Word Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren

Juli 2019 aktualisiert Twitter @ItDoorlu

Word Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 34 Screenshots zum Thema Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshots stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Es sind bereits Tabellen vorhanden. Wie man Tabellen in Word einfügt, wird in dem Fachartikel „Tabellen in Word einfügen“ erläutert.

Der im Oktober 2017 erstellte Fachartikel Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren wurde im Juli 2019 aktualisiert. Um den Fachartikel schlanker zu machen, wird hier nur noch der Grundfall der Beschriftung erklärt. Zwar kann kein Tabellenverzeichnis in Word ohne Beschriftungen erstellt werden, aber Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren ist recht einfach. Herausforderungen und Probleme sind in der Regel bei den Beschriftungen zu finden. Daher wurde das Thema Beschriftungen zu einem großen Teil in den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen“ gepackt. Verfährt man nicht so, würde das dazu führen, dass man sich bei dem Fachartikel Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren zu einem großen Teil mit Beschriftungen beschäftigen würde. Dieser Fachartikel hat in circa Word 17 Seiten, der Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen“ hat in Word circa 34 Seiten. Eine solch starke Gewichtung des Themas Beschriftung würde zudem nicht der Überschrift dieses Fachartikels entsprechen.

Die Daten in den  Beispielstabellen sind frei erfunden und sollen daher keinen Bezug zur Realität aufweisen.

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Word Tabelle beschriften

Da es bereits Tabellen in Word  gibt, geht es nun darum diese Tabellen zu beschriften.

Auf der Registerkarte „Verweise“ gibt es  die Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

Doch bevor Sie auf Schaltfläche „Beschriftung einfügen“ klicken, markieren Sie die gesamte Tabelle, indem Sie link oben dieses kleine Symbol anklicken.

Word aktivierte Tabelle
Word aktivierte Tabelle

Nun zur Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

Word Tabellenverzeichnis Beschriftung einfügen
Tabellenverzeichnis Beschriftung einfügen

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

Word Beschriftungsoptionen Tabelle auswählen
Word Beschriftungsoptionen Tabelle auswählen

An der Beschriftung „Abbildung 1“ lässt sich nichts unmittelbar ändern. Falls mir Word nicht schon die Bezeichnung „Tabelle“ vorgeschlagen hat, wähle ich bei Bezeichnung „Tabelle“ aus. Schließlich geht es hier um Tabellenverzeichnis erstellen.

Ferner hätte ich gerne die Beschriftung unter der Tabelle.

Word Beschriftung soll unterhalb der Tabelle sein
Word Beschriftung soll unterhalb der Tabelle sein

Unter diesen Voraussetzungen sieht dann die Tabelle so aus:

Word Tabelle mit Beschriftung
Word Tabelle mit Beschriftung
  • Stellt man den Cursor an beliebiger Stelle im Text ab, wird an dieser Stelle die Beschriftung eingefügt. Das muss dann nicht in der Nähe der Tabelle sein.

Die Beschriftung läßt sich zwar nicht unmittelbar in dem Feld „Beschriftung“ ändern, aber es gibt dennoch einen Weg die Beschriftung zu ändern.

Neue Tabellenbezeichnung

Und zwar über den Button „Neue Bezeichnung“.

Word Tabellenverzeichnis Beschriftung neue Bezeichnung
Word Tabellenverzeichnis Beschriftung neue Bezeichnung

Ich klicke auf „Neue Bezeichnung“ und es öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Tabellenverzeichnis neue Bezeichnung erstellen
Word neue Bezeichnung erstellen

Ich trage dort Suchmaschinentabelle ein, da ich das für eine aussagekräftigere Beschriftung halte als nur „Tabelle 1“.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Danach sieht es in dem Fenster „Beschriftung“ so aus.

Word Tabellenverzeichnis Beschriftung mit neuer Bezeichnung
Word Beschriftung mit neuer Bezeichnung

Wie Sie sehen, passt sich die Beschriftung der Bezeichnung an.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Die Tabelle sieht jetzt mit der Beschriftung so aus.

