Word Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren

Oktober 2017 Twitter @ItDoorlu

Word Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 53 Screenshots zum Thema Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshots stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Es sind bereits Tabellen vorhanden. Wie man Tabellen in Word einfügt, wird in dem Fachartikel „Tabellen in Word einfügen“ erläutert.

Die Daten in den  Beispielstabellen sind frei erfunden und sollen daher keinen Bezug zur Realität aufweisen.

Word Tabelle beschriften

Da es bereits Tabellen in Word  gibt, geht es nun darum diese Tabellen zu beschriften.

Auf der Registerkarte „Verweise“ gibt es  die Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

Doch bevor Sie auf Schaltfläche „Beschriftung einfügen“ klicken, setzen Sie den Cursor in der Tabelle ab. Dadurch erhält die Tabelle einen Rahmen mit kleinen Strichen.

Word Tabelle ist aktiviert, sie hat einen Rahmen mit kleinen Strichen
aktivierte Tabelle – Rahmen mit kleinen Strichen

Nun zur Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

Word Tabellenverzeichnis Beschriftung einfügen
Tabellenverzeichnis Beschriftung einfügen

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

Word Beschriftungsoptionen Tabelle auswählen
Word Beschriftungsoptionen Tabelle auswählen

An der Beschriftung „Abbildung 1“ läßt sich nichts ändern. Da es um Tabellenverzeichnis erstellen geht, wähle ich bei Bezeichnung „Tabelle“ aus.

Ferner hätte ich gerne die Beschriftung unter der Tabelle.

Word Beschriftung soll unterhalb der Tabelle sein
Word Beschriftung soll unterhalb der Tabelle sein

Unter diesen Voraussetzungen sieht dann die Tabelle so aus:

Word Tabelle mit Beschriftung
Word Tabelle mit Beschriftung
  • Stellt man den Cursor an beliebiger Stelle im Text ab, wird an dieser Stelle die Beschriftung eingefügt. Das muß dann nicht in der Nähe der Tabelle sein.

Die Beschriftung läßt sich zwar nicht unmittelbar in dem Feld „Beschriftung“ ändern, aber es gibt dennoch einen Weg die Beschriftung zu ändern.

Und zwar über den Button „Neue Bezeichnung“.

Word Tabellenverzeichnis Beschriftung neue Bezeichnung
Word Tabellenverzeichnis Beschriftung neue Bezeichnung

Ich klicke auf „Neue Bezeichnung“ und es öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Tabellenverzeichnis neue Bezeichnung erstellen
Word neue Bezeichnung erstellen

Ich trage dort Suchmaschinentabelle ein, da ich das für eine aussagekräftigere Beschriftung halte als nur „Tabelle 1“.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Danach sieht es in dem Fenster „Beschriftung“ so aus.

Word Tabellenverzeichnis Beschriftung mit neuer Bezeichnung
Word Beschriftung mit neuer Bezeichnung

Wie Sie sehen, passt sich die Beschriftung der Bezeichnung an.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Die Tabelle sieht jetzt mit der Beschriftung so aus.

Word Tabelle mit neuer Beschriftung
Word Tabelle mit neuer Beschriftung

Falls Sie eine andere Nummerierung haben möchten, können Sie das hier einstellen.

Word Tabellenverzeichnis Nummerierung der Beschriftung ändern
Word Nummerierung der Beschriftung ändern

So könnte dann die Tabelle mit der anderen Nummerierung aussehen.

Word Tabelle mit neuer Nummerierung
Word Tabelle mit neuer Nummerierung

Die nächste Tabelle, die einfügt wird, würde dann die Beschriftung

Suchmaschinentabelle B

erhalten. Das macht aber keinen Sinn, wenn man nur eine Tabelle hat, in der Suchmaschinen eine Rolle spielen.

  • Wenn man also eine neue Bezeichnung für die Tabellen vergibt, dann muß die so sein, daß diese für das ganze Word Dokument Sinn macht. Daher ist die alte Beschriftung Tabelle 1, Tabelle 2, Tabelle 3 gar nicht so schlecht, da diese auf einen konkreten Inhalt einer Tabelle keinen Bezug nimmt.

Bei der Nummerierung der Beschriftung die Kapitelnummer mit einbeziehen.

Zu dieser Einstellung gelangen Sie auf folgendem Weg:

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann anschließend auf „Nummerierung“.

