortplatzhalter löschen

Word einen Stichwortplatzhalter löschen

Sie markieren den Platzhalter einschließlich der geschweiften Klammern.

Anschließend drücken Sie die „Entf“-Taste. Damit ist der Platzhalter gelöscht. Falls dieses Stichwort  bereits im Stichwortverzeichnis enthalten war, ist dieses Stichwort auch nach der Löschung ihres Platzhalters noch im Stichwortverzeichnis enthalten. Damit das Stichwort aus dem Stichwortverzeichnis verschwindet, muß das Stichwortverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

 

Word alle Stichwortplatzhalter löschen

Es  geht es darum, die Platzhalter zu finden und durch nichts zu ersetzen. Es gibt 3 Platzhalter für Stichwörter.

Das ist die Ausgangsituation. Um zu kontrollieren, ob bei dem Löschvorgang nicht auch <<Xe>> des Wortes „Xenonlicht“ mitgelöscht wird, habe ich das Wort „Xenonlicht“ mit in den Text aufgenommen.

Wie Sie sehen, fangen die Platzhalter mit <<XE>> an.

Wenn Sie gleichzeitig die Tasten „Strg“ und „H“ drücken, gelangen Sie zur Maske „Ersetzen“.

Sie geben in dem Feld „Suchen nach“ diese Zeichenkombination ein:  ^19 XE

• Das kleine Dach ist bei mir auf der Tastatur oben ganz links.
• Zwischen die 19 und dem XE MUSS unbedingt ein Leerschritt sein.

Anschließend klicken Sie auf „Alle ersetzen“ und erhalten danach diese Meldung:

Sie klicken auf „OK‘“. Infolgedessen sieht das Ergebnis jetzt so aus.

Das Wort „Xenonlicht“ ist unberührt geblieben. Die beiden Platzhalter für die beiden Stichwörter sind gelöscht.

• Allerdings haben Sie bei dieser Verfahrensweise ein Problem, falls Sie zugleich in Ihrem Word Dokument ein Abkürzungsverzeichnis haben. Denn dann sind die Platzhalter für die Abkürzungen ebenfalls gelöscht worden.

Falls Sie zum Zeitpunkt des Löschvorgangs bereits ein Stichwortverzeichnis erstellt hatten, ist dieses Stichwortverzeichnis nach wie vor vorhanden. Sie können dann, das Stichwortverzeichnis löschen, in dem Sie in das Stichwortverzeichnis klicken und auf die Schaltfläche „Index aktualisieren“ klicken (siehe unten). Im Text erscheint dann am alten Platz des Stichwortverzeichnisses die Meldung „Keine Indexeinträge gefunden.“

Da Sie diese Meldung wahrscheinlich auf Dauer nicht brauchen, markieren Sie diese Meldung wie auf dem Bild und klicken anschließend auf die „Entf“-Taste.

Word Stichwortverzeichnis erstellen

Für Stichwortverzeichnis erstellen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle,, an der Sie das Stichwortverzeichnis haben wollen. Danach klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf „Index einfügen“.

Anschließend sehen Sie dann dieses kleine Fenster.

Ich entscheide mich für „Spalten 1“ und für „Fortlaufend“.

Wie Sie sehen, haben Sie an dieser Stelle noch andere Formatierungsmöglichkeiten für das Stichwortverzeichnis.

Ich klicke auf „Ok“ und infolgedessen wird das Stichwortverzeichnis erstellt. Das Stichwortverzeichnis sieht dann so aus:

Wie Sie sehen, habe ich wie oben  beschrieben, auf der Seite 2 noch NeuesStichwort eingefügt. Damit soll gezeigt werden, das Word automatisch die Stichwörter alphabetisch sortiert.

Word verschiedene Formate für das Stichwortverzeichnis

Wenn Sie beim Erstellen des Stichwortverzeichnisses als Format „Klassisch“ auswählen, haben Sie im Stichwortverzeichnis noch zusätzlich den dazugehörigen Anfangsbuchstaben als Gliederungsinstrument.

Beim Format „Ausgefallen“ sieht das Stichwortverzeichnis dann so aus:

Hier die Ansicht des Stichwortverzeichnisses beim Format „Modern“.

Vielleicht haben Sie bemerkt, daß bisher immer das Feld „Füllzeichen“ grau war und damit inaktiv war. Mit dem Feld „Füllzeichen“ kann erst gearbeitet werden, wenn ein Häkchen bei „Seitenzahlen rechtsbündig“ gesetzt wird.

Da nun die Seitenzahl ganz rechts steht, stellt sich die Frage, was als Füllzeichen zwischen dem Stichwort und seinen Seitenzahlen stehen soll.

Das Stichwortverzeichnis sieht dann beispielsweise so aus:

Word Stichwortverzeichnis aktualisieren

Mit der Erstellung des Stichwortverzeichnisses sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit ein Stichwort oder mehrere Stichwörter nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich ein drittes Stichwort an.

Das ist die Ausgangsituation vor der Aktualisierung des Abkürzungsverzeichnisses. 2 Stichwörter sind im Stichwortverzeichnis enthalten (siehe oben). Das dritte Stichwort wurde also nach der Erstellung des Stichwortverzeichnisses festgelegt.