Word Tabelle mit neuer Beschriftung
Word Tabelle mit neuer Beschriftung

Falls Sie eine andere Nummerierung haben möchten, können Sie das hier einstellen.

Word Tabellenverzeichnis Nummerierung der Beschriftung ändern
Word Nummerierung der Beschriftung ändern

So könnte dann die Tabelle mit der anderen Nummerierung aussehen.

Word Tabelle mit neuer Nummerierung
Word Tabelle mit neuer Nummerierung

Die nächste Tabelle, die eingefügt wird, würde dann die Beschriftung

Suchmaschinentabelle B

erhalten. Das macht aber keinen Sinn, wenn man nur eine Tabelle hat, in der Suchmaschinen eine Rolle spielen.

  • Wenn man also eine neue Bezeichnung für die Tabellen vergibt, dann muß die so sein, daß diese für das ganze Word Dokument Sinn macht. Daher ist die alte Beschriftung Tabelle 1, Tabelle 2, Tabelle 3 gar nicht so schlecht, da diese auf einen konkreten Inhalt einer Tabelle keinen Bezug nimmt.

Bei der Nummerierung der Beschriftung die Kapitelnummer mit einbeziehen.

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„. Dort erfahren Sie auch, wie man die Kapitelnummern nachträglich löschen kann.

Word Tabellenverzeichnis Autobeschriftung benutzen  – Excel-Tabelle einfügen

Wir nehmen dabei an, daß Sie eine Excel-Tabelle einfügen möchten.

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann auf „Autobeschriftung“.

Word Tabellenverzeichnis Der Weg zur Autobeschriftung
Word Tabellenverzeichnis Der Weg zur Autobeschriftung

Dann werden Ihnen eine Menge Auswahlmöglichkeiten für die Autobeschriftung angeboten.

Word Tabellenverzeichnis Auswahlmöglichkeiten für Autobeschriftung
Word Auswahlmöglichkeiten für Autobeschriftung
  • Ist das Häkchen bei „Microsoft Word-Tabelle“ gesetzt, dann gibt es beim Einfügen der Excel-Tabelle in Word mit dem angenehmen Strg+C und Strg+V eine automatische Beschriftung.

Weitere Details zur Autobeschriftung finden Sie in dem Fachartikel „Zusammenhänge zwischen Einfügeoptionen und Autobeschriftungen“.

Zu den verschiedenen Möglichkeiten Excel-Tabellen in Word einzufügen, siehe den Fachartikel „Tabellen in Word einfügen.“

Schnellzugriff für den Befehl „Beschriftung einfügen“ in der Symbolleiste

Obwohl man mit der rechten Maustaste bei einem markierten Bild ganz einfach eine Beschriftung einfügen kann, wird diese Möglichkeit kurz erwähnt.

Falls Ihnen der ständige Wechsel zwischen der Registerkarte „Verweise“ und den anderen Registerkarten für die Einfügung der Beschriftungen lästig sein sollte, könnten Sie von dem Schnellzugriff in der Symbolleiste Gebrauch machen.

Word Tabellenverzeichnis Schnellzugriff für den Befehl „Beschriftung einfügen“
Word Schnellzugriff Befehl „Beschriftung einfügen“

Schwarzumrandet ist hier das Symbol für den Befehl „Beschriftung einfügen“

Word Tabelle und Tabellenbeschriftung immer auf der gleichen Seite

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„. Dort werden Ihnen 3 verschiedene Lösungsansätze erklärt.

Word Tabellenbeschriftungen löschen

Word eine Tabellenbeschriftung löschen

Sie markieren die Beschriftung und anschließend drücken Sie die „Entf“-Taste. Damit ist die Beschriftung gelöscht.

Falls diese Beschriftung  bereits im Tabellenverzeichnis enthalten war, ist diese Beschriftung auch nach der Löschung noch im Tabellenverzeichnis enthalten. Damit die Beschriftung aus dem Tabellenverzeichnis verschwindet, muss das Tabellenverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

Die Nummerierung der Beschriftungen aktualisieren

Beispiel:

Sie haben 3 Abbildungen mit Beschriftungen in Ihrem Word-Dokument- Sie löschen die Beschriftung zu Abbildung 2 oder Sie löschen die Abbildung 2 mit seiner Beschriftung. Für Abbildung 2 bzw. seine Beschriftung soll es an dieser Stelle keinen Ersatz geben.

