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Inhaltsverzeichnis

1 MS Outlook Vorlagen erstellen/Änderungen speichern/löschen – Zeitersparnis
2 Weitere Fachartikel zu Outlook
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MS Outlook Vorlagen erstellen/Änderungen speichern/löschen – Zeitersparnis

Mit Outlook Vorlagen erstellen, Änderungen der Vorlagen abspeichern und Vorlagen löschen. Darum geht es in diesem Fachartikel.

Bei der Zeitersparnis geht es darum, dass man gleiche Inhalte z. B. für Tennis- oder Bastelgruppen nicht jedes Mal neu erstellen muss. Aber in diesem Fachartikel wird auch gezeigt, wie man das manchmal komplizierte Procedere in Outlook abkürzen kann. Um auf diese Art und Weise auch eine Zeitersparnis zu erzielen.

Vorlagen können in Outlook für verschiedene Elemente (Nachrichten, Aufgaben, Termine, Antworten, Besprechungsanfragen, Kalender, Telefonnotizen) erstellt werden.

Da das gebräuchlichste Element in Outlook wohl die Nachricht (E-Mail) ist, stellt ItDoor in diesem Fachartikel nur Vorlagen für Nachrichten (E-Mails) vor. Inwieweit die folgenden Ausführungen analog auch für andere Elemente gelten, wurde nicht getestet.

Benutzt wurde Outlook 2016 für diesen Fachartikel. Inwieweit Ihre Version von Outlook von Outlook 2016 abweicht, können Sie anhand der vielen Screenshots erkennen.

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Outlook Vorlage erstellen

Ich fülle eine Nachricht (ein E-Mail) mit Inhalten, die ich öfters versenden möchte. Anschließend klicke ich wie folgt:

Datei- Speichern unter

Outlook Vorlage als Dateityp msg abspeichern

Danach bietet mir Outlook dieses Pop-up an.

Outlook: Benutzerdefinierte Office-Vorlagen

Wie Sie sehen, soll entsprechend der Voreinstellung von Outlook, die Vorlage mit dem Dateityp „msg“ abgespeichert werden. Zudem erscheint der Ordner „Benutzerdefinierte Vorlagen“ als Speicherort für meine Vorlage zu passen.

Daher speichere ich meine Vorlage mit Dateityp „msg“ in diesem Ordner ab.

In dem Ordner

C:\Users\Benutzername\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen

kann ich meine Vorlage mit Dateityp „msg“in diesem Ordner öffnen. So das meine Vorlage in Outlook zur weiteren Bearbeitung und Versendung als E-Mail erscheint.

Allerding hat die Speicherung der Vorlage als Dateityp „msg“ und bei dem Speicherort den Nachteil, dass ich mich jedes Mal zum Aufruf meiner Vorlage über den Windows Explorer in diesen Ordner begeben muss. Mit anderen Worten: Ich kann meine Vorlage nicht aus Outlook aufrufen.

Daher habe ich diese Speichermöglichkeit nicht weiter durchgetestet.

Outlook Vorlage als Dateityp oft abspeichern

Ich benutze wieder die Klickfolge

Datei- Speichern unter

Natürlich bietet mir dann Outlook wieder das Popup mit Dateityp „msg“ und den Ordner „Benutzerdefinierte Vorlagen“ an (siehe oben).

Doch diesmal wähle ich als Dateityp „oft“ zum Speichern meiner Vorlage an.

Outlook: Auswahl Dateityp "oft" für Vorlage — Outlook: Auswahl Dateityp „oft“ für Vorlage

Wie Sie gleichsehen werden, wechselt Outlook durch die Auswahl von Dateityp „oft“ zum Ordner

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook schlägt Ordner Templates als Speicherort vor

„oft“ wie oft gebraucht. Sie legen ja die Vorlage an, weil Sie davon ausgehen, dass Sie die Vorlage oft brauchen. Aber ich gehe nicht davon aus, dass Microsoft deswegen den Dateityp „oft“ genannt hat.

Unabhängig davon ob Sie die Vorlage als Dateityp „msg“ oder als Dateityp „oft“ abspeichern, ist so die Erstellung und Abspeicherung einer Vorlage einfacher als die Benutzung eines Schnellbausteins.

Aufruf der Vorlage in Outlook

Die Abspeicherung der Vorlage als Dateityp „oft“ im Verzeichnis „Templates“ hat den Vorteil, dass Sie Ihre Vorlage in Outlook aufrufen können.

Denn wenn ich die folgende Klickfolge benutze, kann ich meine Vorlage in Outlook aufrufen,

Start-Neue Elemente-Weitere Elemente-Formular auswählen

Anschließend bietet mir Outlook dieses Pop-Up an.

Da ich meine Vorlage in der Bibliothek für Standardformulare nicht finden kann, wähle ich „Vorlagen im Dateisystem“ aus. Dadurch befinde ich mich jetzt in dem folgenden Ordner:

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Outlook Vorlage im Ordner Templates gefunden

Wie Sie sehen, habe ich jetzt meine Vorlage gefunden und könnte jetzt diese Vorlage öffnen.

Leider kann ich an dieser Stelle meine Vorlage nicht löschen, falls ich das möchte.

Abkürzung über das Menüband für den Aufruf einer Outlook Vorlage

Schneller finden Sie Ihre Vorlage(n), wenn Sie die Registerkarte „Entwicklertools“ in Ihrem Menüband sichtbar machen und anschließend auf die Schaltfläche „Formular auswählen“ klicken.

Denn dann müssen Sie anschließend nur noch „Vorlagen im Dateisystem“ (siehe oben) auswählen, um Ihre Vorlage(n) zu finden.

Wenn Sie Glück haben, finden Sie Ihre Vorlage mit einem Rechtsklick auf das Symbol für Outlook noch unter „Zuletzt verwendet“.

Wie Sie sehen, finden Sie hier auch die Vorlage mit Dateityp „msg“.

An dieser Stelle kann ich einflechten, dass Outlook wohl Vorlagen als Formulare betrachtet. Obwohl in Vorlagen keine Felder eingebaut oder gelöscht werden.

Änderungen einer Outlook Vorlage abspeichern

Wenn Sie eine Vorlage geändert haben, bietet Ihnen Outlook dieses Pop-Up an.

Outlook: Möchten Sie Ihre Änderungen speichern?

Trauen Sie dieser Frage nicht! Ich weiß nicht, was hier abgespeichert wird, aber Ihre Änderungen in der Vorlage jedenfalls nicht!

Vielmehr müssen Sie den Weg gehen, dass Sie auf „Speichern unter“ klicken und ihre bereits bestehende Vorlage durch eine Vorlage mit gleichen Namen ersetzen.