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Index aktualisieren“ bemerkt.

Die Schaltfläche „Index aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muß noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Stichwortverzeichnis ab.

Dadurch wird das ganze Stichwortverzeichnis markiert.

Ferner wird dadurch die Schaltfläche  „Index aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Index aktualisieren“.

Infolgedessen wird das Stichwortverzeichnis um das dritte Stichwort ergänzt.

Aktualisiert werden kann auch das Format des Stichwortverzeichnisses, das oben schon besprochen wurde.

Sie stellen den Cursor irgendwo ab und klicken auf „Index einfügen.

Dann wählen Sie hier ein anderes Format aus. Sie stellen beispielsweise auf das Format „Ausgefallen“ um.

Anschließend erhalten Sie diese Meldung.

Die Meldung bestätigen Sie mit einen Klick auf „Ja“. Infolgedessen hat Ihr Stichwortverzeichnis nun das Format „Ausgefallen“.

Automarkierung für Stichwortverzeichnis

Für dieses Kapitel ziehe ich als Beispiel ein konkret existierendes Buch heran. Nämlich das Buch „E-Book Distributoren, E-Book Shops, E-Book Themen“ [Link].

So ist die Erklärung der Automarkierung anschaulicher und die Angabe der Seitenzahlen realistischer.

„Automarkierung“ hört sich nach einer Arbeitserleichterung an.

In dem o. g. Buch werden, wie der Titel schon vermuten lässt, E-Book Distributoren besprochen. Daher werden die Namen der 8 E-Book Distributoren an zahlreichen Stellen im Buch erwähnt.

Ich erstelle einfach eine Word Datei, in der nur die 8 Namen der E-Book Distributoren untereinander enthalten sind. Anschließend klicke ich auf den Button „Automarkierung“ und kann dann diese Word Datei hochladen. Denn ich befinde mich jetzt im Windows Explorer.

Nach einem Klick auf den Button „Öffnen“, findet Word dann diese 8 Namen der E-Book Distributoren in meinem Manuskript und erstellt bei jedem dieser Treffer automatisch einen Indexeintrag.

Nachdem nun alle Indexeinträge automatisch festgelegt worden sind, ist in einem zweiten Schritt das Stichwortverzeichnis zu erstellen. Denn das Stichwortverzeichnis wird bei diesem Verfahren nich automatisch miterstellt.

Daher klicke ich auf die Schaltfläche „Index einfügen“ und anschließend auf den Button „OK“.

So sieht dann das Stichwortverzeichnis (Format Modern) mit der Automarkierung aus.

• Bei so vielen Treffern pro Stichwort empfiehlt es sich, das Stichwortverzeichnis einspaltig zu gestalten.
• Wie Sie sehen, werden Formatierungen wie Unterstreichungen und Fettschrift aus der Hilfsdatei übernommen.

Da es nur darum ging, die Übernahme der Formatierungen zu zeigen, kann hier vernachlässigt werden, daß diese Formatierungen in diesem Beispiel kaum einen Sinn ergeben.

• Zu hinterfragen ist, ob man das will, daß alle Fundstellen angezeigt werden und nicht nur die wichtigsten. Wer nur die wichtigsten Fundstellen auflisten möchte, der müsste mittels Löschung von einzelnen Indexeinträgen manuell nacharbeiten. Oder auf die Automarkierung verzichten. Aber dieses Problem hat man ja grundsätzlich schon, wenn man bei dem manuellen Verfahren auf den Button „Alle festlegen“ klickt (siehe oben).

Zusätzliche Themen im Fachartikel „Word alphabetischen Index erstellen und aktualisieren“

Index mit Hierarchien, Index eingezogen oder fortlaufend, Index mit Textmarke, die 5 verschiedenen Indexformate

Fazit:

Einen Befehl „Stichwort einfügen“ gibt es nicht. Ferner ist weder ein Befehl „Stichwortverzeichnis erstellen“ noch ein Befehl „Stichwortverzeichnis einfügen“ vorhanden.

Beim Fußnotenverzeichnis gibt es wenigstens noch eine Überschrift als „Literaturverzeichnis‘“(siehe Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren).

Das hat den Vorteil, daß immerhin der Ort der Überschrift vorschlagsmäßig vordefiniert ist. Beim Stichwortverzeichnis erstellt Word keine Überschrift. Die Überschrift „Stichwortverzeichnis“ muß von Ihnen manuell ins Word Dokument eingepflegt werden.

Dennoch läßt sich einiges mit Word für ein Stichwortverzeichnis gestalten. Ob es gut genug ist, entscheiden Sie.

 

Es gibt einige Ähnlichkeiten zu „Abkürzungsverzeichnis erstellen und aktualisieren“.

Wen Sie ein Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren können, dann können Sie (fast) auch ein Abkürzungsverzeichnis erstellen und aktualisieren.

Diese technische Verwandtschaft birgt aber auch Probleme in sich z. b. beim Löschen oder Erstellen oder Aktualisieren. Darauf ist in einem gesonderten Fachartikel einzugehen.

Das war es zum Thema Stichwortverzeichnis erstellen und aktualisieren.

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