In beiden Fällen hat die Abbildung 3 nach wie vor die Beschriftung Abbildung 3. Die Nummerierung der Beschriftungen muss also aktualisiert werden.

Die einfachste und schnellste Methode ist, dass Sie mit den Tasten „Strg“ und „A“ den gesamten Text markieren. Fall Sie mehr als eine Beschriftung gelöscht haben, brauchen Sie sich auch zu notieren, wie viele Beschriftungen Sie mit welchen Bezeichnungen Sie gelöscht haben. Denn wenn Sie anschließend die Taste „F9“ drücken, werden alle Nummerierung Ihrer Beschriftungen aktualisiert.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Beschriftung oder mehrere Beschriftungen gelöscht haben.

Löschen Sie ein Bild oder eine Tabelle wird übrigens gemäß dem Standard von Word die Beschriftung nicht mitgelöscht.

Word alle Tabellenbeschriftungen löschen

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„.

Bei allen Beschriftungen den Beschriftungstext ändern

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„.

Nummerierung der Word Beschriftungen soll nicht bei „1“ beginnen“

Siehe den Fachartikel „Word Beschriftungen für Bilder und Tabellen„.

Word Tabellenverzeichnis erstellen

Für Tabellenverzeichnis erstellen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Tabellenverzeichnis haben wollen. Danach klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Abbildungsverzeichnis einfügen für Tabelllenverzeichnis einfügen
Abbildungsverzeichnis einfügen für Tabelllenverzeichnis einfügen

Danach bietet Ihnen Word diese Maske an.

Word Tabellenverzeichnis erstellen über Abbildungsverzeichnis erstellen
Word Tabellenverzeichnis erstellen über Abbildungsverzeichnis erstellen

Ich lasse hier alles unverändert und klicke auf den Button „OK“.

Infolgedessen wird ein Tabellenverzeichnis erstellt, das so aussieht.

Word Tabellenverzeichnis erstellen mit den Vorschlagswerten von Word
Word Tabellenverzeichnis erstellen mit den Vorschlagswerten von Word

Vom Tabellenverzeichnis auf die Tabellenbeschriftung springen

Word Vom Tabellenverzeichnis auf die Tabellenbeschriftung springen
Word Vom Tabellenverzeichnis auf die Tabellenbeschriftung springen

Wenn Sie den Cursor auf eine Zeile des Tabellenverzeichnisses setzen, teilt Ihnen Word mit, dass Sie gleichzeitig die Taste „Strg“ drücken und auf diese Zeile des Tabellenverzeichnisses klicken sollen. Der Cursor springt dann auf den Anfang der Tabellenbeschriftung. In diesem Beispiel ist es der Anfang der Tabellenbeschriftung von Tabelle 2.

Der Cursor springt also nicht in die Tabelle 2. Ein weiterer Beleg wie wichtig Tabellenbeschriftungen für das Tabellenverzeichnis sind.

Word verschiedene Formate für Tabellenverzeichnis erstellen

Wie Sie an diesem Bild erkennen können, bietet Word verschiedene Formate für  Tabellenverzeichnis erstellen an.

Word Die verschiedenen Formate für Tabellenverzeichnis erstellen
Word Die verschiedenen Formate für Tabellenverzeichnis erstellen

So sieht das Tabellenverzeichnis mit dem Format „Klassisch“ aus.

Word Tabellenverzeichnis mit dem Format „Klassisch“
Word Tabellenverzeichnis mit dem Format „Klassisch“

Hier die Ansicht des Tabellenverzeichnisses beim Format „Elegant“.

Word Tabellenverzeichnis Format „Elegant“
Word Tabellenverzeichnis Format „Elegant“

Wenn Sie beim Erstellen des Tabellenverzeichnisses das Format „Zentriert“ auswählen, haben Sie so ein Tabellenverzeichnis.