Word Tabellenverzeichnis Weg zu "Kapitelnummer einbeziehen"
Word Weg zu „Kapitelnummer einbeziehen“

Anschließend können Sie hier die Kapitelnummer einbeziehen.

Word Tabellenverzeichnis Kapitelnummer einbeziehen
Word Tabellenverzeichnis Kapitelnummer einbeziehen

Das ist die Ausgangssituation.

Es gibt es 2 Überschriften der ersten Ebene (Überschrift 1) und es gibt 2 Tabellen, die noch ohne Beschriftung sind. Aber so funktioniert das nicht, weil das nicht die Kapitelnummer sind, die einbezogen werden können.

Word Tabellenverzeichnis Ausgangssituation um Kapitelnummern einzubeziehen
Word Tabellenverzeichnis Ausgangssituation um Kapitelnummern einzubeziehen

Word Kapitelnummern den Überschriften hinzufügen

 

Sie stellen den Cursor auf der ersten Überschrift ab. Anschließend klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ Sie auf die Schaltfläche „Liste mit mehreren Ebenen“.

Word Tabellenverzeichnis Kapitelnummern den Überschriften hinzufügen
Kapitelnummern für Überschriften

Infolgedessen schlägt Ihnen Word einige Listenarten vor. In diesem Zusammenhang sind nur Listen für Überschriften interessant. Wenn in der Liste Überschrift steht, dann ist es eine Liste für Überschriften.

Word Vorschlage für Listenarten
Word Vorschlage für Listenarten

Dabei suchen Sie sich eine Überschriftenliste aus. Ob eine Liste eine Überschriftenliste ist oder nicht, steht in der Liste.

So z. B diese Liste eine Überschriftenliste.

Word Beispiel Überschriftenliste
List for Headlines

Wählen Sie diese Überschriftenliste aus, dann ergibt sich diese Ausgangssituation für die Einbeziehung der Kapitelnummern.

Word Ausgangssituation für Einbeziehung Kapitelnummern
Word Ausgangssituation für Einbeziehung Kapitelnummern

Die eingetippten Ziffern 1 und 2 hinter den Wörtern „Kapitel“ habe ich entfernt, da diese keine Kapitelnummern sind. Zudem habe ich zur Verdeutlichung noch eine dritte Tabelle hinzugefügt.

Wenn Sie jetzt bei der Nummerierung die Kapitelnummer mit einbeziehen, sieht das dann so aus.

Word Kapitelnummern wurden bei der Beschriftung der Tabellen einbezogen
Word Kapitelnummern wurden bei der Beschriftung der Tabellen einbezogen

Auf diese Art und Weise können Sie dann auch die Bezeichnung für die Beschriftung kapitelweise einsetzen. Nehmen wir mal an, Sie schreiben ein Kapitel über Suchmaschinen und ein Kapitel über Browser.

Word Tabellenverzeichnis Autobeschriftung benutzen  – Excel-Tabelle einfügen

Wir nehmen dabei an, daß Sie eine Excel-Tabelle einfügen möchten.

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann auf „Autobeschriftung“.

Word Tabellenverzeichnis Der Weg zur Autobeschriftung
Word Tabellenverzeichnis Der Weg zur Autobeschriftung

Dann werden Ihnen eine Menge Auswahlmöglichkeiten für die Autobeschriftung angeboten.

Word Tabellenverzeichnis Auswahlmöglichkeiten für Autobeschriftung
Word Auswahlmöglichkeiten für Autobeschriftung
  • Ist das Häkchen bei „Microsoft Word-Tabelle“ gesetzt, dann gibt es beim Einfügen der Excel-Tabelle in Word mit dem angenehmen Strg+C und Strg+V eine automatische Beschriftung.

Weitere Details zur Autobeschriftung finden Sie in dem Fachartikel „Zusammenhänge zwischen Einfügeoptionen und Autobeschriftungen“.

Zu den verschiedenen Möglichkeiten Excel-Tabellen in Word einzufügen, siehe den Fachartikel „Tabellen in Word einfügen.“

Schnellzugriff für den Befehl „Beschriftung einfügen“ in der Symbolleiste

Falls Ihnen der ständige Wechsel zwischen der Registerkarte „Verweise“ und den anderen Registerkarten für die Einfügung der Beschriftungen lästig sein sollte, könnten Sie von dem Schnellzugriff in der Symbolleiste Gebrauch machen.

