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Word Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 53 Screenshots zum Thema Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshot stammen von Word 2013 bzw. Office 2013. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Es sind bereits Tabellen vorhanden. Wie man Tabellen in Word einfügt, wird in dem Fachartikel „Tabellen in Word einfügen“ erläutert.

Die Daten in den  Beispielstabellen sind frei erfunden und sollen daher keinen Bezug zur Realität aufweisen.

Word Tabelle beschriften

Da es bereits Tabellen in Word  gibt, geht es nun darum diese Tabellen zu beschriften.

Auf der Registerkarte „Verweise“ gibt es  die Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

Doch bevor Sie auf Schaltfläche „Beschriftung einfügen“ klicken, setzen Sie den Cursor in der Tabelle ab. Dadurch erhält die Tabelle einen Rahmen mit kleinen Strichen.

Nun zur Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.

Anschließend öffnet sich dieses kleine Fenster.

An der Beschriftung „Abbildung 1“ läßt sich nichts ändern. Da es um Tabellenverzeichnis erstellen geht, wähle ich bei Bezeichnung „Tabelle“ aus.

Ferner hätte ich gerne die Beschriftung unter der Tabelle.

Unter diesen Voraussetzungen sieht dann die Tabelle so aus:

• Stellt man den Cursor an beliebiger Stelle im Text ab, wird an dieser Stelle die Beschriftung eingefügt. Das muß dann nicht in der Nähe der Tabelle sein.

Die Beschriftung läßt sich zwar nicht unmittelbar in dem Feld „Beschriftung“ ändern, aber es gibt dennoch einen Weg die Beschriftung zu ändern.

Und zwar über den Button „Neue Bezeichnung“.

Ich klicke auf „Neue Bezeichnung“ und es öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Ich trage dort Suchmaschinentabelle ein, da ich das für eine aussagekräftigere Beschriftung halte als nur „Tabelle 1“.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Danach sieht es in dem Fenster „Beschriftung“ so aus.

Wie Sie sehen, passt sich die Beschriftung der Bezeichnung an.

Anschließend klicke ich auf den Button „OK“.

Die Tabelle sieht jetzt mit der Beschriftung so aus.

Falls Sie eine andere Nummerierung haben möchten, können Sie das hier einstellen.

So könnte dann die Tabelle mit der anderen Nummerierung aussehen.

Die nächste Tabelle, die einfügt wird, würde dann die Beschriftung

Suchmaschinentabelle B

erhalten. Das macht aber keinen Sinn, wenn man nur eine Tabelle hat, in der Suchmaschinen eine Rolle spielen.

• Wenn man also eine neue Bezeichnung für die Tabellen vergibt, dann muß die so sein, daß diese für das ganze Word Dokument Sinn macht. Daher ist die alte Beschriftung Tabelle 1, Tabelle 2, Tabelle 3 gar nicht so schlecht, da diese auf einen konkreten Inhalt einer Tabelle keinen Bezug nimmt.

Bei der Nummerierung der Beschriftung die Kapitelnummer mit einbeziehen.

Zu dieser Einstellung gelangen Sie auf folgendem Weg:

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann anschließend auf „Nummerierung“.

Anschließend können Sie hier die Kapitelnummer einbeziehen.

Das ist die Ausgangssituation.

Es gibt es 2 Überschriften der ersten Ebene (Überschrift 1) und es gibt 2 Tabellen, die noch ohne Beschriftung sind. Aber so funktioniert das nicht, weil das nicht die Kapitelnummer sind, die einbezogen werden können.

Word Kapitelnummern den Überschriften hinzufügen

 

Sie stellen den Cursor auf der ersten Überschrift ab. Anschließend klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ Sie auf die Schaltfläche „Liste mit mehreren Ebenen“.

Infolgedessen schlägt Ihnen Word einige Listenarten vor. In diesem Zusammenhang sind nur Listen für Überschriften interessant. Wenn in der Liste Überschrift steht, dann ist es eine Liste für Überschriften.

Dabei suchen Sie sich eine Überschriftenliste aus. Ob eine Liste eine Überschriftenliste ist oder nicht, steht in der Liste.

So z. B diese Liste eine Überschriftenliste.

Wählen Sie diese Überschriftenliste aus, dann ergibt sich diese Ausgangssituation für die Einbeziehung der Kapitelnummern.

Die eingetippten Ziffern 1 und 2 hinter den Wörtern „Kapitel“ habe ich entfernt, da diese keine Kapitelnummern sind. Zudem habe ich zur Verdeutlichung noch eine dritte Tabelle hinzugefügt.

Wenn Sie jetzt bei der Nummerierung die Kapitelnummer mit einbeziehen, sieht das dann so aus.

Auf diese Art und Weise können Sie dann auch die Bezeichnung für die Beschriftung kapitelweise einsetzen. Nehmen wir mal an, Sie schreiben ein Kapitel über Suchmaschinen und ein Kapitel über Browser.