Word Tabellenverzeichnis Format „Zentriert“
Word Tabellenverzeichnis Format „Zentriert“

Wem gefällt es?

Abschließend noch das Erscheinungsbild des Tabellenverzeichnisses bei der Verwendung des Formates „Formell“.

Word Tabellenverzeichnis bei der Verwendung des Formates „Formell“
Word Tabellenverzeichnis bei der Verwendung des Formates „Formell“

Das Format „Einfach“ erspare ich mir.

Word Tabellenverzeichnis aktualisieren

Mit der Erstellung des Tabellenverzeichnisses sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit eine Tabelle oder mehrere Tabellen nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich eine Beschriftung für eine dritte Tabelle an.

Das ist die Ausgangsituation vor der Aktualisierung des Tabellenverzeichnisses. 2 Beschriftungen von Tabellen sind im Tabellenverzeichnis enthalten (siehe oben). Die dritte Tabelle mit Beschriftung wurde also nach der Erstellung des Tabellenverzeichnisses eingefügt.

Word Ausgangssituation vor der Aktualisierung des Tabellenverzeichnisses
Word Ausgangssituation vor der Aktualisierung des Tabellenverzeichnisses

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ bemerkt.

Word Schaltfläche Abbildungsverzeichnis aktualisieren ist grau
Abbildungsverzeichnis aktualisieren ist grau

Die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muß noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Tabellenverzeichnis ab.

Dadurch wird das ganze Tabellenverzeichnis markiert.

Word markiertes Tabellenverzeichnis
Word markiertes Tabellenverzeichnis

Ferner wird dadurch die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Word Abbildungsverzeichnis aktualisieren aktiv
Abbildungsverzeichnis aktualisieren aktiv

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“.

Auf Grund dieses Klicks öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Word Auswahl Tabellenverzeichnis aktualisieren
Word Auswahl Tabellenverzeichnis aktualisieren

Ich setze den schwarzen Punkt bei „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ und klicke danach auf den Button „Ok“.

Infolgedessen wird das Abbildungsverzeichnis um die Beschriftung der dritten Tabelle ergänzt.

Word aktualisiertes Tabellenverzeichnis
Word aktualisiertes Tabellenverzeichnis

Aktualisiert werden kann auch das Format des Tabellenverzeichnisses, das oben schon besprochen wurde.

Sie stellen den Cursor irgendwo ab und klicken auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Word Klick für Tabellenverzeichnis aktualisieren
Klick für Tabellenverzeichnis aktualisieren

Dann wählen Sie hier ein anderes Format aus. Sie stellen beispielsweise auf das Format „Klassisch“ um.

Word anderes Format für Tabellenverzeichnis
Word anderes Format für Tabellenverzeichnis

Nach dem Klick auf den Button „OK“ erhalten Sie diese Meldung.

Word fragt ob Sie das gesamte Tabellenverzeichnis ersetzen wollen
Word fragt ob Sie das „Tabellenverzeichnis“ ersetzen wollen

Die Meldung bestätigen Sie mit einen Klick auf „Ja“. Infolgedessen hat Ihr Tabellenverzeichnis nun das Format „Klassisch“.

Word Tabellenverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“
Word Tabellenverzeichnis hat jetzt das Format „Klassisch“

Fazit:

Beim Erstellen und Aktualisieren des Tabellenverzeichnisses  benutzt man die Schaltflächen für die Abbildungsverzeichnisse.

Beim Fußnotenverzeichnis gibt es wenigstens noch eine Überschrift als „Literaturverzeichnis‘“(siehe Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren).

Das hat den Vorteil, daß immerhin der Ort der Überschrift vorschlagsmäßig vordefiniert ist. Beim Tabellenverzeichnis erstellt Word keine Überschrift. Die Überschrift „Tabellenverzeichnis “ muß von Ihnen manuell ins Word Dokument eingepflegt werden.

Dennoch läßt sich einiges mit Word für ein Tabellenverzeichnis gestalten. Ob es gut genug ist, entscheiden Sie.

Das war es zum Thema Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren.

 

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