Word Tabellenverzeichnis Schnellzugriff für den Befehl „Beschriftung einfügen“
Word Schnellzugriff Befehl „Beschriftung einfügen“

Schwarzumrandet ist hier das Symbol für den Befehl „Beschriftung einfügen“

Word Tabelle und Tabellenbeschriftung immer auf der gleichen Seite

 

Das möchten Sie doch bestimmt nicht, daß die Tabelle am unteren Ende der Seite ist und die Tabellenbeschriftung am oberen Ende der nächsten Seite ist?

Word Tabelle und Beschriftung nicht auf der gleichen Seite
Tabelle und Beschriftung nicht auf der gleichen Seite

Wenn ich eine Excel-Tabelle mit dem mit dem angenehmen Strg+C und Strg+V in Word mit Autobeschriftung einfüge, dann habe ich das Problem nicht. Tabelle und Tabellenbeschriftung bleiben beim Seitenwechsel zusammen.

Excel-Tabelle mit Strg+C und Strg+V und Autobeschriftungin Word eingefügt
Excel-Tabelle mit Strg+C und Strg+V und Autobeschriftung eingefügt

Wie Sie sehen ist um Tabelle und Beschriftung ein Rahmen mit kleinen Strichen.

Das gleiche ohne Autobeschriftung kann so aussehen.

Word So kann die Tabelle ohne Autobeschriftung aussehen
Word So kann die Tabelle ohne Autobeschriftung aussehen

Es gibt keinen Rahmen mit kleinen Strichen und nebenbei bemerkt, die Beschriftung ist von der Tabelle weiter entfernt.

Hier wurde vor der Beschriftung nicht der Cursor in die Tabelle gesetzt.

Wenn Sie den Cursor vor der Beschriftung in die Tabelle setzen, dann sieht das nämlich so aus:

Da der Cursor in der Tabelle ist, gibt es diesen Rahmen mit den kleinen Strichen
Cursor in der Tabelle – Rahmen mit kleinen Strichen

Dann haben Sie auch diesen Rahmen mit diesen kleinen Strichen und können dann manuell die Beschriftung hinzufügen. Beschriftung und Tabelle sind dann auch bei einem Seitenwechsel unzertrennlich.

Word Beschriftungen löschen

Word eine Beschriftung löschen

Sie markieren die Beschriftung und anschließend drücken Sie die „Entf“-Taste. Damit ist die Beschriftung gelöscht.

Falls diese Beschriftung  bereits im Tabellenverzeichnis enthalten war, ist diese Beschriftung auch nach der Löschung noch im Tabellenverzeichnis enthalten. Damit die Beschriftung aus dem Tabellenverzeichnis verschwindet, muß das Tabellenverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

Word alle Beschriftungen löschen

Es darum, die Beschriftungen zu finden und durch nichts zu ersetzen.

Das ist Ausgangssituation. Es gibt 2 Tabellen mit jeweils einer Beschriftung. In den Text habe ich noch  „Tabelle 3“ reingeschrieben. Damit will ich prüfen, daß nur die Beschriftungen gelöscht werden und nicht noch zusätzlich ähnlich lautende Textteile.

Word Tabellenverzeichnis Ausgangssituation für alle Beschriftungen löschen
Word Ausgangssituation für alle Tabellen Beschriftungen löschen

Wenn Sie gleichzeitig die Tasten „Strg“ und „H“ drücken, gelangen Sie zur Maske „Ersetzen“.

Dort stellen Sie den Cursor im Feld „Suchen  nach“ ab. Anschließend klicken Sie auf Format und dann auf Formatvorlage.

  • Bitte wirklich den Cursor im Feld „Suchen nach“ abstellen.
Word Tabellenverzeichnis Maske "Ersetzen" Der Weg zu den Formatvorlagen
Word Tabellenverzeichnis Maske „Ersetzen“ Der Weg zu den Formatvorlagen

Bei den Formatvorlagen suchen Sie dann nach der Formatvorlage „Beschriftung“.

Word Formatvorlage Beschriftung ausgewählt
Word Formatvorlage Beschriftung ausgewählt

Nachdem Sie „Beschriftung“ gefunden haben, klicken Sie auf „OK‘“.