Word Tabellenverzeichnis Autobeschriftung benutzen  – Excel-Tabelle einfügen

Wir nehmen dabei an, daß Sie eine Excel-Tabelle einfügen möchten.

Sie klicken auf „Beschriftung einfügen“ und dann auf „Autobeschriftung“.

Dann werden Ihnen eine Menge Auswahlmöglichkeiten für die Autobeschriftung angeboten.

• Ist das Häkchen bei „Microsoft Word-Tabelle“ gesetzt, dann gibt es beim Einfügen der Excel-Tabelle in Word mit dem angenehmen Strg+C und Strg+V eine automatische Beschriftung.

Weitere Details zur Autobeschriftung finden Sie in dem Fachartikel „Zusammenhänge zwischen Einfügeoptionen und Autobeschriftungen“.

Zu den verschiedenen Möglichkeiten Excel-Tabellen in Word einzufügen, siehe den Fachartikel „Tabellen in Word einfügen.“

Schnellzugriff für den Befehl „Beschriftung einfügen“ in der Symbolleiste

Falls Ihnen der ständige Wechsel zwischen der Registerkarte „Verweise“ und den anderen Registerkarten für die Einfügung der Beschriftungen lästig sein sollte, könnten Sie von dem Schnellzugriff in der Symbolleiste Gebrauch machen.

Schwarzumrandet ist hier das Symbol für den Befehl „Beschriftung einfügen“

Word Tabelle und Tabellenbeschriftung immer auf der gleichen Seite

 

Das möchten Sie doch bestimmt nicht, daß die Tabelle am unteren Ende der Seite ist und die Tabellenbeschriftung am oberen Ende der nächsten Seite ist?

Wenn ich eine Excel-Tabelle mit dem mit dem angenehmen Strg+C und Strg+V in Word mit Autobeschriftung einfüge, dann habe ich das Problem nicht. Tabelle und Tabellenbeschriftung bleiben beim Seitenwechsel zusammen.

Wie Sie sehen ist um Tabelle und Beschriftung ein Rahmen mit kleinen Strichen.

Das gleiche ohne Autobeschriftung kann so aussehen.

Es gibt keinen Rahmen mit kleinen Strichen und nebenbei bemerkt, die Beschriftung ist von der Tabelle weiter entfernt.

Hier wurde vor der Beschriftung nicht der Cursor in die Tabelle gesetzt.

Wenn Sie den Cursor vor der Beschriftung in die Tabelle setzen, dann sieht das nämlich so aus:

Dann haben Sie auch diesen Rahmen mit diesen kleinen Strichen und können dann manuell die Beschriftung hinzufügen. Beschriftung und Tabelle sind dann auch bei einem Seitenwechsel unzertrennlich.

Word Beschriftungen löschen

Word eine Beschriftung löschen

Sie markieren die Beschriftung und anschließend drücken Sie die „Entf“-Taste. Damit ist die Beschriftung gelöscht.

Falls diese Beschriftung  bereits im Tabellenverzeichnis enthalten war, ist diese Beschriftung auch nach der Löschung noch im Tabellenverzeichnis enthalten. Damit die Beschriftung aus dem Tabellenverzeichnis verschwindet, muß das Tabellenverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

Word alle Beschriftungen löschen

Es darum, die Beschriftungen zu finden und durch nichts zu ersetzen.

Das ist Ausgangssituation. Es gibt 2 Tabellen mit jeweils einer Beschriftung. In den Text habe ich noch  „Tabelle 3“ reingeschrieben. Damit will ich prüfen, daß nur die Beschriftungen gelöscht werden und nicht noch zusätzlich ähnlich lautende Textteile.

Wenn Sie gleichzeitig die Tasten „Strg“ und „H“ drücken, gelangen Sie zur Maske „Ersetzen“.

Dort stellen Sie den Cursor im Feld „Suchen  nach“ ab. Anschließend klicken Sie auf Format und dann auf Formatvorlage.

• Bitte wirklich den Cursor im Feld „Suchen nach“ abstellen.

Bei den Formatvorlagen suchen Sie dann nach der Formatvorlage „Beschriftung“.

Nachdem Sie „Beschriftung“ gefunden haben, klicken Sie auf „OK‘“.

Infolgedessen erscheinen jetzt unter dem Feld „Suchen nach“ die Wörter „Formatvorlage Beschriftung“.

Dann klicken Sie auf den Button „Alle ersetzen“.

Danach erscheint dann dieses kleine Fenster.

Sie bestätigen die Meldung, in dem Sie auf den Button „OK“ klicken.

Infolgedessen sind alle Beschriftungen gelöscht. Die beiden Wörter „Tabelle 3“ im Text wurden nicht gelöscht.

Falls Sie zum Zeitpunkt des Löschvorgangs bereits ein Tabellenverzeichnis erstellt hatten, ist dieses Tabellenverzeichnis nach wie vor vorhanden. Sie können dann, das Tabellenverzeichnis löschen, in dem Sie in das Tabellenverzeichnis klicken und danach auf die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis  aktualisieren“ klicken (siehe unten).