Infolgedessen erscheinen jetzt unter dem Feld „Suchen nach“ die Wörter „Formatvorlage Beschriftung“.

Word Tabellenverzeichnis Maske "Ersetzen" mit Formatvorlage Beschriftung
Word Maske „Ersetzen“ mit Formatvorlage Beschriftung

Dann klicken Sie auf den Button „Alle ersetzen“.

Danach erscheint dann dieses kleine Fenster.

Word Tabellenverzeichnis 2 Beschriftungen wurden durch nichts ersetzt
Word 2 Beschriftungen wurden durch nichts ersetzt

Sie bestätigen die Meldung, in dem Sie auf den Button „OK“ klicken.

Infolgedessen sind alle Beschriftungen gelöscht. Die beiden Wörter „Tabelle 3“ im Text wurden nicht gelöscht.

Word Tabellenverzeichnis Nur die 2 Beschriftungen wurden gelöscht
Word Nur die 2 Beschriftungen wurden gelöscht

Falls Sie zum Zeitpunkt des Löschvorgangs bereits ein Tabellenverzeichnis erstellt hatten, ist dieses Tabellenverzeichnis nach wie vor vorhanden. Sie können dann, das Tabellenverzeichnis löschen, in dem Sie in das Tabellenverzeichnis klicken und danach auf die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis  aktualisieren“ klicken (siehe unten).

Im Text erscheint dann am alten Platz des Tabellenverzeichnisses die Meldung „Es konnten keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden werden.“

Meldung von Word, wenn alle Beschriftungen für die Tabellen fehlen
Meldung von Word, wenn alle Beschriftungen für die Tabellen fehlen

Da Sie diese Meldung wahrscheinlich auf Dauer nicht brauchen, markieren Sie diese Meldung wie auf dem Bild und klicken anschließend auf die „Entf“-Taste.

Word Meldung markiert für Löschung
Word Meldung markiert für Löschung
  • Wenn Sie im gleichen Word Dokument auch noch Beschriftungen für Abbildungen bzw. Bilder haben, dann werden auf diese Art und Weise die Beschriftung für die Abbildungen mitgelöscht.

Für dieses Problems bedarf es eines gesonderten Fachartikels.

Bei allen Beschriftungen den Beschriftungstext ändern

Wenn Sie z. B. bei allen Beschriftungen das deutsche Wort „Tabelle“ durch das englische Wort „Table“ ersetzen wollen, dann füllen Sie die Maske „Ersetzen“ so aus:

Word Tabellenverzeichnis Maske "Ersetzen" um überall den Beschriftungstext zu ändern
Word Maske „Ersetzen“ um überall den Beschriftungstext zu ändern

Wie Sie an dem folgenden Bild erkennen können, funktioniert diese Vorgehensweise.

Word Bei allen Tabellenbeschriftungen wurde Tabelle durch Table ersetzt
Bei jeder Beschriftung wurde Tabelle durch Table ersetzt

Word Tabellenverzeichnis erstellen

Für Tabellenverzeichnis erstellen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Tabellenverzeichnis haben wollen. Danach klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Abbildungsverzeichnis einfügen für Tabelllenverzeichnis einfügen
Abbildungsverzeichnis einfügen für Tabelllenverzeichnis einfügen

Danach bietet Ihnen Word diese Maske an.

Word Tabellenverzeichnis erstellen über Abbildungsverzeichnis erstellen
Word Tabellenverzeichnis erstellen über Abbildungsverzeichnis erstellen

Ich lasse hier alles unverändert und klicke auf den Button „OK“.

Infolgedessen wird ein Tabellenverzeichnis erstellt, das so aussieht.

Word Tabellenverzeichnis erstellen mit den Vorschlagswerten von Word
Word Tabellenverzeichnis erstellen mit den Vorschlagswerten von Word

Word verschiedene Formate für Tabellenverzeichnis erstellen

Wie Sie an diesem Bild erkennen können, bietet Word verschiedene Formate für  Tabellenverzeichnis erstellen an.

Word Die verschiedenen Formate für Tabellenverzeichnis erstellen
Word Die verschiedenen Formate für Tabellenverzeichnis erstellen

So sieht das Tabellenverzeichnis mit dem Format „Klassisch“ aus.

Word Tabellenverzeichnis mit dem Format „Klassisch“
Word Tabellenverzeichnis mit dem Format „Klassisch“

Hier die Ansicht des Tabellenverzeichnisses beim Format „Elegant“.

Word Tabellenverzeichnis Format „Elegant“
Word Tabellenverzeichnis Format „Elegant“

Wenn Sie beim Erstellen des Tabellenverzeichnisses das Format „Zentriert“ auswählen, haben Sie so ein Tabellenverzeichnis.

Word Tabellenverzeichnis Format „Zentriert“
Word Tabellenverzeichnis Format „Zentriert“

Wem gefällt es?

Abschließend noch das Erscheinungsbild des Tabellenverzeichnisses bei der Verwendung des Formates „Formell“.

Word Tabellenverzeichnis bei der Verwendung des Formates „Formell“
Word Tabellenverzeichnis bei der Verwendung des Formates „Formell“

Das Format „Einfach“ erspare ich mir.

Word Tabellenverzeichnis aktualisieren

Mit der Erstellung des Tabellenverzeichnisses sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit eine Tabelle oder mehrere Tabellen nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich eine Beschriftung für eine dritte Tabelle an.

Das ist die Ausgangsituation vor der Aktualisierung des Tabellenverzeichnisses. 2 Beschriftungen von Tabellen sind im Tabellenverzeichnis enthalten (siehe oben). Die dritte Tabelle mit Beschriftung wurde also nach der Erstellung des Tabellenverzeichnisses eingefügt.

Word Ausgangssituation vor der Aktualisierung des Tabellenverzeichnisses
Word Ausgangssituation vor der Aktualisierung des Tabellenverzeichnisses

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ bemerkt.

Word Schaltfläche Abbildungsverzeichnis aktualisieren ist grau
Abbildungsverzeichnis aktualisieren ist grau

Die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muß noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Tabellenverzeichnis ab.

Dadurch wird das ganze Tabellenverzeichnis markiert.

Word markiertes Tabellenverzeichnis
Word markiertes Tabellenverzeichnis

Ferner wird dadurch die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Word Abbildungsverzeichnis aktualisieren aktiv
Abbildungsverzeichnis aktualisieren aktiv

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“.

Auf Grund dieses Klicks öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Auswahl Tabellenverzeichnis aktualisieren
Word Auswahl Tabellenverzeichnis aktualisieren

Ich setze den schwarzen Punkt bei „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ und klicke danach auf den Button „Ok“.

Infolgedessen wird das Abbildungsverzeichnis um die Beschriftung der dritten Tabelle ergänzt.

Word aktualisiertes Tabellenverzeichnis
Word aktualisiertes Tabellenverzeichnis

Aktualisiert werden kann auch das Format des Tabellenverzeichnisses, das oben schon besprochen wurde.

Sie stellen den Cursor irgendwo ab und klicken auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Klick für Tabellenverzeichnis aktualisieren
Klick für Tabellenverzeichnis aktualisieren

Dann wählen Sie hier ein anderes Format aus. Sie stellen beispielsweise auf das Format „Klassisch“ um.

Word anderes Format für Tabellenverzeichnis
Word anderes Format für Tabellenverzeichnis

Nach dem Klick auf den Button „OK“ erhalten Sie diese Meldung.

Word fragt ob Sie das gesamte Tabellenverzeichnis ersetzen wollen
Word fragt ob Sie das „Tabellenverzeichnis“ ersetzen wollen

Die Meldung bestätigen Sie mit einen Klick auf „Ja“. Infolgedessen hat Ihr Tabellenverzeichnis nun das Format „Klassisch“.

Word Tabellenverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“
Word Tabellenverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“

Fazit:

Beim Erstellen und Aktualisieren des Tabellenverzeichnisses  benutzt man die Schaltflächen für die Abbildungsverzeichnisse.

Beim Fußnotenverzeichnis gibt es wenigstens noch eine Überschrift als „Literaturverzeichnis‘“(siehe Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren).

Das hat den Vorteil, daß immerhin der Ort der Überschrift vorschlagsmäßig vordefiniert ist. Beim Tabellenverzeichnis erstellt Word keine Überschrift. Die Überschrift „Tabellenverzeichnis “ muß von Ihnen manuell ins Word Dokument eingepflegt werden.

Dennoch läßt sich einiges mit Word für ein Tabellenverzeichnis gestalten. Ob es gut genug ist, entscheiden Sie.

Das war es zum Thema Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren.

 

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