Im Text erscheint dann am alten Platz des Tabellenverzeichnisses die Meldung „Es konnten keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden werden.“

Da Sie diese Meldung wahrscheinlich auf Dauer nicht brauchen, markieren Sie diese Meldung wie auf dem Bild und klicken anschließend auf die „Entf“-Taste.

• Wenn Sie im gleichen Word Dokument auch noch Beschriftungen für Abbildungen bzw. Bilder haben, dann werden auf diese Art und Weise die Beschriftung für die Abbildungen mitgelöscht.

Für dieses Problems bedarf es eines gesonderten Fachartikels.

Bei allen Beschriftungen den Beschriftungstext ändern

Wenn Sie z. B. bei allen Beschriftungen das deutsche Wort „Tabelle“ durch das englische Wort „Table“ ersetzen wollen, dann füllen Sie die Maske „Ersetzen“ so aus:

Wie Sie an dem folgenden Bild erkennen können, funktioniert diese Vorgehensweise.

Word Tabellenverzeichnis erstellen

Für Tabellenverzeichnis erstellen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Tabellenverzeichnis haben wollen. Danach klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Danach bietet Ihnen Word diese Maske an.

Ich lasse hier alles unverändert und klicke auf den Button „OK“.

Infolgedessen wird ein Tabellenverzeichnis erstellt, das so aussieht.

Word verschiedene Formate für Tabellenverzeichnis erstellen

Wie Sie an diesem Bild erkennen können, bietet Word verschiedene Formate für  Tabellenverzeichnis erstellen an.

So sieht das Tabellenverzeichnis mit dem Format „Klassisch“ aus.

Hier die Ansicht des Tabellenverzeichnisses beim Format „Elegant“.

Wenn Sie beim Erstellen des Tabellenverzeichnisses das Format „Zentriert“ auswählen, haben Sie so ein Tabellenverzeichnis.

Wem gefällt es?

Abschließend noch das Erscheinungsbild des Tabellenverzeichnisses bei der Verwendung des Formates „Formell“.

Das Format „Einfach“ erspare ich mir.

Word Tabellenverzeichnis aktualisieren

Mit der Erstellung des Tabellenverzeichnisses sind Sie fertig. Jedoch ergibt sich die Notwendigkeit eine Tabelle oder mehrere Tabellen nachträglich hinzuzufügen. Wie oben beschrieben, lege ich eine Beschriftung für eine dritte Tabelle an.

Das ist die Ausgangsituation vor der Aktualisierung des Tabellenverzeichnisses. 2 Beschriftungen von Tabellen sind im Tabellenverzeichnis enthalten (siehe oben). Die dritte Tabelle mit Beschriftung wurde also nach der Erstellung des Tabellenverzeichnisses eingefügt.

Vielleicht haben Sie schon die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ bemerkt.

Die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ ist erstmal grau. Folglich muß noch etwas getan werden. Sie stellen den Cursor in dem bisherigen Tabellenverzeichnis ab.

Dadurch wird das ganze Tabellenverzeichnis markiert.

Ferner wird dadurch die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ aktiviert und erhält sogar ein rotes Ausrufezeichen.

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche  „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“.

Auf Grund dieses Klicks öffnet sich dann dieses kleine Fenster.

Ich setze den schwarzen Punkt bei „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ und klicke danach auf den Button „Ok“.

Infolgedessen wird das Abbildungsverzeichnis um die Beschriftung der dritten Tabelle ergänzt.

Aktualisiert werden kann auch das Format des Tabellenverzeichnisses, das oben schon besprochen wurde.

Sie stellen den Cursor irgendwo ab und klicken auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Dann wählen Sie hier ein anderes Format aus. Sie stellen beispielsweise auf das Format „Klassisch“ um.

Nach dem Klick auf den Button „OK“ erhalten Sie diese Meldung.

Die Meldung bestätigen Sie mit einen Klick auf „Ja“. Infolgedessen hat Ihr Tabellenverzeichnis nun das Format „Klassisch“.

Fazit:

Beim Erstellen und Aktualisieren des Tabellenverzeichnisses  benutzt man die Schaltflächen für die Abbildungsverzeichnisse.

Beim Fußnotenverzeichnis gibt es wenigstens noch eine Überschrift als „Literaturverzeichnis‘“(siehe Fußnotenverzeichnis erstellen und aktualisieren).

Das hat den Vorteil, daß immerhin der Ort der Überschrift vorschlagsmäßig vordefiniert ist. Beim Tabellenverzeichnis erstellt Word keine Überschrift. Die Überschrift „Tabellenverzeichnis “ muß von Ihnen manuell ins Word Dokument eingepflegt werden.

Dennoch läßt sich einiges mit Word für ein Tabellenverzeichnis gestalten. Ob es gut genug ist, entscheiden Sie.

Das war es zum Thema Tabellenverzeichnis erstellen und aktualisieren.

 

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